软信天成：员工主数据管理策略

随着数字化不断深入与渗透，许多市场格局正在逐渐发生改变，数字化转型已成为全球企业在数字化时代中保持自身可持续竞争力的必经之路，传统商业模式正遭受着前所未有的挑战，同时一切企业的数字化转型变革都无法离开强大的数字化人才团队，企业要想开展数字化业务，需要在各个业务阶段具备不同能力的数字化人才。但是对致力于成为数据驱动型的企业而言，应首先做好员工主数据管理，保障企业能够快速建立数字化人才梯队资源库，从而解决企业人才缺口难题，逐步提升企业人员管理效率，实现人力资源的信息化、数字化、智能化运营。

“全面的数据普查是主数据项目建设的前提和保障。”因此，为详细了解企业员工主数据的真实情况，软信建议各企业可大致在以下方面对员工主数据进行清晰考察：

• 说得清：人员的定义、范围、属性的准确性与完整性能否表述准确；

• 看得见：是否知道企业内有多少人员，有完整的人员视图；

• 管得住：企业中是否存在的人员一人多码问题，在不同的系统中编码无法统一；

• 用得好：人员的变动情况是否能够及时同步共享到其他业务系统；

一、数据范围：梳理相关数据内容，理清数据分布情况

通俗意义上，企业员工主数据主要涉及人力资源管理、行政管理和安全管理三大业务范畴，其中：

• 人力资源管理模块主要是对员工的选、用、育、留等方面所进行的计划、组织、指挥、控制和协调等一系列活动，最终达到实现企业发展目标的一种管理行为，涵盖人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效考评管理、薪酬福利管理、员工关系管理等。
• 行政管理模块主要是依靠组织机构、按照行政渠道管理公司的一系列措施和方案，囊括行政制度执行、财产设备管理、办公事务管理、差旅管理等。
• 信息系统安全管理模块主要是基于员工、部门信息实现应用系统的身份信息统一存储、统一认证、单点登录、权限设置管理等功能。

二、现状评估：合理发现企业员工主数据的现存问题

“数据治理，标准先行。”信息化的本质本来就是标准化问题，主数据是满足跨部门业务协同需要的、反映核心业务实体状态属性的企业（组织机构）基础信息，只有保证主数据统一标准的前提下，才能实现后续企业应用集成、信息共享、业务协同发展等体系建设。通过现状梳理，发现目前数据管理过程存在的问题，并对相关问题进行根因分析与闭环管理，为业务报表编制、数据统计分析提供基础条件，同时能够统一建立企业基础数据共享“语言”，打破各系统信息交互壁垒，更好的支撑员工主数据在多个系统内充分共享、高度复用，为企业在数据应用与管理奠定基础。

一般情况下，企业各层级涉及的人力资源管理内容和所需数据的需求的时候，或多或少存在着明显差异，导致无法对数据进行有效分析；同时，多数企业对下属公司行政事务采取灵活自管模式，集团总部与下属分公司仅存在汇报关系，由于汇报关系存在不规范、“越级”汇报等多种情况，行政管理中各业务场景差异较大，审批流无法根据人力资源汇报关系进行搭建；在安全管理方面，企业信息系统的建设也需要基于人力资源架构中的员工主数据进行数据初始化和分级授权应用，从而实现各员工在各个系统中的增删改查等权限。

三、标准制定：详细制定员工主数据标准

由于员工主数据中人力、行政和安全管理涉及的业务对象多有不同，针对非跨部门审批流，可在HR系统中建立最全、颗粒度最细的汇报关系标准，以此完全满足搭建审批流的需求，企业员工主数据主要分为职务、岗位、员工三大类型，按照不同类型，企业需要制定不同的员工主数据标准：

• 职务层面，应建立全集团职务序列、职务及其属性标准，下属公司自行补充个性数据；
• 岗位层面，各分子公司应建立岗位、岗位级别及其属性标准，与集团的岗位级别相互映射，并基于岗位体系搭建汇报关系标准；
• 员工层面，应统一建立全集团部分员工属性统一的标准，对于有特殊需求的属性，分子公司可按照集团的员工主数据制定标准，扩充个性需求。

