时间紧，任务重，如何突围？越来越多的人发现，学了很多时间管理课，各种培训、训练营报了不少，却不足以应对如山的学习、工作、家庭事务。出路在何方？
在通读了9本时间管理书籍后，我提炼了极简时间管理法，提升工作效率和生活幸福感。
个人时间管理的困境
我们的日常事务，可以分为两大类，即人与自己、人与他人。所谓时间管理，其实就是考虑时间与精力在这些板块的分配。只谈个人时间管理是不够的，只要涉及与家人、与社会的互动，时间便不完全由个人掌控。
很多人听说过四象限法则，要把事情按照紧迫性和重要性划分。但在操作中，人们会发现很多困境，第一是忘记哪件事属于第几象限；第二是多件事并行时，常常是优先处理紧迫性事情。例如领导说明天要去见客户，那么你今天的重要工作肯定是做好见客户的准备，学习健身等所谓的重要事务此时会被暂放一边。如果长期处于响应他人要求而个人时间不足的状态，人很容易感到迷茫和疲惫，进而引发拖延症。《超级高效工作术》指出，仅仅缩短工作时间是没有意义的，必须是在更短的时间里创造出更多的价值才是真正的高效。
时间管理的目标
学习时间管理要求人们以结果为导向。时间管理的终极目标，是最大程度上实现预设的人生目标。《要事第一》的作者柯维建议人家先想清楚自己的使命宣言（什么是最重要的？什么使你的生活有意义？你想在自己的一生中成为怎样的人、做出什么大事？），接下来确认角色（例如家庭角色或工作职位），依据角色确定第二象限目标，最后把它们分解放入每日事务。
但现实是，人生目标往往是边实践边想清楚的，不是一开始就想得透彻。在找到终极目标之前，不妨先按人之为人的基本职责来确定自己的目标，比如说至少要在经济和精神上独立，保持身心健康。
如何确定要做的事
柯维要求人们思考两个问题：
有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对自己的生活产生积极的重大影响，那是什么？
有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对你的职业生涯或工作产生积极的重大影响，那是什么？
对于上述问题，很多人可能会列出长长的清单，发现这事重要，那事也重要。选择困难症患者可能在清楚“要事清单”的情况下变得一事无处。比重要性、紧急性更简化、直接的排序方式是从后果出发。如果这件事现在不做，会有哪些后果？谁的损失最大？那么这件事就交由这个人去做。比如育儿。成长是漫长的，看似不紧急。如果孩子培养得不好，父母是最直接的受影响者，说不定会被啃老。其他周围的人，比如亲戚和学校老师，都只是陪同孩子一段时间，而不是一辈子。所以父母必须直接担负起教育孩子的主要责任。很多女性在分娩后无法平衡工作和育儿，内心万分焦虑。然而，为什么要兼顾？此刻唯一要做的就是陪伴孩子。《高效人生的12个关键点》指出，把时间和精力聚集到那些会对人生产生真正影响的事情上。
很多成年人在考虑是否学某项技能时会犹豫不决。成年人没有应试升学的压力，学习往往被列入重要不紧急的象限，且学习需要长期积累才见效，因此容易被搁置。有时候从反面思考可能更能激发动力。例如，如果不学这个技能，可能会使当前收益下降，这样会使人从内心产生紧迫感，催化行动积极性。
任务完成的标准会决定所需时间的长短。有些事情需要争取做到尽善尽美，而有些事只要达标即可。苛求完美会导致投入的时间增加而边际效益下降。《教师时间管理》指出，对于老师来说，应该学会更加聪明地工作。这种聪明指的是老师们要意识到工作不是生活的全部。老师需要做好那些与教学紧密相关的事情，例如深入了解学科、耐心教育孩子。而对于那些不紧急、不必要的事情，老师不一定逼迫自己做到尽善尽美，例如编制精美的黑板报。
如何分配时间
在行动时，对于“人与自己”的事情，可以形成惯例，少量多做。需要日积月累才见效的事情，最好通过早起，放在早上最不容易受干扰的时间段，固定下来。《番茄工作法图解--简单易行的时间管理方法》提出了以25分钟为时间单位。这本质是大事化小的思路。有太多人面对庞大的任务望而却步，或者先忙了很多小事后却在大事上毫无进展。人们常见的拖延症也往往由此引发。
