【印象笔记】分类管理和标签系统

一、为什么要重新规划？

1、现状分析

在使用过程中发现，随着笔记数量的增多查找需要的笔记耗时很长，且文件夹分类混乱，新建文件可能同时隶属于两个分类下，导致分类决策困难。所以，为了更好的解决文件归属问题和快速搜索问题，在知乎中查找印象笔记分类整理经验。发现对于这个问题的解决方案印象笔记是通过分类和标签结合的方式进行管理的。

2、制定目标

既然使用现有的标签和分类相结合的方法可以解决自己遇到的问题，那么在决定重新制定分类标准和标签系统时候，结合知乎网友经验，融合了GTD思维、PDCA闭环思维、断舍离思维，所以决定将印象笔记打造成为一款基于任务驱动的兼顾管理和存储的软件，包括任务跟踪，信息存储以及高效搜索三大功能。

二、分类管理和标签管理具体作用是什么？

1、关于分类管理

分类管理，主打多级目录文件夹归类，只进行一次分类，是相对静止的。对分类整理的要求高，具体分类时候要求具有较高的抽象思维。如按个人生活维度可分为工作、生活、学习或按照学科分为哲学、经济学、文学等。典型的如我们电脑硬盘上建立文件夹进行分类，文件夹可以一层一层地分下去。是一种树状结构，是一种纵向结构化的思维。

2、关于标签管理

信息时代最大的挑战是信息内容组织结构的变化，我们谈信息整合或者谈如何将信息变成知识，其网状结构才是知识聚集的表现。而标签管理构建的是网状结构，竖轴以文件夹归类，横轴以标签二度分类，横轴竖轴编织成一张网。

标签分类很好的解决了分类灵活性的问题，即对于一个笔记没办法只归于一类的问题。同时，能够做到在海量的文件中高效搜索，快速找到自己需要的相关文件。

三、构建分类系统和标签系统

1、构建原则

• 根据PDCA闭环原理，本着以解决问题为出发点的原则，事事有跟踪，件件有产出。形成从遇到问题、分析问题、确定目标、任务执行、任务跟踪、任务复盘到最后文件归档的闭环。

• 在归档时候要遵循断舍离原则，并不是所有的文档都需要归档，将价值高的文件归档即可。

2、文件分类规则——基于两种逻辑的分类方法

第一种：对于任务性质的，笔记分类要采取行动导向，分类的真正目的是在帮自己工作的流程做分类。根据GTD原理，将任务（需要解决的问题）分为未分配、计划做、正在做、已完成四大类。

整个分类中，收件箱相当于任务流的开始，该任务暂时处于【未分配】状态。包括自己感兴趣的文章，从别的平台分享过来的文章都会在这个分类下，是这个任务的开始节点。随着计划的推进，任务（文件）会随着状态的变更被分配到计划做、正在做、已完成这几个分类目录下。

【计划做】是指准备纳入近期计划列表，如本周计划或本月计划等。
【正在做】是指任务正在进行，这其中可能会涉及到资料的收集，资料来源可能为文章、公众号、书籍等。
【已完成】是指阶段性目标达成，已完成状态下包括两个二级分类，即产出和复盘。如此能够保证每个阶段性任务都有产出，且需要进行复盘，形成一个闭环。

任务流分类

第二种：基于日常性记录进行分类。本人根据自己习惯分为【个人空间】和【生活】两大类，这个是个性化的分类方法，每个人按照自己需求进行分类即可。

【个人空间】目录下，包括个人日记、每周复盘或者月度复盘等。
【生活】目录下，包括个人生活需要记录的东西，例如健身、兴趣、账号等。

另外：有一个【系统归档】的分类，是对于有价值的文档进行归档，方便日后需要时进行查阅、复习。

3、标签系统规则

标签的重点不在于文件中有什么，而是我们通过文件能够联想到什么，如主题、应用领域、使用场景等。我们打标签，其实也是一个归纳、总结、整理、内化的过程。我们最终目的是形成体系的网状信息或知识，方便我们日后查找。

标签系统规则

标签管理分为【描述信息】、【适用场景】、【主题】三大类。其中【描述信息】标签是对文件的静态属性的描述，包括who、what、where、when、how等。

【适用场景】需要个人进行联想、归纳、总结未来可能会用到的场景。

四、如何使用？

1、任务流笔记

基于任务流的笔记文件，由于其快速流转的特性、需要对其实时跟踪，所以不需要打标签。当且仅当任务处于【已完成】状态，且认为该文档后续可能比较重要时，才需要进行打标签。打完标签的文件可以选择是否归档。

2、记录类笔记

对于记录类笔记可以打标签，方便后续搜索。

---

参考资料：

『精品』印象笔记常见100个问题
如何正确使用印象笔记(Evernote)的标签功能