这是《程序员职场工具库》系列文章,在阅读本文之前,建议先阅读 《程序员职场工具库》 工具导论。
如果做个跟 PPT 相关的调查问卷,估计大部分的程序员都会避之唯恐不及。因为每次谈起 PPT 工具,总会让我们想起很多不太好的回忆,到了谈虎色变的地步了。对于你来说,也是这样吗?
在程序员圈,PPT 一直都是风评极差的工具,简直是到了人嫌狗厌的地步了,原因是什么大家都懂的,我就不多说了。
但不管你有多讨厌 PPT 工具,你都需要掌握它。不要求你能做到精通,但至少需要达到及格的地步。如果你达不到,将会对你的影响力的提升有非常大的阻碍。而你的影响力也在很大程度上决定了你的职场竞争力。
既然 PPT 工具这么重要,又为什么不要求精通呢?那是因为 PPT 只是一个工具,跟它强绑定配套的还有一种能力,叫做演讲表达能力,这个能力比 PPT 制作能力要重要百倍。与其花费大量时间在精通 PPT 制作上,不如投入到演讲表达能力的提升上。因此,我才会说,对于我们程序员来说,PPT 工具不要求精通,但必须及格。
对于 PPT 工具,我也只是达到及格线吧,嗯,这是我自认为的,哈哈。所以,我的 PPT 系列文章教不了你 PPT 制作的各种高大上的技巧,但是,我能帮你正视 PPT 工具,并学习一些程序员应该了解的制作 PPT 的一般性技巧,让你的 PPT 制作能力更加接近及格线。
因此,这篇文章的唯一目的,就是让你可以正视 PPT 工具。
让我们一起来详细分析一下 PPT 的适用场景。
在第一层维度,我们首先划分为两个场景:面对面场景、非面对面场景。
对于非面对面场景来说,所有非面对面场景都不适合用 PPT!本来非面对面的信息传输效率就不高,还使用信息含量较低的 PPT 来作为信息传递的内容载体,那要是能沟通清楚事情,就见鬼了。
对于面对面场景来说,我们再次划分为两个场景:1对1 场景、1 对多场景。
对于 1对1 场景来说,所有 1对1 场景都不适合用 PPT!能想到的 1对1 场景,主要是面试、上级 1V1、下级 1V1、日常沟通等,在这些沟通场景下,PPT 都不是最佳的信息传达工具。真实系统演示要比 PPT 更具体;解决方案文档要比 PPT 更详细;思维导图要比 PPT 更清晰;就连一张白纸都比 PPT 更有说服力!
接下来,我要详细分析一下 1 对多场景。面对面 1 对多场景通常都是会议,主要有以下场景:
我每一个都分析一下。
对于领导汇报会议,通常 PPT 是适用的,但有 1 种情况下例外,就是汇报目标领导不喜欢 PPT,那就按照领导喜欢的方式来。
对于规划宣导会议,通常是月会、季会、半年会、年会这种形式,跟大家同步一下接下来的工作规划。对于这类型的会议,到底适不适合用 PPT,主要是根据会议的规模和对规划讲解的详细内容来定。通常来说,会议人数越多,规划讲得越粗,就越适合使用 PPT。反之,更建议使用思维导图。
对于需求评审会议、方案评审会议、代码评审会议、临时讨论会议,对于程序员来说,碰到的是最多的了,你有见过使用 PPT 的吗?肯定没有,这些会议都是需要详细讨论,深入沟通的,PPT 都不适合。
对于进度同步会议,比如晨会、周会、项目进度同步会等,都不适合使用 PPT。如果没有现成系统,Excel 工具会更加适合这些会议。
对于脑暴会议,需要同步背景,客观事实,脑暴规则等信息,PPT 是适用的,但也可以使用 Word 文档替代,这个主要看会议组织者个人喜好,用不用 PPT 影响不大。因为脑暴会议的核心是大家的头脑风暴,而不是 PPT 内容。
对于答辩和分享,几乎都是要求使用 PPT 的。但即使不要求,我也推荐使用 PPT。因为这几乎是最适合使用 PPT 的场景了。
最后,对于培训,过去我一直觉得,培训也是非常适合使用 PPT 的,直到我今年上了一门在线培训课之后,发现原来逐字稿也可以用来做培训,而且效果还不错。不过,除非内容非常干货,否则,我还是觉得,使用 PPT 来做培训会比较合适的。
以上就是我在分析 PPT 适用场景的详细过程,分支还是比较多的,为了方便你更直观地阅读,我整理成一个表格:
不知道你从这个分析中得出什么结论?
从上面对 PPT 工具适用场景的分析过程可以看出来,PPT 能适用的场景其实很少,但对于个人发展来说都很重要。
PPT 工具还有一个很明显的特点是短时间内输出关键信息。这个关键信息是关键内容和思路。PPT 工具内容承载量较小,在有限的空间下,促使我们要演示关键内容。而整体思路也非常重要,PPT 不是要一股脑地把所有关键信息都传达出去,而是要有理有据、条理清晰地传达自己的观点。而这个“短时间”也很关键,PPT 工具的大部分场景都是面对面一对多的场景,我们是不太可能占用这么多人的时间,这是不道德和不职业的行为,因此,在有限的、紧迫的时间限制内,我们需要精准地、简洁地、有条理地表达我们最想要传达的关键信息,这就是 PPT 工具的核心认知之一。
PPT 工具的另外一个核心认知是短时间内输出分享者自己。这是很多程序员没有的认知,所以往往会忽视 PPT 工具。实际上,这是 PPT 工具区别于其他大部分工具的特点。PPT 工具最主要传达的其实不是关键信息,比这个更重要的是,传达分享者自己。在领导汇报会议中,你需要传达给领导,你的工作成果丰硕,非常靠谱;在规划宣导会议中,你需要传达给伙伴们,你是个靠谱的领导,大伙跟着你干吧;在答辩会议中,你需要传达给评委们,你的能力已经达到晋级的要求了;在分享会议中,你需要传达给观众们,你是这个领域的专家,你的研究是很深入的;在培训中,你需要传达给学员们,你是专业的,你一定能帮助学员们成长,学到东西并有所收获。在这场表达演示中,通过关键信息和现场分享状态,展现自己,这才是 PPT 工具的核心!
PPT 工具的内容和分享者是互相成就的关系。再丰富的 PPT 内容,如果没有出色的演讲者,那也是明珠蒙尘。两者互相成就,缺一不可!
对于 PPT 工具,不要求你能做到精通,但至少需要达到及格的地步。如果达不到,将会对你的影响力的提升有非常大的阻碍。
紧接着,我详细梳理了适用于 PPT 工具的职场场景,可以得出结论:PPT 工具能适用的场景其实很少,但对于个人发展都很重要。
最后,基于前面的分析,我总结了 PPT 工具的核心认知:
我在工具导论文章中提到过,PPT 工具是客观的,我们不应该把个人好恶强加到 PPT 工具身上。希望我的这篇文章可以让你正视 PPT 工具。
【讨论问题】
你对 PPT 工具是怎样理解的?
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