外贸软件如何提升出口流程管理效率

当前的外贸行业，正处于新旧动能转换期，未来新业态新模式为代表的贸易增长新动能板块，将对整个外贸起到较大的支撑和拉动作用。我国纺织品出口行业产业链完备，具有国际合作和融合发展优势。2021年，纺织服装出口全年实现“超预期”增长，连续4个月（9-12月）实现当月同比正增长。大类商品出口增长中，出口量和出口价格共同推动下，出口价格的升势尤为突出，主要体现在纺织服装产业链优势方面。

对于公司多抬头维护问题，更关注的是每个抬头项下的账目、订单、合同会不会乱。通过外贸管理系统，将抬头归在每个公司名项下，与财务软件帐套自动进行匹配。

关于产品价格方面。像服装面料，它的价格是变动的，人工处理的方式是需要手工不断改价格。使用外贸软件管理的话，有两种方式处理。一种是，设专人维护，可以每次询价之后及时更新价格；另一种是，直接在当前核价时，手动输入最新询问的价格，这个价格可以自动返填回商品库中。并且，面料价格不更新，不会影响到后期的核料核价，当需要用到这块数据时，可以重新直接录入即可。关于成本预估和核算成本方面。可以制作对比表，通过设置报表可以直接查看到预估的情况，和实际费用发生情况。关于制作报价单方面。通过软件可以实现报价单的快速完成，只需要将原报价单复制到新报价单里就行。在对外报价界面里，有个“复制”按钮，点击复制再粘贴，就可以完成操作。

关于请款方面。软件支持多窗口操作，因此在请款的同时，可以看到之前对应的合同。

关于财务做账方面。软件做账和手工做账的原理是一样的，都是国家规定的标准做账要求。当业务与财务数据一体化的时候，系统会讲过数据自动合并到一起。业财一体化的目的，只是为了减少财务的录入工作，对财务数据的整体管理没有影响。关于财务管理中的账期的设置。在辅助核算项目中可以体现，前期在科目设置中，进行账期设置。关于开票管理方面。当业务环节涉及内销的时候，开票记录的等级，用单独报关单来实现，将其做成开票记录。

关于订单状态方面。当业务员提交审批后，可以实时了解到领导的审批状态到哪一步了。在签字按钮项下，可以查看具体的审批节点，每个级别领导意见。关于单据方面。不同的客户，关于单据的格式会有不同的地方。在软件中可以根据客户要求设置多套报表。备货单方面。给储运发货指示，订单进度跟踪还需要在原来的表格中做记录。样品进度跟踪可以记录反复几次的情况，可以设置预警。

关于合同管理方面。采购合同的导出格式有PDF和Excel，在合同审批通过后，自动带有电子签章；外销合同若需要变更，且这个合同之前已经变更多次了，此时的变更动作，仍是一个新的变更动作，不可以再找到之前的某次变更的原合同了，还要注明在哪里做了更改。但可以查询到之前某一次变更的信息，通过手动的修改回去。

关于物流管理方面。给客户发快递，快递的收件人是一个人，但包裹里面的东西是给不同的人，每个人收到的东西还可能是很多件分很多款号，每个款有不同的中英文名字。像这样的情况，在物流管理中快递单号项目下，有个寄送快递条目，可以分别列明给哪些人发的哪些东西，或者直接从样品单中调取数据，样品单中有对应的产品英文内容，也可以直接打印快递封皮。关于库存方面。库存是虚拟库存，相对是独立操作的，记录面料的采购入库、出库情况，还可以查询到库存剩料情况，剩余数量和具体放置位置（放在哪个工厂）都可以查询到。

关于溢短装方面的控制。在软件中设置好溢短装的百分百，根据公司实际需求情况做个可控百分比，在这个可控范围内就不做提醒；也可以做数据对比，可以看到出运完之后的溢短装情况，如果有些合同确实是客人不要货不执行了，可以通过“结案”来处理溢短装，不再做提醒。

关于产品管理方面。当多个客户购买同一种产品时，使用的是不同的客户款号，若是想将这些款号指向同一种产品，需要在软件中对产品建立唯一的产品款号，关联上所对应的不同客户款号；如果客人有设计号的话，可以在系统中体现客人的设计号，通过产品图片来进一步识别。

关于进料加工版方面。主要是涉及加工贸易手册的管理，从手册备案到进口料件到出口成品，最后自动冲减剩余料件情况。建议后续在贸易版使用起来之后再扩充该功能。

关于产品图片管理。产品图片的增添和删除，都是可以操作的。但是不建议轻易删除掉产品的图片，毕竟是以前的业务痕迹，可以选择存档。如果10年以上业务数据有些不要了，可以考虑在数据库中进行集中清空，换成新库。

关于异地办公方面。通过服务器挂外网的形式，提供一个远程操作。在外出差时就可以通过远程来操作业务，以便正常的业务处理等的进行。远程帐号不可以同时使用，且同一个账号同时只能1人登录使用。系统中的帐号可以同时使用，但是不能同时操作同一票单据。如果同时操作人数有变化，需要新增，只需要扩充加密锁的使用并发站点数即可。关于加密锁方面。异地办公人员，访问软件的时候不需要带加密锁。加密锁是插在服务器上的一把网络锁。

关于人员帐号权限管理。如果人员请假的话，可以将帐号下的某一单或是多单、全部，转移给其他人进行情况跟进；如果是离职，那直接替换账号即可。

关于软件服务器方面。软件中产品的图片和软件，都是放置服务器上的，当我们在使用图片信息时，调取的只是一个路径，所以不会影响到软件运行的速度。关于软件备份方面。设置好软件每天自动备份的时间，系统就会自动备份当天数据。建议服务器两块硬盘，同时读写，可以保证备份数据包的绝对安全，也可以再单独拷贝一份到移动硬盘上面。