玩转Excel快捷键和常用函数和图表，赶紧学起来

玩转Excel快捷键和常用函数和图表，赶紧学起来

  在工作中使用的办公软件，Excel你绕不过，绕不过的Excel路怎么走呢？逃避是没有用的，必须面对，然后从容应对。首先是认识Excel，然后是使用Excel，最后是爱上Excel。把Excel用到极致是一种什么体验？excel技能让你的工作事半功倍，轻松高效处理大量数据。常常只需5分钟，就能搞定别人忙一整天才能完成的工作。你把几个简单的公式用到极致，成为同事眼里的大神。

  我带你看看Excel的样子，聊聊快捷键的捷径，最后学几个函数提高工作效率。大神的路还很漫长，希望你探索数据透视、宏和VBA自动化。

一、Excel八大功能区——找寻你要的工具

  Excel功能区位于标题栏下方，界面采用功能区和选项卡标签的形式。功能区是Excel窗口中的重要组成部分，由各种选项卡和包含在选项卡中的各种命令按钮组成，利用它可以轻松地查找以前隐藏在复杂菜单和工具栏中的命令和功能。

  Excel功能区主要包含文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图8个功能区，用户也可以通过文件–选项–自定义功能区，进行添加或删除。下面介绍下Excel2016功能区的主要选项卡。

  1、【文件】选项卡
  单击【文件】选项卡后，会显示一些基本命令，包括信息、新建、打开、保存、另存为、打印、共享、导出、关闭、账户、选项等命令，如下图所示。

  2、【开始】选项卡
 【开始】选项卡主要包含一些常用的命令，如剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格和编辑功能分组，如下图所示。文本数据的复制和粘贴、字体和段落的格式、表格和单元格的样式、单元格和行列的基本操作等都可以在该选项卡下找到对应的功能按钮或菜单命令。

  3、【插入】选项卡
  【插入】选项卡主要包含插入Excel对象的操作，如在Excel中插入表格、透视表、插图、图表、迷你图、文本框、公式和符号等，如下图所示。

  4、【页面布局】选项卡
 【页面布局】选项卡主要包含Excel外观界面的设置，如主题设置、页面设置、调整为合适大小、工作表选项以及图形对象排列位置的设置等，如下图所示。

  5、【公式】选项卡
  【公式】选项卡主要包含函数、公式等计算功能，如插入函数、自动计算、定义名称、公式审核以及计算选项，如下图所示。

  6、【数据】选项卡
 【数据】选项卡主要包含数据的处理和分析的功能，如获取外部数据、跨多种源查找和连接数据、数据的排序和筛选、数据的验证和数据的预测等，如下图所示。

  7、【审阅】选项卡
 【审阅】选项卡主要包含校对、中文简繁转换、智能查找、批注管理及工作表、工作簿的保护和共享等，如下图所示。

  8、【视图】选项卡
 【视图】选项卡主要包含切换工作簿视图、显示与显示比例、窗口的相关操作以及查看和录制宏等功能，如下图所示。

  Excel的主要功能都在功能区中，通过了解学习Excel2016功能区的主要选项卡以后，我们只是知道了哪一块负责什么功能，接下来我们还要在实践中运用，深入学习这些功能区的每一个选项卡。

二、常用快捷键¬——即快又神奇的按键

  话说你天天加班很累，大概是因为Excel用得不行。送你简单的快捷键，花样很多，只要用心多练习，效率轻松提升十多倍，赶紧来看看吧！

  快捷键又叫热键，我们可以利用某些特定的按键和按键组合，快速完成我们想要的操作。快捷键很多，如 Ctrl 键、Shift 键、Alt 键联合其他功能键使用。运用快捷键可以替代鼠标的很多操作，比如，我们可以用快捷键快速打开、关闭、保存文档，还可以运用快捷键完成各种指令。如果数据是车，那快捷键就是方向盘。

  不用刻意背快捷键，在工作中经常使用，熟能生巧，总用鼠标的习惯会慢慢摆脱。

1. ctrl+快捷键

序号	常用ctrl快捷键	说明
1	ctrl+A	全选单元格，选择整个sheet表
2	ctrl+C	复制
3	ctrl+V	粘贴
4	ctrl+X	剪切
5	esc和ctrl+Z	撤销操作
6	ctrl+R	把左边的数据复制到右边
7	ctrl+D	把上面的数据复制到下面
8	ctrl+E	提取文字 或 数字
9	ctrl+F	查找
10	ctrl+H	替换
11	ctrl+S	保存
12	ctrl+P	打印
13	ctrl+G或F5	定位条件
14	ctrl+K	插入超链接对话框
15	ctrl+T	创建单元表
16	ctrl+O	打开Excel文件
17	ctrl+W，或者alt+F4	关闭excel
18	ctrl+0	影藏单元格所在列
19	ctrl+9	影藏单元格所在行
20	ctrl+1	设置单元格格式
21	ctrl±	删除单元格
22	ctrl+；	现在日期
23	ctrl+~	公式审核
24	ctrl+↑↓← →	快速跳转单元格选定位置
25	ctrl+delete	删除单元格后面部分

