全面解析：oa系统是什么？有哪些好用的oa系统

oa系统是什么？有哪些好用的oa系统

一、什么是OA系统

OA系统全称为Office Automation，即办公自动化系统。它是一种专门为企业和机构的日常办公工作提供服务的综合性软件平台，具有信息管理、流程管理、知识管理（档案和业务管理）、协同办公等多种功能。

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OA系统可以帮助企业和机构实现信息化、自动化、智能化和标准化，提高工作效率和质量，降低成本和风险，同时为企业的决策提供数据支持和保障。

OA系统的使用场景非常广泛，适用于各种规模的企业和机构，包括政府机构、事业单位、民营企业、国有企业、跨国公司等。

二、传统oa管理中出现的难题

（1）反复沟通、来回跑腿，还易出错

由于缺乏快速的确认、回复手段，使得人工沟通成本极高，一个问题反 复沟通、一个流程来回跑腿，过程中数据/信息极易出现误差

（2）纸笔记录、excel统计，效率低耽误事

传统办公往往采用纸笔记录单据，将数据信息依次录入excel进行统计。 这种方式容易错漏不说，管理效率也较为低下，且各方数据并不透明。

（3）档案、物资，查不清记录、看不了实时

工作过程中的数据、资料要么因为整理不当，难以查询准确，要么因

为保存不当而常常丢失，更无法即时地获知企业物资的使用情况

（4）部门各做各的、各管各的，沟通配合难

公司内各部门的OA需求及其处理方式各异，协调配合起来非常麻烦， 导致问题频发、管理一团乱

三、oa系统的功能

1、物资管理

（1）表单设计

按固定资产和流动资产将物资分类，物资库存分类清晰。采购、入库、出库填表自动上报，物资库存自动修改，仪表盘看板统计随时可查。

物资管理主要分为以下几个部分：

物资信息表：

• 物资编号：流水号，录入物资编号，采用固定字符+自动计数。
• 分类：单选按钮组，将物资进行分类，便于管理。
• 名称：单行文本，物资名称。
• 单位：单行文本，物资计量单位。
• 物资录入价格：数字，录入物资成本价格。
• 物资录入数量：数字，初始数据录入时需要录入现有物资数量，后期建立物资信息时无需录入，通过采购录入数量。

物资采购表：

• 采购时间：日期字段，记录采购的时间。
• 采购人员：成员单选，记录采购人员。
• 采购明细：子表单，录入采购明细，一次可采购多件物资。
• 采购总额：数字，公式SUM函数对采明细的小计进行求和。

采购明细：

• 商品选择：关联数据，关联物资信息表中的物资信息，主键字段设置为物资编号；同时「关联表操作」设置为「允许新增关联表数据」，这样在选择物资的时候，没有的物资信息可以直接在采购的时候新增。
• 辅助字段-物资编号：通过公式编写，直接等于前一个字段商品选择的值。
• 辅助字段-物资名称：通过物资编号直接联动物资信息表中的数据。
• 辅助字段-物资分类：通过物资编号直接联动物资信息表中的数据。
• 辅助字段-物资价格：通过物资编号直接联动物资信息表中的数据。
• 库存数量：聚合表中的物资库存。
• 采购价格：数字字段，直接手动输入。
• 采购数量：数字字段，直接手动输入。
• 采购小计：数字字段，通过公式「采购价格*采购数量」得出。

物资领用：

物资领用与物资采购的表单设计类似，主要记录领用数量，方便库存精准计算。

物资规还：

物资归还需设置一个可以查看既往领用物资的领用明细记录。

设置关联数据，关联物资领用表中的领用明细。

（2）物资管理聚合表

• ①数据来源：分别是物资信息、物资采购、物资领用、物资归还这4张表单中的数据。
• ②行表头：由这4张表单多表关联的字段组成，分别是各表单中的物资编号、物资名称及物资分类。
• ③指标计算：除了库存计算，其他几个指标皆为相应表单中的数据，无需加减计算。库存=【物资信息表】中的「物资录入数量」+【物资采购表】中的「采购数量」-【物资领用表】中的「领用数量」+【物资归还表】中的「归还数量」。
• ④数据提价校验：由上述指标计算得出的库存数需大于0方能提交数据，即库存充足时可以提交物资申领。

 

（3）物资统计看板

通过仪表盘可以对整个物资管理进行统计分析与展示，随时查看物资动向。

2、用车管理

（1）汽车基本信息表：

汽车信息表中主要需要录入车辆基本状态，后续的车辆管理都需要依赖车辆目前的状态来确定是否可以正常使用。

（2）汽车申请流程表：

汽车申请流程表中主要难点在于两个公式的设置，通过判断是否内部申请还是外部申请，来确定最终申请的车牌号和车辆名称。对这两个辅助字段需要设置为不可见（流程节点处设置），同时，「表单属性」的「不可见字段赋值」需要设置为「始终重新计算」。

（3）还车流程：

还车流程中主要可以添加一个关联数据字段，关联出需要归还的车辆的基本信息，将主键字段设置为「申请单号」，后续字段根据单号进行公式或者数据联动自动显示。

还车流程的设定也非常简单，将流程节点配置可见可编辑字段权限及节点负责人即可。

（4）油卡管理：

• 油卡信息：建立油卡基础信息，用于车辆加油；
• 油卡充值：对油卡进行充值，用于车辆加油使用；
• 车辆加油：使用充值的油卡进行加油消费。

在油卡使用的过程中，会有一个油卡「当前余额」的计算，这里需要用到聚合表计算，后文 [4.2.2] 详细讲解。

（5）汽车维保：

汽车作为日常使用工具，难免需要进行维修处理和定期保养。汽车维保主要分为：

• 维保登记：提交维保登记记录，将车辆送去4s店或者维保地点进行维修/保养。
• 维保取车：汽车维保完成以后，约定时间将车辆取回。取回的车辆需要登记车辆状态，可供车辆借出使用。

