关于工作效率

最近部门月度总结都在讨论工作效率的问题。知识管理部也在讨论如何提高工作效率的方法，所以想整理下相关的资料。关于什么是工作效率，查了下百度百科的定义：

工作效率，一般指工作产出与投入之比，通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。产出大于投入，就是正效率；产出小于投入，就是负效率。工作效率是评定工作能力的重要指标。提高工作效率就是要求正效率值不断增大。一个人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。

1、个人工作效率

对于个人的工作效率，其中核心的是提高对时间的管理。其中时间管理摘抄一下知乎上李开复老师关于时间管理原则：

做你真正感兴趣、与自己人生目标一致的事情。我发现我的“生产力”和我的“兴趣”有着直接的关系，而且这种关系还不是单纯的线性关系。如果面对我没有兴趣的事情，我可能会花掉40％的时间，但只能产生20％的效果；如果遇到我感兴趣的事情，我可能会花100％的时间而得到200％的效果。要在工作上奋发图强，身体健康固然重要，但是真正能改变你的状态的关键是心理而不是生理上的问题。真正地投入到你的工作中，你需要的是一种态度、一种渴望、一种意志。

知道你的时间是如何花掉的。挑一个星期，每天记录下每30分钟做的事情，然后做一个分类（例如：读书、准备GRE、和朋友聊天、社团活动等）和统计，看看自己什么方面花了太多的时间。凡事想要进步，必须先理解现状。每天结束后，把一整天做的事记下来，每15分钟为一个单位（例如：1:00—1:15等车，1:15—1:45搭车，1:45—2:45与朋友喝茶……）。在一周结束后，分析一下，这周你的时间如何可以更有效率地安排？有没有活动占太大的比例？有没有方法可以增加效率？

使用时间碎片和“死时间”。如果你做了上面的时间统计，你一定发现每天有很多时间流失掉了，例如等车、排队、走路、搭车等，可以用来背单字、打电话、温习功课等。现在随时随地都能上网，所以没有任何借口再发呆一次。我前一阵和同事一起出差，他们都很惊讶为什么我和他们整天在一起，但是我的电子邮件都可以及时回答？后来，他们发现，当他们在飞机上和汽车上聊天、读杂志和发呆的时候，我就把电子邮件全回了。重点是，无论自己忙还是不忙，你要把那些可以利用时间碎片做的事先准备好，到你有空闲的时候有计划地拿出来做。

要事为先- 每天一大早挑出最重要的三件事，当天一定要能够做完。在工作和生活中每天都有干不完的事，唯一能够做的就是分清轻重缓急。要理解急事不等于重要的事情。每天除了办又急又重要的事情外，一定要注意不要成为急事的奴隶。有些急但是不重要的事情，你要学会放掉，要能对人说 no! 而且每天这三件事里最好有一件重要但是不急的，这样才能确保你没有成为急事的奴隶。

要有纪律。有的年轻人会说自己“没有时间学习”，其实，换个说法就是“学习没有被排上优先级次序”。曾经有一个教学生做时间管理的老师，他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头。他做了一个实验，在其中一个玻璃缸中先把小石、砂倒进去，最后大石头就放不下了。而另一个玻璃缸中先放大石头，其它小石和砂却可以慢慢渗入。他以此为比喻说：“时间管理就是要找到自己的优先级，若颠倒顺序，一堆琐事占满了时间，重要的事情就没有空位了。”

运用80％—20％原则。人如果利用最高效的时间，只要20％的投入就能产生80％的效率。相对来说，如果使用最低效的时间，80％的时间投入只能产生20%效率。一天头脑最清楚的时候，应该放在最需要专心的工作上。与朋友、家人在一起的时间，相对来说，不需要头脑那么清楚。所以，我们要把握一天中20％的最高效时间（有些人是早晨，也有些人是下午和晚上；除了时间之外，还要看你的心态，血糖的高低，休息是否足够等综合考量），专门用于最困难的科目和最需要思考的学习上。许多同学喜欢熬夜，但是晚睡会伤身，所以还是尽量早睡早起。

关于时间管理的工具：

番茄工作法，可以15分钟算一个小单元，集中处理一件事情。

个人电脑的管理：
everything，快速找到你想要的；

clover，对你的文件夹进行管理；

360桌面助手，管理你的助手；

2、团队工作效率

团队工作效率，其实关键在于彼此的分工协作。团队的协作时间花费包括：

花费时间+传递时间。

1、分析团队当前承担的工作内容、业务流程和主要投入分布

作为技术出身的管理者，自己对上述内容应该已经比较熟悉了，抽时间专门想一想。如果自己对业务的把握还不够，找组内的专家骨干一起头脑风暴一下，或问一问团队内最忙的同事，跟踪一下他们每天的工作内容。

2、找出并不断优化工作中的低效环节

我认为这是基层管理者的核心工作职责之一。低效环节往往是重复性工作、无意义的流程性任务、过高的沟通协调等管理成本等。消除的思路可以是：通过工具、自动化、外包等方式减少重复性劳动；简化流程消除无意义环节、通过树立做事情的原则、提高团队的配合默契度来降低沟通协调成本等。

3、抓住业务关键点推动团队改进

团队工作比起个人有更大的惯性，找到改进方向后推动实施的过程如同一场小的“变革管理”，需要从合适的关键点入手进行推动，就像掌控了海上航行船只的“小舵板”，施加最小的力气就可改变轮船航向。

来源：知乎

待学习宁向东的管理学课。

团体的协作工具：

Trello，在线团队看板，可以列出待做任务。