如何优化外贸报价单？

一、报价单的格式至少要2种

提供至少两种格式的报价单。第一种为word文档，这是供客户修改使用的。但是由于word文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个pdf版本。

pdf版比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开word，又没有pdf浏览器，就要寄希望于这张图片了！

无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用！

在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，word，PDF，JPRG，可根据您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用！

点评：多为客户着想，多在细节为客户考虑问题，客户看到你的细节越多越放心，一个靠谱的业务让人合作起来。

二、在报价单加入公司信息

在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价，公司的优势等等，这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。

在报价单开头写上：TO某客户，报价单制作时间和有效期。

报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。

点评：在报价单加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念，口号，这是用来提升形象的一种方法！

三、产品的建议

很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，这样会显得更专业。

点评：为客户考虑到最后一步，会让你的交易进行得更顺利，作为买手，能直接在报价体现的东西，沟通成本就降低很多，合作更顺畅。

四、纸箱资料要详细

包装单位（纸箱详细资料）！！！纸箱重量、尺寸、体积、含量、材料。这是非常重要的！！！通常这一点供应商会轻易地忽略。

但是我和大多数全职买家刚刚没有时间分开讨论任何细节！如果报价遗漏了这些，那么我会立刻删除它。我没有时间去询问这些细节，我只能用这些信息计算我的运费！

点评：在包装上也要做足功课，要给到客户所有的细节，因为老外不可能每次都来问你这些细节，他们会认为你不够专业，要最大限度减少沟通成本。

五、收付款方式要商量好

必须准确地讨论付款条件

点评：所有一切都没问题之后，来到最后一步，不能功亏一篑了，要跟老外讨论好如何收付款，要考虑到国外的支付习惯。

六、越详细越好，注意细节

制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号，大体参数尺寸，品牌，质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等！

告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片，认证，具体的参数，优势，设备的包装类型，包装图片，配套的配件数量，等等(如果是成套设备请把配件表标注出来)。

点评：他们真的在乎每个细节，而且认为这些细节都是必须具备的，你的报价越详细越容易被采纳，要是等到他们来过问，你的报价是一次失败的报价。