如何写好邮件

邮件是工作中很重要的沟通工具。掌握邮件的撰写方式，将会很大程度的提升我们的职业形象。
其实，本质上，邮件呈现的是我们的思维做事方式，体现的是我们的职业水准大致在哪里。

邮件适用场景

适用场景：记录沟通结论，问题跟踪，一致性结论同步。此外，其还有一个非常非常重要的作用：留痕。
因此，对于适用场景中的邮件来说，我们一定要认真阅读。当然，由于现实生活中有些人滥用邮件功能，所以对于这部分人发的邮件，我们要区别对待。不过，一般来说上级发出的邮件，我们一定要及时和认真的阅读。

反例场景：把邮件当作即时通讯APP使用；对于重要的事情沟通完后，没有邮件记录；重要紧急的事情仅通过邮件通知。

邮件各部分要点

邮件包含收件人、抄送人、主题、正文、签名、附件等几个部分。虽然平时经常用，而且部分不多，但现实中却有很多人无法合理适用。以作者经历，有80%以上的邮件存在这样或那样的问题。

收件人

顾名思义就是收到你邮件的人，或者说你想让谁看你的邮件。有些人你希望他重点看，有些人你只是希望他了解。根据这个程度，一般我们希望重点看的人放在“收件人”里，仅需要了解的人放在“抄送人”里。

是不是非常简单？

这个规则大家都懂，但是依然很多人做的不好。原因在于：很多人分不清如何判断哪些人需要重点看，那些人仅需要了解。也就是说这个判断标准搞不明白或不重视。这里划重点：
重点看的人：你需要对方配合做一些事情，比如需要对方回复你，征得对方的同意，需要对方决策等。
仅了解的人：重点人的上级，你的上级，其他有可能被影响到但不会被严重影响的协作团队或人，事情的参与者但你已经和对方确认清楚，或对方已经做完他需要做的事情。

另外：如果是需要邮件人明确给出答复，一定要在邮件开头或结尾再次明确@他，并让他回复。

抄送人

如果是跨团队、部门、公司的事情，并且有时间要求或比较重要的，一定要抄送自己的Leader和对方的Leader，原因有：
1.如果对方有事情无法处理，对方的leader可以待会处理或协调他人处理
2.自己的Leader也知道来龙去脉，便于及时介入推动

主题

主题是邮件的灵魂，体现着这封邮件的核心价值。所以，尽量主题明确，让别人一看主题就基本明确这封邮件要干什么。具体格式并不是固定的，但一般会包含这么几个要素：核心事情，时间，核心诉求
常见的邮件主题格式有：
1.周期性汇报的。写明主题，周期，汇报人。比如XX部门周报-202007W2-XX
2.会议纪要型的。比如：会议主题-会议时间-会议纪要
3.项目同步型的。比如：项目名称-事项-同步时间点/截止时间点
4.事项协助型的。比如：XX事需要XX-截止时间
5.审批型的。比如：申请XXX需要XX的审批

在工作中经常遇到的反例是：
1.我们发出了一封邮件主题是A，但是引发了一个问题B需要讨论，于是我们在邮件A中继续讨论跟踪问题B。如果是这种情况，请尽量在讨论B时将此邮件的主题更换成问题B的。
2.我们发出了一封邮件主题是A，很多人或几个人来回回复，于是出现了邮件是“答复：答复：答复。。。”。此时建议设置邮箱答复设置，仅保留一个“答复”即可。

内容

不同的事情，邮件内容组织方式也稍有不同。如下是几个类型的建议。
1.汇报型的。无论是向领导汇报事情进展、请求协助都可以算汇报型。
它的特点是级别比对方低。这个时候我们要持有一种心态，对方的时间很宝贵，我们要让对方在10秒内知道他需要做什么。
所以，尽量正文一两句话把问题简单描述出来。比如汇报进展，要开篇说明当前状况，寻求领导决策要简单说明问题并明确指出需要领导决策。
有时确实会存在一两句话说明太清楚的情况。这个时间建议在描述的时候，将关键字或词或句子加粗或用更鲜艳的字体颜色凸显出来。这样也可以达到一种让领导快速抓到信息的效果。
2.项目启动型的。
它的特点是大家对这个项目多一知半解，或者核心任务清楚但启动会需要拉上很多新的人。这个时候我们要在邮件正文中增加对项目背景的介绍。比如为什么做这件事情，想做到什么程度，收获哪些结果，需要涉及哪些人大致做哪些事。
3.事情跟踪型的。
比如有一些事情需要一些人去做，而且需要他们在特定时间完成，并且你需要跟踪他们的状态。其实这里有一些项目的成分，但项目管理本身是一个大的课题，这里不做展开。仅仅聚焦于一些比较小的，项目属性不那么重的事情。也可以应用于会议纪要的跟踪项。
这种情况下，我们的邮件正文要罗列出事情跟踪项，并在对应的项上@对应的人，并注明需要完成的时间。

整体来说，邮件并非文章，也不是PPT。所以，尽量避免长篇大论，尽量简洁扼要，条理清晰。

附件

一般来说可能会有大小限制，比如超过多少M不能发送。所以，主要注意尽量不要让附件太大即可。其他不需要特别注意。

签名

一般公司都有统一规范，符合公司规定即可。