《搞定》摘录中

衡量一个工作计划系统是否成功,并不在于载体和形式,最先进的App不一定比最原始的小本本有效果,其中的关键,将工作任务整理到这个系统去之后,你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢?有两点要注意。

第一,昨天的工作任务一定要按计划完成,除了那些自己不能控制的特殊情况之外,不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴,在脑海里挥之不去,就会影响今天的状态。而且工作留尾巴还有另一层危害:我们的大脑的状态会受到情绪的影响,你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候,就相当于在做一个自我承诺,工作没有按计划完成,就相当于自我承诺没有实现,虽然没有外人来惩罚,但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感,这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担,影响你的大脑状态。

因此,应当努力避免制定不切实际的工作计划。在日常工作中,有些人会在工作计划安排上刻意加码,一般情况下每天只有处理三件工作的能力,偏要在计划中排上十件工作。初衷可能是好的,是想用这种压力激励自己发挥潜能提高效率,但结果往往是七件工作完不成,产生了巨大的挫折感,同时七件工作留下的尾巴始终在脑子里搅浆糊,让人精神紧张,疲于奔命,甚至连本来完成的三件工作都做不好了。

第二,明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候,一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能,就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘,意思就是说,你的大脑即使忘了也没关系,因为整理到外脑里的信息是充分的,等到需要的时候,看一眼就可以动手干活。但是很多时候,人们整理工作计划并不认真,甚至只是写一两个字,代表对某件工作的提示,结果时过境迁,在看到这一两个字的时候,并不能回忆起工作的完整内容。一旦这种情况成了习惯,大脑也会有所保留,即使整理出了工作计划,也不敢放心大胆地将工作任务从脑子里赶出去,结果也就始终不能摆脱紧张和焦虑了。整理妥当的工作计划一定要具体到行动,当你拿起计划,马上就可以执行。

GTD方法将工作流程划分为五个独立的阶段,五个阶段循序渐进,构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括:第一,收集,要收集一切与工作相关的事物与信息;第二,厘清,要理清每个项目的意义和相关措施;第三,整理,要组织整理形成工作清单,提出选项;第四,回顾,要进行思考回顾,保障系统的有效运行;第五,执行,要着手行动,全身心地投入工作中。

在运用这五段式横向管理方法,整理属于你自己的工作计划时,有三个步骤需要特别注意。

第一个是收集步骤,你应该将一切可能给大脑带来负担的事物,百分之百地收集起来,既包括已有计划但还没启动的事物,也包括正在处理但还没启动的事务。只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来,形成材料,才能百分之百地解放大脑。至于收集的所用工具,从原始的小本本、便条纸,到现在常用的App,每个人都可以根据自己的需要自行选择,但应当注意一点,工具的种类不要太多,否则,通过不同种类收集而来的材料,会显得过于分散。

第二个是理清步骤,面对收集起来的材料,你应该做出判断。首先要判断材料所关联的内部内容,是否需要你采取行动。如果答案是否,无需采取行动,你应该根据实际情况,将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录,或者直接扔掉。而如果答案是需要采取行动,那你接下来再做一个判断,行动是否能够在两分钟之内完成,如果能,就马上着手处理;如果不能,就根据实际情况,指派他人、调集资源,或者记录在下一步行动的清单上,等到合适的时机再来完成。

这里谈到的两分钟处理原则,像这样的工作如果不立刻处理,往往会在你的大脑中停留,占用资源,影响心情,而当你换一个时间再着手处理时,你在回忆中把这件事重新找出来,再重新进入工作状态,所花费的时间往往会远远超过两分钟,因此,两分钟能搞定就马上搞定。两分钟原则特别适用于我们面对大量琐碎事务的情景,例如,面对大量需要回复、但并不需要进行复杂思考的事务性邮件,最佳的选择时看了就回,而不是先扔一边,想着明天或是某个时间再来慢慢回复。扔下的结果,往往是未来被迫话费更多的时间精力,甚至干脆就忘掉了。

第三个是执行环节,经过理清、整理和回顾阶段的工作之后,最初收集的材料会变成具体的工作清单,而如何选择工作的执行顺序呢?GTD方法认为,可以用四个标准来进行判断。第一个标准是情境,很多工作都会对地点、环境和条件有要求,比如回复邮件这样的工作,只能在有电脑、有网络的情境下完成,所以首先要选择符合当前情境的工作;第二个标准是时间,选择你当前的时间足够完成的工作;第三个标准是精力,在选择你当前精力足以胜任的工作;在考虑过这三个标准之后,最后一个标准是重要性,你再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作,优选处理。

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