（6）其他登记：

其他如年检、保险、违章以及车辆事故等需要记录的信息分别录入到对应的表单中。

（7）油卡管理聚合表

油卡的余额计算需要油卡信息、油卡充值以及车辆加油这三个表单的数据，并通过油卡号码进行关联。

当前余额的=【油卡信息表】中「初始金额」+【油卡充值表】中的「充值金额」-【车辆加油表】中的「加油金额」。

（8）车辆管理统计分析

通过仪表盘可以对车辆使用进行统计分析与展示，随时查看用车明细。

3、费控管理

在行政OA管理中，有时需要对部分项目的费用进行管控，此时就可以通过创建费控管理体系规范业务流程。

项目预算：

对所要管控的项目进行预算填报。

（1）费控申请：

对于填写了预算申报的项目，进而进行费控申请。

（2）仪表盘统计：

费控相关数据同样可以通过仪表盘进行统计分析与展示

4、事项审批

公司杂事需要审批，纸质化审批费时费力，需要一套流程来走审批系统，通过数字化审批档案，方便业务流转。

主要包括：

• 合同审批
• 加班申请
• 外出申请

（1）合同审批：

（2）加班申请：

（3）外出申请：

（4）仪表盘统计：

5、日报周报

为了更好的掌握成员工作情况，需要成员定期提交日报周报，便于合理安排人力，提升人员工作效率。

日报周报管理系统的设计亮点主要在于日报发起的设计（周报同样可以类比设计）。

设计原理：固定的人员每天定时发起日报，发起后将分别在项目日报、内部日报、销售日报等部门日报提交表中为每个成员自动发起日报提交流程。

1.首先，固定人员为每个成员发起日报。

2.发起后，每个成员将收到一条日报待办流程，该操作由智能助手自动发起。

3.成员收到待办后，在一天之内填写日报并提交。

三、oa系统推荐

01、简道云

1、请假审批

过去：员工需要请假，要拿着纸质请假单找领导审批，层层审批才通过；

现在：手机上直接提交请假申请，消息自动到达领导，员工等待审批即可。

直接效果：再也不用频繁找领导审批请假单，节约了审批时间，请假效率提升了80%

2、数据收集

过去：使用某知名问卷软件搜集，但该软件缺乏良好的数据分析功能；

现在：使用简道云收集数据，不仅可以生成实时报表，还能导出搜集来的数据。

直接效果：统计时间节约了40%，数据分析效率提升了50%

3、PFEP核查与查询

过去：通过纸张核查，遇到问题需要微信寻找工段伙伴查询，浪费时间

现在：直接在手机上完成核查与查询

直接效果：再也不用花大量时间去找同事询问，核查效率提升了50%

 

4、项目管理

过去：通过纸张实现仓库的收发存退，操作上比较麻烦

现在：直接无纸化收发存退，库存实时化、透明化

直接效果：库存准确率提升、数据管控可追溯，效率提升40%

简道云生产报工系统

在工单管理系统上，简道云功能更加强大

简道云模块包括：生产统计、生产跟踪、生产计划、生产工单、质检工单和基础数据。

其功能如下：

1、能够有效地解决离散型生产制造型企业从生产计划、生产报工到质量检测的管理问题。

2、系统自动生成产品流转卡指导生产，员工生产完成后扫码一键报工，质检员扫码质检，实现了对产品制造过程中的全过程跟踪。

3、同时可以对产量、良品率、生产效率等数据进行统计计算，帮助企业实现生产数据可视化。

1、生产统计

2、生产跟踪

3、生产工单

4、生产计划

5、质检工单

2、飞书

这款oa系统包括聊天、日历、文档、邮箱、项目管理等多个工作场景，具有云端和本地部署两种方式，适用于规模大、分散的企业组织。飞书的主要特点包括智能办公、智能审批、人工智能助手、智能日程、强大的权限管理等，2020年宣布了对100人以下组织3年免费的政策。

优点：

（1）功能全面：这款OA系统能够满足企业各种管理需求，包括人事管理、财务管理、领导决策、客户关系管理、供应链管理等多个方面，从而实现企业内部各部门协同管理。

（2）解决方案细分：这款OA系统在细节方面处理的很好，有Pin，语音加文字、文档离线编辑、消息差异化管理等特色功能。

（3）升级自主选择：采用智能化升级机制，用户可以自主选择是否升级，避免了频繁升级带来的不便和成本。

缺点：

（1）集成能力不足：能够集成的应用比较少，而且大多数为国外应用。

（2）整体功能性不足：这款OA系统在内部沟通方面是足够的，但是包括客户管理、外部沟通，应用集成等方面还略有不足。

（3）细节问题：比如智能日程、权限管理等方面的细节问题仍然有不足，操作不够灵活。

3、巨涛

这款oa系统提供了多种实用功能，包括工作流程管理、文档管理、协同办公、知识管理等，以满足企业日常运营所需。除此之外，这款软件还提供了数据报表、自定义搜索等实用功能，企业用户可以更好地掌握各项业务数据，优化管理流程，提高工作效率。

注意点：

（1）界面设计相对较为陈旧；

（2）移动端应用相对较弱，难以满足现代企业的移动化办公需求；

（3）使用门槛较高，需要一定的技术水平；

以上，希望对大家有所帮助。