已解决-Office365邮箱默认的保存时长策略最长只有6个月

大家好，我是月球挖掘机。

每个公司在使用Office365的时候，都会设置邮件在服务器的保存时长，保存时长到期的邮件会被服务器删除，那么如何避免这种问题呢？本篇讲一下关于office邮件默认保存时长策略的设置与更改。

查看邮件的默认保存时长

收到的邮件标题处显示默认的保存时长：Delet in 6 months

查看收件箱的Policy，默认也是Delete in 6 months。代表公司设置的邮件默认保存时长为6个月。在6个月后，会自动删除6个月之前的邮件。

所以如果想要长期保存邮件，必须延长邮件在服务器上的保存时长或者将邮件存档到本地。

解决方法：

1. 本地存档

本地存档即我们常用到的在本地建立PST数据文件，将邮件保存到本地pst数据文件，避免服务上邮件到期后自动删除。

点击File>Account Settings>Account Settings

Data Files > Add 选择保存位置，添加本地数据文件。

本地数据文件添加成功：

保存到本地存档的方法：

选择收件箱其中的一封邮件，Ctrl +A 选中所有的邮件，按住鼠标左键，拖动到本地数据文件中的文件夹中。

这里其实可以使用office365的整理旧邮件-自动存档的功能，但有的公司把此功能禁用了，在File>Tools中没有存档的设置。所以在此情况下，就要使用上面手动把邮件拖动存到本地的数据文件上面。

2. 在线存档

公司策略office365在线存档的保存时间策略是3年，所以可以使用在线存档的方法，将邮件保存更长的时间。此方法适用于邮件长期需要在线查看，不方便本地存档的用户。选择邮件，右键选择Archive，邮件会存档到office365的在线【存档】文件夹

查看在线的【存档】文件夹，时长自动变为了3年。

3. 在收件箱建立子文件夹，修改子文件夹的Policy为3年

使用此方法后，将邮件移动到收件箱下的子文件夹下，邮件的保存时间自动继承这个子文件夹的Policy，保存时长会自动变为3年。

修改为3年：

移动邮件到该文件夹中，时长自动由6个月变为3年。（移动的操作可以通过建立规则，收到邮件自动移动到相应的文件夹中，关于如何建立规则，请访问我的另外一篇文章：建立邮件规则）

4. 选择邮件，应用规则

全选邮件，右键选择assign Policy > Personal-3 Yr retention (3 years)，操作后，所有的邮件会变为3年的保存时长，但此操作影响有限，只会影响到当前选中的邮件，未选中的邮件或之后收到的邮件还是默认继承收件箱的文件夹权限。

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