对于“人与他人”的事情，尤其是在多件事情并行时，排序方式可以是结合耗时预判，按截止日期，由近及远安排。《吃掉那只青蛙》的作者博恩·崔西指出，“时间管理实际上也是生活管理、自我管理。事实上时间管理是在控制事件发生的顺序（sequence of events）。”
在涉及团队管理时，为了提升效率，不妨使用清单。清单有助于让下属自查自纠，从而为团队管理者节约了时间。《清单革命》的作者建议使用两套清单系统，一套清单是常规工作安排，保证重要事项不被遗漏；另一套清单用于应对意外情况，并通过进程跟踪和团队沟通加以解决。
对时间的感知决定了对时间的分配。通常把时间单位分长期、中期和短期，长期以两到三年为单位，中期半年为单位，短期以周为单位。如今社会形势变化快，在两到三年内有一个稳定的前进方向，再参考一下在这个方向上已经走了两到三年的人具备哪些资质或经历，然后按积累的难易程度排序。在半年内定下两到三个大目标，比如考证或减肥，在一周当中有若干个小目标，比如要做完多少道题，跑步多少公里。以天为单位通常容易打乱节奏，因为生活中总会有些突发事件。心态也很重要。有时候昨天没做完应该做的事情，那么今天就继续努力补上。连小打卡程序都有补打卡的功能，因此不必苛求自己非要事事完美。
以“周”为单位分配时间，是比较人性化的。不容易产生心理压迫感。一周当中的休息日可以起到缓冲作用，调适心情，可以做一下回顾，也可处理一些工作之外的事务，甚至结合对未来的预判，着手做一些未来事务的准备工作。凡事提前规划，把一些需要灵活处理的准备工作分散化。等到需要用的时候则一次性调用。
时间管理工具
时间管理工具越简单越容易坚持。与时间管理相关的手机应用五花八门，但人毕竟是要成为工具的主人，而不是反之被工具所奴役。生活中的许多随机事件可能会使时间记录不准确，不准确的时间开销记录降低了其参考价值。
一个带有日历功能的备忘录足矣。如果是团队管理，则加上人员分配，并插入阶段性反馈的节点。
提升效率，避免拖延症
拖延症的产生往往源自两个主要原因，第一是太难，人们因为感觉自己无法完成而缺乏动力，第二是无用，人们因为感觉不到收益而缺乏动力。
对于那些需要长期积累才能见效的事情，不妨想一些方法，让这些积累转化为一路耕耘一路收获。比如读完一本书可能要10天，那么我在每天会把读书笔记和心得总结成几百字，发微头条和微博，随机涨些粉丝。在读完整本书之后，我再整理成完整的文章，再发一遍，又涨一轮粉丝。而对于学习一些硬技能来说，用考试来倒逼自己学习，往往是更有效的方式。
不妨从平时就锻炼自己的做事效率。比如回顾一下自己常做的事情有哪些，在做的时候有意识地注意一下需要用多长时间，取个平均值，用于做大致的时间安排，但不追求精确。如果有多余的时间，则可以分配于休息娱乐，或者分配在那些重要的事情上。
遇到不喜欢的事情，有时可以反向推导所需的时间。比如说要完成一项不喜欢的任务，内心反推一下在做完必做的事情后余下多少时间，于是就给这项无聊的任务只分配这么有限的时间，反向督促自己提升效率。
《时间管理--如何充分利用你的24小时》指出，有效的时间管理应该有有效的精力匹配起来。虽然每天有24小时，但每分每秒的效能并不等同。我们应该了解自己的生物钟，知道在哪些时间段是精力充沛的时间段，并把这些时间用于对付高产值或高难度的工作。
充分利用空隙时间。一天当中，除了整块的时间可用，也有许多碎片时间，比如等车、等叫号之类。如果提前考虑好如何利用这些空隙时间，那么可以尽可能地保障时间利用的流畅性。就像运动员一样，一个动作接着下一个动作。例如在坐地铁的时候顺便发一下微信通知，发一下微头条或微博，安排一下业余社团的活动。
《博恩·崔西的时间管理课》指出，为了节约时间，我们可以多采用打包、一站式解决等方式。批量处理可以节约很多时间，尤其是涉及到远距离交通的工作，比如出差。如果提前做足规划，可以出差一趟，完成很多事情，节约多次往返的时间。比如有时候需要和几十名下属谈话，那么我会提前预告，让大家有所准备，然后发接龙，在我指定的大时间段内供大家选择适合他或她自己的小时间段，接龙谈话，提升效率。如果是打电话，则预告沟通时间长度，例如告诉对方自己距离上课还有5分钟，这就暗示了对方只有5分钟的沟通时间。
总结
“时间就是金钱，效率就是生命。”时间管理非常重要，但它是工具和手段，不是目的。因此用极简时间管理法，实现人生效益最大化，才是时间管理的最终目标。