运用信息化手段在管理体系中的实践和运用

摘要：管理体系是建立方针和目标并实现这些目标的体系。一个组织的管理体系可包括若干不同的管理体系，如质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等。同时也是企业组织制度和企业管理制度的总称，但企业制度数量庞大、制度之间无法有效衔接、制度可操作性差等矛盾也越来越突出，严重影响了公司制度的有效执行，因此，需要运用信息化手段，努力实施“制度表单化、表单流程化、流程信息化”工作，力争使制度落地、责任生根。

一、构建一体化管理体系，完善企业的制度体系

一体化管理体系是指两个或三个管理体系并存，将公共要素整合在一起，两个或三个体系在统一的管理构架下运行的模式。通常具体是指组织将ISO9000标准、ISO14000标准、OHSAS18000标准三位合一。通常以ISO9000质量标准为基础，职业健康安全和环境体系标准为核心，并先后融合能源管理、培训和两化融合等标准要求，构建了“一套文本支持所有管理”的一体化管理体系及相应的制度体系，目前公司通常使用管理体系主要分为管理手册、程序文件、管理制度和记录四个层次，其中管理手册是体系运行的纲要性文件，全面系统地阐述了一体化管理体系的方针、目标和各业务的实施过程及相互的关系;而程序文件主要是围绕标准要素的框架，按体系运行的管理职责、资源管理、产品实现和监测、测量和持续改进四个过程框架和体系运行逻辑，进一步细化描述了各项业务执行的全过程和总体要求;管理制度则总体作为程序文件的支持性文件，主要依据总部上位制度的要求、体系标准要求，并结合企业特点对某项业务明确具体执行的管理要求，这样的制度体系结构，兼顾管理体系标准和总部制度标准化管理的要求，这样的制度体系结构，兼顾管理体系标准和总部制度标准化管理的要求。

二、企业在管理体系中存在的问题

随着企业规模的扩大，企业内部分工会越来越细，采购管理、生产管理、物流管理、销售管理、客户管理等事务日趋复杂，业务流程运转的问题越来越明显，主要原因是：

1. 信息沟通不畅

体系各要素未能有机结合，职责权限不清，接口不清，以致很难依据体系文件履行相关职责，协调工作。部门间责任相互推诿，沟通不畅;管理体系文件有明确的职责、权限划分，接口严密，但部门没有严格遵照执行，部门间沟通不畅，责任相互推诿;部门间有沟通，但没有将其信息记录的习惯，造成随意性大，有问题时找不到依据，无法溯源，责任不清等后果。

2.跨部门或跨业务之间的制度缺少有效衔接

制度流程精细化的程度要求更高;流程执行效果要求更高。虽然按体系框架系统地设计了制度体系，质量等业务涉及的相关制度能够按照流程的理念编制和实施。但受制于目前职能管理模式，企业的专业管理制度仍大多由单一专业部室为主负责编制，主要围绕法律法规、总部上位制度及内控手册等，及时将各项要求转化为公司的内部制度，作为企业内部执行的依据。从单一制度来分析，总体质量尚可，但职能为导向的制度编制模式还存在着体系运行与专业管理两张皮现象，造成部门之间存在职责不清、执行不畅等现象。

3.体系运行的过程分析评价和持续改进不够

有些企业在管理体系运行过程中，没有对体系文件、体系运行效果、保证能力、方针目标实现、满足相关方期望的能力等方面进行有效的、持续的分析评价，并持续改进。企业不注重利用现代化手段对过程进行统计分析，不注重对体系运行过程中出现的问题进行分析、总结改进，以致于企业好的经验得不到推广，错误得不到有效纠正和预防，PDCA闭环不能有效实施，企业体系不能持续改进提高，企业管理的提升作用不强。

三、构建业务流程信息平台，促进管理体系有效落地

业务流程平台可以帮助用户更科学的管理企业的各个业务环节，通过采用AWS BPM可以明显让企业在运营效率、透明度与控制力、敏捷性方面受益。企业进一步按各业务职责中明确的内容及业务流程控制点的管理要求落实到各部门和各岗位，形成各岗位责任清单，细化明确各岗位的工作要求，督促各项责任的落实和业务流程的高效运行，建立业务流程信息化运行平台，逐步推进企业各项表单审批类流程的信息化，实现“制度表单化、表单流程化、流程信息化”。平台的授权管理，可以分为多个维度。有应用管理的授权、系统角色的授权、系统功能的授权等等方面。所有授权已经细化到每个功能点，每个流程管理节点。通过灵活、简单的系统授权过程，可以实现大平台管理功能的全面细粒度管控，真正做到“人尽其责、各司其职”。

四、运用流程化管理平台实现信息化固话

流程化管理平台实现企业业务流程的统一管理以及相关业务子系统的开发与维护工作，完善业务流程的申请审批，实时掌握相关业务运行的情况。同时，相关管理人员也能够根据具体情况来获得不同粒度的业务运行数据，并通过管理平台的综合查询分析功能，准确及时地安排与调整业务流程运行的具体情况，可以提高公司在业务流程审批以及相关业务流程优化等方面的精细化管理水平，帮助相关职能部门加强管理力度、改善管理方法、提高工作效率、降低管理成本，预计应用效果明显，具有重要的实际意义。实现业务流程敏捷响应，实现以“业务与技术一体化”的方式实现业务流程建模、流程表单及规则业务化调整，缩短流程新建和变化的周期，实现业务流程、业务活动的可视化监控和审计，持续评估与优化流程。