数智化招采平台档案管理的功能、价值与亮点
2005年4月，《中华人民共和国电子签名法》正式实施，明确电子签名与手写签名具有同等的法律效力。
2013年5月，《电子招标投标办法》正式实施，明确电子招标投标交易平台应当具备电子归档功能。
2021年1月，《中华人民共和国档案法》正式实施，新增“信息化建设”章节，并进一步明确了电子档案与传统载体档案具有同等法律效力。
2022年7月，《电子档案单套管理一般要求》正式实施，确立单套管理的基本原则和实现要求。规定了在制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理等方面达到的要求。
2023年5月，国家档案局办公室公开征求《招标投标项目电子文件归档规范（征求意见稿》》意见的通知。
一、传统档案管理的痛点
1、容易丢失
- 传统硬件介质存储，如U盘、硬盘等易丢失、易感染病毒
- 纸质档案易破环、模糊和丢失
- 个人网盘存储，使用踪迹无法追溯，资料泄露风险高
2、管理难度大
- 企业档案管理缺乏关联性,完整性差
- 档案资料繁多，归档类目模糊
- 档案跨部门利用困难
3、繁琐低效
- 类目层级多，操作困难
- 文件可检索载体类型少，使用不便
- 不符合企业用户使用习惯，培训成本高
二、档案管理的功能
1、电子资料形成
数智化招采平台需要归档的文件资料，包括但不限于：
1）计划需求阶段：采购需求、采购计划、采购方式变更审批、委托代理协议等前期文件资料。
2）招标/采购阶段：招标公告、资格预审公告、采购公告、投标邀请书、现场踏勘通知、资格预审文件/招标文件/采购文件及其澄清或修改、单一来源采购公示。
3）投标/响应阶段：资格预审申请文件、投标文件/响应文件及其补充、投标保证金凭证。
4）开标/开价阶段：专家抽取、评标/评审委员会名单、采购人代表授权、开标/开价过程记录、评标/评审过程记录、录音录像。
5）评标/评审阶段：评标澄清文件、资格审查报告、评标/评审报告。
6）定标/成交阶段：中标/采购结果公告、中标/成交通知书、资格预审结果通知书、合同及其补充修改中止、合同履约验收、资金支付凭证。
7）其他阶段：流程审批记录、相关异议文件、招标人答复文件、投诉文件、行政监督文件。
2、电子资料收集
符合《电子文件归档与电子档案管理规范》；
支持与其他系统进行互联互通，进行数据交换；
支持资料管理员在线接收文件；
支持批量导入多文件格式；
支持手工录入信息，进行数字化加工。
3、电子资料整理
系统的归档方式是以自动归档为主、手动归档为辅的并存方式，支持一键生成的方式将过程中产生的文档资料进行归档。
依据业务要求特点，将电子文件及元数据按照文件产生阶段（如“招-投-开-评-定”）存放于归档文件夹中，让电子档案呈现更有序。并按预先设置的命名规则生成电子文件号，对归档文件夹进行命名，实现“一项一档”。
4、电子资料利用
1）档案检索
在分级权限控制基础下，支持通过项目名称检索、项目编号检索、条件检索等方式，快速定位目标档案。
2）档案借阅
在分级权限控制基础下，支持档案的查看。支持对文件申请借阅权限，在审批通过后，可查看相应文件。
3）打包下载
在资料进行归档后，支持信息打包进行下载。
4）辅助审计
支持辅助审计人员进行档案查询、档案审阅的审计工作，系统可以提供完整且具有业务逻辑关系的采购项目全过程电子档案，满足审计时“审计抽凭”的场景需求。
5、电子资料保存
支持运用区块链技术进行上链保存；
支持多方式电子档案备份；
支持快速生成移交电子归档信息包；
支持对接第三方电子档案管理系统。
三、档案管理的价值与亮点
1、全面信创适配，筑牢安全根基：全栈式信创环境适配，包括信创的操作系统、中间件、浏览器、数据库、部署环境等。
2、技术引擎支撑，构造可信环境：通过权限、流程、电子签名、数字证书等技术支撑，构建电子档案的合规可信。
3、快速检索，高效利用：为组织提供多种维度、多种类型的检索方式，精准定位，快速完成检索且可以按照相关性进行排序。
4、安全存储，合规防篡改：调档规范、存储安全，不易丢失，电子签名有效防篡改，支持区块链存证，确保数字化成果真伪可验，长期保存，防泄密。
5、业务档案一体化管理：围绕档案的“收、管、用、存”进行业务过程管理，与各类OA、ERP、CRM、财务、人力资源、电子档案管理等系统方便集成；多种渠道、多种方式快速收集业务过程中待归档的数据资料，从而实现采购业务档案的一体化管理。
目前，信源信息数智化招采平台档案管理模块已在中通服供应链、广西北部湾投资、深圳地铁、深圳水务、国家开发银行、广发证券、泰康保险等50+行业标杆企业成功应用，产生了显著的效益。
在数字化大背景下，信源积极响应国家对档案管理的政策，实现电子资料数字化归档、快速检索、文件防篡改、生成电子归档信息包、业务档案“一项一档”、快速集成各类系统、可第三方存证，满足各类组织采购档案的数字化管理需求，全面优化采购业务档案管理成本，保证采购档案安全可信。