临近年底，很多朋友可能都在为制作PPT而烦恼，甚至是加班熬夜做PPT。我最近也是一直在忙着帮客户制作PPT，今天就结合项目中的几页，分享PPT制作过程中需要留意的3个小细节，如果能改变这3个制作习惯，你的PPT制作效率一定会有大幅度提升。
1 不要在图形上另外插入文本框输入文字
很多人以为图形上面是不能输入文字的，要另外再插入文本框输入文字，其实图形上是可以直接输入文字的。直接在图形上输入的文字会默认水平和垂直居中对齐，当然你也可以根据自己的需要调整对齐方式，移动的时候也只有移动这一个对象就可以了，省去不少麻烦。
而如何你另外在图形上另外插入文本框输入文字，会造成以下三个麻烦：
01 需要另外对文本框和背景图形进行水平和垂直对齐
比如上图所示的这一页PPT，每个背景图形框上，都各自添加了一个文本框来输入文字，所有的文本框都是制作者目测一下放在背景图形上的，是没有做到真正的水平和垂直居中对齐的。
你可以看到这一页PPT中有多少图形框了，想到要一个一个重新对齐，我都要崩溃了，因为光是要把两个图形单独选择起来，都要费老半天的劲，每个背景图形框下面还有背景图形框，两两选择的时候非常容易选择到底部更大的图形框。
02 横向或纵向分布时，图形排列会乱套
即便是费了半天功夫，把图形两两对齐了，一旦需要调整多个图形框的横向或纵向间距的时候，图形排列就会乱套了。
比如下面这个模块的内容，如果我把“数据管理”的图形移上去了一点点，现在中间的间距就变得不一样了。
如果我把这些背景图形和顶部的文本框一起选择起来，用“格式-对齐-纵向分布”均匀分布图形中间的间隔距离，就会发现图形排列乱套了。当然，你可以两两组合之后，再做这个操作就不会有这个问题。
03 填充颜色的时候，可能会出现多出一点背景的问题
当我们想要更换背景图形的颜色的时候，为了快速选择，你可能会拉出一个选区，同时选择背景图形和顶部的文本框，来进行颜色的填充，我们来看看这样的操作，可能会导致什么问题。
从上面的动图中，你可以看到，如果一起选择的话，如果顶部的文本框要比底部的图形框要宽，在填充颜色的时候，就会多出一点背景了。你只能一个个点选的方式来选择背景的图形框，只给图形框填充颜色，才不会出现上面这个问题。
所以，建议不要在图形上另外插入文本框输入文字，直接在图形上面输入文字即可。这是修改后的效果。可以从下面这个动图看到，无论是调整间距、更改背景颜色，还是调整对齐方式都非常方便。
2 不要修改图形的字体
很多人做的PPT之所以看上去感觉格式凌乱，有一部分原因，是因为在PPT中使用了过多的字体。一般建议工作报告型的PPT，一套PPT只使用1-2种字体，比如中文微软雅黑，英文Arial。
其实我们是可以更改整个演示文稿的默认字体, 而不是逐个更改幻灯片中的字体。
单击“视图”>“幻灯片母版”。在 "幻灯片母版" 选项卡上, 单击 "字体" 下拉菜单。选择要用于演示文稿中的所有幻灯片的字体。选择菜单底部的 "自定义字体" 以选择中英文的字体。
这样设置好之后，以后插在图形、表格、图表等对象中输入文字，会自动变成主题字体中设置的中英文字体。
但也有例外的情况，比如下图这个案例中，如果选择的文本框的字体设置中出现的字体后面有（正文）字样，说明这个文本框的字体没有做过修改，使用的是主题字体，当你把这个文本框复制到另一份PPT中，会自动变更成另一份PPT中的主题字体。
但如果选择的文本框的字体设置中，没有出现（正文）字样，说明这个文本框的字体做过修改，作者单独设置了字体，那么将这个文本框复制到另一份PPT，会保留这个字体的设置。
所以，建议不要修改图形的字体，直接使用默认的字体，如果需要修改，通过修改主题字体的方法来改，实现全文自动变更字体。
3 不要到调色板中选择颜色
很多时候 PPT看起来不够专业，除了排版和对齐以外，色彩可能就是最大的问题了。
比如这一份PPT中，这一页的图形中使用的颜色是绿色。
这一页使用的颜色有红橙色、蓝色、紫色。
这一页使用的颜色有深橙色。
这一页使用的颜色有浅橙色、浅蓝色。
我们把这四页放在一起，整体看一下效果，是不是感觉眼花缭乱。
很多人之所以会出现一份PPT中使用多种颜色的问题，是因为都是在以下的调色板中根据喜好海选的，没有规则的选择，色彩就会越来越多！
在开始制作PPT之前，一定要先创建一套主题颜色方案。单击“设计” > “主题” > “颜色” > “自定义主题颜色”，打开“新建主题颜色”对话框，对4种文字和背景色、6种强调颜色以及2种超链接颜色进行设置。自定义的主题颜色将显示在主题颜色列表中，同时被应用到当前的演示文稿中。
创建了主题颜色之后，以后我们选择颜色的时候，尽量在这些颜色列表中进行选择。
作为对比，我们来看看修改之后的页面颜色的改变，统一的配色是不是让页面看上去舒服很多了。
所以，建议不要到调色板中选择颜色，从主题颜色库中选择颜色，在更改主题颜色的时候，全文的颜色可以一键更换。
总结一下，改变三个小细节，你的PPT制作效率会有大幅度提升：
1、不要在图形上另外插入文本框输入文字，直接在图形上面输入文字
2、不要修改图形的字体，直接使用默认的字体
3、不要到调色板中选择颜色，从主题颜色库中选择颜色