任务型时间管理

时间与生命都是无形的，但是时间的宽度、长度却承载了生命的厚度。

        上周末是加班的日子，面对一堆事情。首先第一个念头是不想做，但是是工作，同时交付时间将近，可以说时间很紧张。面对不良的情绪，我首先还是拿出我的杀手锏Excel来计划任务清单。但是与此不同的是，我做了精细化任务清单，由三个部分、四个步骤组成。

三个部分：任务维度划分表、任务计划表、OneNote计时

四个步骤：设计任务维度、计划任务时间、记录任务时间、回顾任务执行

第一部分：任务维度划分表

       在第一部分的任务维度划分表中，需要进行任务维度的设计，也就是第一个步骤。因为在第二部分的表单中会用到下拉选项，也是为了规范任务和方便对任务完成进行分析。完成情况下填写了√，方便标识，任务大项是需要完成的任务，任务小项则是对每一项任务大项进行任务解构，也就是拆解为细小的动作。

任务维度划分表

第二部分：任务计划表

        在第二张表，任务计划表，刚开始的表头是如下图，因为在此刻的动作是任务规划，所以重点是任务安排和时间安排。在开始把任务大项与任务小项匹配完成后就开始预估完成时间。在《十定律：万变世界中绝对不变的超强神秘法则》中提到墨菲定律有一条：所有的事都会比你预计的时间更长。所以在预估时间上尽可能往多的方向规划，然后合计下总用时，大概7个半小时，正常的工作日时间。由于开始工作安排在下午，又要出去吃饭，所以明显干活就到了晚上。

任务计划表

时间预估

第三部分 ：OneNote计时

       在这里，可能大家很奇怪为什么不直接用Excel或者用专业的计时软件，比如时间社交软件Timing、番茄时间、时间记录追踪aTimelogger。而是用OneNote。

讲个题外话：

       Timing确实在考试复习等大片学习时间来讲是很管用的，尤其里面还有社交圈都是爱学习的朋友，都在晒自己的学习时间。在里面确实能找到同行的伙伴，但是Timing适合大片粗糙的维度记录。针对我这种精细化记录，不合适。

      番茄时间，确实很适合小段记录，也便于专注，但是每项任务重新设置就麻烦了。

       而aTimelogger是我一直很喜欢也是在用的。我一般用于全天的记录，维度划分上需要规划日常生活，属于长远规划的时间管理。我只是针对一项任务进行时间管理分析。所以就用OneNote的一个功能就好。

插入-时间

        而且，在Excel表格中可以根据工作的协同等影响、或者按照任务的紧急、重要的矩阵法先对任务安排优先级，再使用Excel的排序功能进行优先级的排序，再复制粘贴至OneNote中，但是我刚开始没有想到优先级，只是OneNote有一个好处，你可以在方框内随意插入，所以我就直接在做什么，就在那项任务前插入时间就好。

时间记录

第二部分：任务计划表

      此时在第二部分完成第四步骤，回顾任务执行，于是我将表头又添置了几个字段：两个实际用时和预实差、预实分析。如下图：

回顾任务执行字段

      完成情况是√来标识的，开始时间和结束时间是可以从OneNote直接复制粘贴到Excel的，很方便。在结束时间后面的第一个实际用时是结束时间-开始时间的，而第二个实际用时则使用公式取数值方便计算，一定要注意格式的设置，用数值。

实际用时公式

        接下来就是用预计时间-实际时间来计算预实差，并做相应分析。因为我的工作涉及协同同事的工作，所以备注一栏是我的工作进度说明，协同时直接截图，方便快捷，高效。

执行分析

        通过数据的展现也知道自己工作的不足之处和学会在任务中找到快速的方法。同时也发现自己能专注了，也更有底了。关于计划与效率再说个小故事来结束今天的任务型时间管理：

       美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾向效率专家艾维·利请教怎样才能更好地执行计划。艾维·利声称，可以在10分钟内给出一种方案，此方案能令伯利恒钢铁公司的业绩迅速提高50%。

       他首先递给舒瓦普一张白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普想了想，用5分钟写下了6件事。艾维·利接着说，“现在用数字按顺序标明每件事对于你和你的公司的重要性。”舒瓦普又用了5分钟，完成了对6件事的标注。

       艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事就是把它拿出来，做最重要的第1项。先不要看其他的，只是第1项，着手办这一项，直到完成为止。然后用同样的办法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第1项，那么不要紧，因为你总是在做最重要的事情。”

      艾维·利最后说：“每天都要这样做。你刚才看见了，只用10分钟的时间你对这种方法的价值便深信不疑，叫你公司的人也都这样干。这个试验你想做多久就做多久，然后给我寄支票吧，你认为值多少钱就给我多少钱。”

      一个月后，查理斯·舒瓦普给艾维·利寄去了一张2.5万美元的支票，并附上一封信。信上说，艾维·利给他上了一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂之一。

                                                                                                                              —摘自《十定律：万变世界中绝对不变的超强神秘法则》

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今天有位朋友询问怎么把任务清单和时间记录结合起来，我便分享了这个方法。群里的大神看到计时那里后给出了不少的更快捷的操作。我把它补到这里。

OneNote的快捷键计时：

来自屠龙少年的分享

搜狗的自定义短语输入法（来自潇潇姐的分享）：

第一步：找到属性设置：

属性设置

第二步：高级设置-自定义短语

自定义短语

第三步：设置自定义短语：

设置年月日时间：ss,1=#$year年$month月$day_dd日 $fullhour:$minute:$second

设置时分秒：sl,1=#$fullhour:$minute:$second

设置时分：t，3=#$fullhour:$minute

大家可以根据搜狗的自定义短语设置说明进行设置。

跟图中长得一样就可以了

有了自定义短语输入，我们在Excel表中直接计时了，不用搬运到OneNote了。还可以再加一列，优先级排序，看大家的习惯。

今天更新结束，感谢屠龙少年柳IT和美丽的潇潇姐的分享。