2. Shift+快捷键

序号	常用F/Shift快捷键	说明
1	F1	显示（Excel帮助）对话框
2	F2	编辑单元格后面部分
3	F5	定位
4	F12；或者alt+F然后再按A	另存为
5	调整图片大小时按住alt或shift	根据单元格大小调节
6	shift+F2	插入批注
7	shift+F3	插入函数

3. alt+快捷键

序号	常用alt及其他快捷键	说明
1	alt+=	快速求和
2	alt+F2	另存为
3	alt+F4	退出Excel
4	alt+Enter	单元格内换行输入
5	调整图片大小，按住alt或shift	根据单元格大小调节
6	双击格式刷	可以连续使用格式刷
7	Enter	完成单元格内容回车
8	Delete	删除选定单元格内容
9	录制宏	“开挂”自定义快捷键

三、常用函数——真方便

  相对于高大上的函数公式技巧，在实际的工作中，我们经常使用的却是一些常见的函数公式，如果能对常用的函数了如指掌，玩转表格将会如鱼得水。
  给大家分享的这些Excel函数都是最基本的，但是适应面却是非常的广，学会基本Excel函数，也可以让日常工作事半功倍。
 Excel的界面与快捷键如何使用我们已经基本解了，再介绍9个最常用的函数。
 【注】：在使用函数公式时，公式前要加“=”，否则excel不会识别的。

序号	常用函数	说明	链接
1	=SUM（）	求和函数	https://jingyan.baidu.com/article/c35dbcb09f23768917fcbc59.html
2	=ROUND（）	四舍五入	https://jingyan.baidu.com/article/f7ff0bfc37210b2e26bb13c0.html
3	=IF（）	IF函数公式为：=IF(逻辑判断,为TRUE时的结果,为FALSE时的结果)	https://jingyan.baidu.com/article/636f38bb9bfc2dd6b946104c.html
4	=AVERAGE（）	Average 的作用是计算平均数	https://jingyan.baidu.com/article/d2b1d102b878825c7e37d423.html
5	=VLOOKUP（）	VLOOKUP的基本功能就是数据查询，非常实用	https://jingyan.baidu.com/article/636f38bb9bfc2dd6b946104c.html
6	=COUNT（）	计算单元格个数	https://jingyan.baidu.com/article/d2b1d102b878825c7e37d423.html
7	2021/6/1	TODAY函数都没有参数，只用一对括号即可，当前日期函数	https://jingyan.baidu.com/article/d2b1d102b878825c7e37d423.html
8	=RANK（）	用于学校、班级成绩的排名，或者是公司员工业绩的排序	https://jingyan.baidu.com/article/046a7b3e16e270f9c37fa968.html
9	=SUMIF（）	根据指定条件对单元格求和	https://jingyan.baidu.com/article/c35dbcb09f23768917fcbc59.html

四、Excel使用小技巧

  1，隐藏和展示Excel工作表sheet
  2，Excel页面展示，页面布局，冻结单元格
  3，提取表格内字段ctrl+E
  4，单元格字段合并=CONCATENATE()
  5，数据的格式设置，数据转置。
  6，页面排版

五、Excel图表——有图有真相

  Excel图表的种类繁多，但常用的基础图表不过6种，它们分别是：柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图和雷达图。
（1）柱形图
  柱形图是出镜率最高的图表，常用于多个类别的数据比较。柱形图中又包含堆积柱形图、堆积百分比柱形图等子类别。不同子类别的柱形图，其表达的侧重点亦有不同。

学历	男	女
中专	23	35
大专	49	43
本科	19	22
研究生	8	13

（2）条形图
  把柱形图放倒，就成了条形图。相比之下，条形图更加适合多个类别的数值大小比较。常用于表现排行名次。

（3）折线图
  当我们想要观察数据的某一个维度在时间上的规律或趋势时，折线图是首选。面积图则由折线图衍生而来。折线图侧重于数据点的数值随时间推移的大小变化，而面积图更侧重于表现整体变化的幅度大小。

（4）饼图
  饼图是表达一组数据的百分比占比关系最常用到的图表之一。饼图还有扇形、圆环、多个圆环嵌套等不同的衍生形式。

季度	销量（万）
一季度	100
二季度	300
三季度	150
四季度	600

（5）散点图
  散点图用于表现两组数据之间的相关性。一组数据作为横坐标，另一组数据作为纵坐标，从而形成坐标系上的位置。通过观察数据点在坐标系中的位置分布情况，可以分析两者之间是否存在关联。揭示两个变量的关联性，正是散点图的独特优势，因而其在数据分析中的出镜率也是非常高的

（6）雷达图
 雷达图常用于多维度的能力指标综合评价。例如，在游戏、娱乐、体育竞技，以及企业的财务、人力等领域对角色、人物、组织的整体素质进行评判比较时非常常见。也常用于比较实际能力与预期目标之间的差距，作为能力定向提升的依据。

能力	目标水平	当前水平
学习能力	100	60
执行能力	100	75
沟通能力	100	95
专业知识	100	60
运营能力	100	82