叶伯伯答疑之十八 （附件和版记的正确标注）

原创 叶黔达  叶伯伯闲聊  今天

【刘×军问】

请教老师，“文件附件应当另面编排，并在版记之前”怎么理解？意思是附件和版记必须在另一面写？不能和正文在同一个页面吗？

【叶伯伯答】

    这附件及附件说明的标注编排。附件指附属于公文正件而又不便于穿插在正文中的其他公文、图表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。不是每件公文都有附件，只有内容需要，而又不便写入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是使正文内容具体化、完整化，为受文者正确理解和执行公文提供依据材料或参考材料，被正件确认其作用与效力。

  如有附件，在正文中涉及附件内容处应加括号注明“见附件”或“附后”，然后在正文之后标明附件说明，即公文附件的顺序号和名称。注意，正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容与附件本身的标注内容前后要一致。

应在正文下空一行左空二字位置用3号字标注“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行(如“附件：1.×××××”)。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。

附件通常有两种形式。

第一，有些专门为发布法律、法规、规章、规章制度，批转或转发有关公文的公文，是为批准、确认其附件的作用、效力或明令执行其附件而制发的。这类公文的主体内容通常在其附件部分，有些人把这类正件叫作“文件头”或“文件头子”。这类有附件的公文，在标题和正文中都已写明所发布或批转、转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称，而是直接另面编排，其首页也不标注“附件”字样。如果是被转发的的文件，其后的版记亦应保留。

    这种情况下，公文的版记应在最后的双页面底部。

第二，另一些有附件的公文，为证实附件与正件的关系，则须在公文正文之后、成文日期之前具体明确做出附件说明标志。不能笼统写为“附件如文”“附件×件”。有些附件比较重要的，在收文登记、立卷归档组卷编目时，还应将附件名称写在正件之后，以便日后查找利用。

附件应另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述完全一致。否则，可能导致附件失去与正文同等效力的结果。附件格式要求同正文。这种情况下，版记应在最后的双页面底部。

如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格顶左编排公文的发文字号(必要时标明公文标题)并在其后标注“附件”二字及附件序号。这种情况下，正文的版记就在正文最后双页面底部。显然就在另行装订的附件之前了。

还有种特殊情况。有时，有的机关、单位向下属部门转发有关文件时，因为印数不多，而把被转发的文件复印作为附件发出。显然整个附件都装订在正件之后，这时，文件的版记就标注在正件最后双页面底部了。

至于版记能否与正文同处一页，应看实际情况。

一是假如公文内容极短，即使首页可以标注版记，版记也要标注在下一页（双页面）底部，那这个末页就只有版记了。

二是如果公文正文结束在双页面，后面加上发文机关署名、成文日期、附件标志、附注后，都还能标注版记（包括抄送机关单位、印发机关、印发日期等要素，有的地方规定加上发文二维码），那就标注在此页。这时版记就与正文同处一页了。

三是如果正文末页在双页面且只差一两行就能标注下版记，这就可以将正文部分行距缩小，这一页不再只排印22行，而多排至23、4行，依然在末页底部标注版记部分。

四是如果正文末页结束在双页面且此页不再能标注下版记，那版记就要标注在下两页的双页面底部。这时版记页前面会有一页空白页，它不用标注页码。

还强调两点：一是版记包括抄送机关单位、印发机关、印发日期等要素，有的地方规定还要加上发文二维码以确保按批准规范行文。不必标注打字、校对人员姓名及印数，这些应在发文处理笺上记载。二是除了遵照《党政机关公文格式》国家标准行文，还请机关单位办文的朋友们一定把《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》找来学习，书里面有更加详细的解释说明。