四、构建团队：积极组建员工主数据管理组织

为适应信息及数据分析等业务协同发展趋势，提升数据对业务管理的支撑力度，企业应基于现有信息化力量，综合考虑机构职责和人员现状，构建专门的主数据管理组织，简化主数据管理流程，提升建设运行效率，应根据数据管理性、政策和流程建设人才管理机制，充分激励和吸引企业员工参与到主数据管理工作中。就员工主数据管理而言，大体可参照三个方向进行搭建：

• 集团人力资源：制定集团层面职务序列标准、岗位类别标准、收集各分子公司人力资源管理相关数据，统筹分析人员结构。
• 分子公司人力资源：各个分子公司人力自行制定职务序列标准，与集团职务序列进行匹配；自行制定岗位类别标准，与集团岗级匹配；自行制定职务，需在集团人力资源部备案。
• 分子公司&基层单位人力资源：分子公司人力岗位编制标准、基于岗位制定最细颗粒度的汇报关系标准以及实际汇报关系；分子公司和基层单位人力专员共同管理员工关系信息和员工基本信息属性；基层单位人力负责管理日常人力资源事务，包括发薪算薪等。

员工主数据管理组织应与公司的组织层级结构和资源保持一致，在问责制度上，员工主数据主责部门需要在统计层面上根据职务序列（岗位、行政级别）和岗位类别进行统计分析；在规划层面上定义职责，进行职务体系管理，统一规定薪酬福利、晋升体系、任职资格、招聘要求、职务职责和考核方式等；在操作层面上定义岗位（最小管理单位），分子公司人力资源部管理、产线人力、销售人力执行具体操作，搭建汇报和审批关系。

五、明确流程：组织定义员工主数据数据流向

根据管控模式，制定集团到各子公司的员工主数据平台整体架构，明确把控具体数据流向。在不涉及跨部门审批的业务流程中，建议企业的财务共享系统和OA系统根据岗位间的汇报关系来搭建审批流程，并结合业务场景，确定流程后续的审批人；对于设计跨部门审批的流程，则建议基于各个业务场景，设定不同的审批流，以确定后续流程操作者。

六、系统完善：优化员工主数据系统的数据集成效率

针对员工主数据系统的数据集成过程，软信综合以往的项目经验，提出如下建议：

• 由人力资源系统集中统一管理人力资源架构相关主数据（部门、员工、职位、职务等）。
• 人力资源系统发布部门、员工等主数据给MDM平台。
• MDM根据其他应用系统的需求，发布部门、员工等主数据给目标系统及子公司的MDM，应用系统引用或参照部门、员工等主数据维护进自身系统，并在此基础上扩充个性需求。
• MDM平台收集部门主数据的使用系统中部门信息用来进行差异比对，从而监控部门主数据的使用情况，并有助于提高人力资源中部门主数据的质量。

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由于员工主数据是用来描述企业核心业务实体的数据，具备高业务价值，可在企业内跨部门重复使用，因而一直是企业数字化人力资源体系建设的关键。当下不少企业都开始着手建设主数据管理平台，囊括员工、产品、客户、供应商、资产等各类主题域。

其中软信在建设主数据的项目中,通过建设梳理人员组织主数据，在业务横向宽度上整合人力资源领域组织机构、综合人事、培训学习、全员绩效、经理人员信息、薪酬考勤等全覆盖的业务领域主数据，并从组织纵向深度上涵盖梳理了该司本部及分子公司的全部员工信息，帮助企业改变员工主数据的管理现状，围绕员工主数据的管理范围、管理模式、数据标准、管理组织、管理流程、数据质量、数据安全、主数据管理平台功能、主数据清洗等内容展开一系列建设，最终实现员工主数据的标准化、大幅提高数据质量和共享交换效率，为后期数据集成和数据整合打下良好的基础，以数字化重构企业人力资源管理。