如何做到管理体系信息化

管理体系建立后，管理者最关心的是如何能够使文件得到落实，否则，体系的效果由于执行不到位而大打折扣，也就是如何使文件能够提高执行力的问题。解决执行力最好的办法，就是将体系管理与信息化管理相结合。

管理体系信息化运行的好处：

1. 保证了体系运行的稳定性

在传统管理状态下，领导者的注意力、企管干部的工作能力、关键岗位人员的流动率、员工素质的差异度、生产的节奏都会使管理体系的运行呈现出时好时坏的不稳定状态。信息化的应用使管理体系的运行变成了人机对话过程，而且它要求人服从微机，这就从客观上阻止了各种人为因素对管理体系运行稳定性的干扰，微机以极理性的程序日复一日地采集、分析、处理管理体系的各种信息。

2. 保障了管理体系运行的连续性

在相当多的企业，管理体系的运行一直处于精英管理状态，一旦精英流失或岗位变迁，管理体系运行的连续性就会受到冲击，严重时还会中断。同时，在人工管理条件下，管理体系的各种数据、信息不仅不易储存、调用、分析，而且一次偶然的变故就会使体系数据、信息瞬间丢失。信息化不仅从根本上消除了管理体系对少数精英的依赖，而且使管理体系运行过程的连续性得到了根本保障。

3. 控制了管理体系信息的可靠性

企业管理体系运行过程中经常出现文件不规范、数据不准确、信息不可靠等质量问题，主要原因是企业缺乏统一的话语标准、数据入口杂乱、信息采集主观随意。而信息化的所有功能模块均采用过程模式，标准化的权限设置确保数据入口的惟一性，这就从管理体系的基础环节控制了管理体系信息的可靠性，从而为领导的正确判断和决策提供了可靠的依据。

4. 保证了体系运行主体执行标准的一致性

不同企业执行标准的差异性极大，同一企业的不同部门、不同员工对标准的理解也是参差不齐，加之市场经济中的员工流动频繁，若不加强对新员工的培训，企业将无法控制员工执行标准的一致性。信息化内设管理体系标准，应用信息化的过程就是学习管理标准的过程，而且是潜移默化不走样。企业不仅不必为新员工的培训而烦恼，而且企业之间、部门之间、员工之间执行标准的差异都能消失在信息化的水平线上。

保证体系运行的有效性，仅仅只是说明了信息化巩固贯标成果的作用，信息化的第二个重要作用，是充分地挖掘规范化管理的效益。

管理规范化必定给企业带来效益，但是，在不同操作状态下，所产生的效益是不一样的。只有在信息化系统操作状态下，我们才能真正获得规范化管理带来的丰硕成果。

5. 体系运行信息的动态管理

在人工管理条件下，体系运行信息的存储或是纸张版、或是电子版，尽管电子版本易于保存，但两者都是零散的存储，信息没有建立必要的联系，查询检索困难，难以保证快捷、准确、不丢失，企业往往会因一份历史档案的失踪而贻误大事。信息化条件下信息存储安全、随时更新、查询检索方便。

更为重要的是，在信息化条件下，体系运行的现时信息不仅处于动态传递之中，而且工作模式被提升至智能化状态，能够及时地提示用户并发出预警。

6. 安全的信息共享模式

应用信息化的企业的最大收益之一是体系信息的共享模式。手工条件下的信息共享几乎是一种奢侈行为，不仅费时，而且工作量大，信息流失率高。少数企业自开发的单机版软件，仅仅是现场级的孤岛式模块，信息共享的水平仍然没有超越手工状态。信息化不仅实现了企业级的实时共享，消除了信息孤岛，而且所有员工进入系统都在权限设置的控制下，因此QMIS提供了一种安全的信息共享模式。

7. 深度利用和开发体系信息

人工管理体系最大缺陷是信息利用及开发水平低，管理规范化的价值未能得到充分的挖掘。信息化应用统计技术等先进的分析工具处理管理体系的各种数据和信息，为企业管理者发现问题，解决问题提供了科学的依据，这不仅弥补了我国企业统计人才的缺失造成的技术真空，而且节省了大量人力、时间，极大的提高了管理体系信息的利用开发效率。

8. 兼容多标管理体系

企业国际管理体系的发展正趋向于多标一体化、多标一体化管理体系的重要特点是信息量大，大大增加了管理者的工作量和作业复杂性。在设计上，信息化充分考虑到了多标综合体系的结构，在功能上则满足了多标综合体系的操作要求，在内容上涵盖了多标(ISO9000、ISO/TS16949、ISO14000、OHSMS18000)的要素，因此，信息化是多标综合管理体系的管理者不可缺少的助手。