掌握技巧，高效开会：提升效率与效果的关键

每个职场人士心中，都或多或少对“开会”有被支配的恐惧。

为什么有开不完的会？

为什么我们总是反复召开相同的会议？

这些无效的会议，你参与过多少？

有许多令人忍不住要吐槽的会议场景。看看你是否遇到过：

1、偏离主题的会议

会议室里，众人围坐，每个人首先逐一汇报各自的工作进展。然后，由于某人的故事颇具吸引力，大家开始热烈讨论。正当讨论渐入佳境时，突然发现跑题了，于是下一个话题开始，直到会议结束。

2、下班前的紧急会议

剩十分钟下班，你已整理好东西，心中默默倒数等待下班时刻的到来。突然，收到一条通知：耽误大家一点时间，开个会。

3、与甲方的需求讨论会

这是你必须参加，即使没有邀请你也要积极响应的会议。每次带着确认需求的初衷，结果却带回一堆新的需求。

4、形式主义的例行会议

这种走过场的会议，没有具体要求，只需人员到齐即可。保持微笑并在适当的时候给予掌声。

5、鼓舞士气的会议

这种会议并不解决实际问题，而是让一群人抬头聆听领导的鼓舞。

如何高效开会？

会议，作为企业日常运营中的重要环节，其效率高低直接影响到企业的运营成本和效果。然而，很多时候，会议往往流于形式，效率低下，甚至出现无效会议的情况。

下面，我们将从几个方面探讨如何高效开会：

一、明确会议目的和类型

会议的目的应该是解决问题，而不是进行讨论。因此，在召开会议之前，必须明确会议的目的和类型。例如，如果已经有了解决方案，需要征求大家的意见或通知方案执行情况，这样的会议是可以开的。

二、充分会前准备

充分的会前准备是高效开会的重要保障。这包括准备相关的材料、报表、进度数据等，以便在会议中进行快速的信息共享和同步。项目经理可以运用项目管理工具，如进度猫等，通过甘特图、燃尽图等形式汇报工作，这样能够直观地展示自己的表达内容。

三、规划会议时间

会议时间的长短对于企业和个人的成本都有直接的影响。因此，在规划会议时间时，应尽可能地缩短会议时间，提高会议效率。一般来说，30-40分钟的会议时间是比较合理的。

四、设定参会成员

参会人员的选择也是高效开会的关键之一。参加会议的人员应该根据会议的目的和议题来确定，不是人越多越好。不同的人员在会议中扮演不同的角色，如主持人、记录人、一般参会人、决策人、旁观者等，这些角色应该在会议前就做好分配和准备。

五、严格按照议程时间组织讨论

时间管理是高效开会的重要环节。在会议进行过程中，可能会出现一些不可预料的情况，如某个议题讨论过于冗长、遇到争论等。这时，需要有人来掌控局面，引导会议进行。同时，要确保每个议题都按照预定的时间进行讨论，避免超时或延误。

六、做好会议记录和总结

会议记录和总结是高效开会的重要环节。会议记录应详细记录每个议题的讨论结果、决策和下一步行动计划等关键信息。会议总结则是对整个会议的回顾和总结，包括会议的主要成果、存在的问题和下一步的工作计划等。通过做好会议记录和总结，可以更好地跟进会议的后续工作，提高工作效率和质量。