原文链接:The Facilitator’s Handbook: 24 Design Sprint Tips
原文作者:Jake Knapp
当我引导和协助一个设计冲刺的时候,我会考虑一些维度,大多数都无法很好地解释清楚,你需要的是去做,去练习,获得经验,然后随着时间变得越来越好。但是,这里仍然可以探寻到一些原则和技巧,我有意识地,一遍遍地提醒我自己去做,因为它们有效,而且明显不只是对我有效。(有某些原则和技巧在我的书《Sprint》一书里有提到,但大多数不在里面)
1. 关注重要的三点:问问题,做记录,记时间
引导者的核心很简单。你应该通过问问题得到深层的信息,把这些信息记下来然后问更多的问题来确保你记录的正确,然后你需要有时间观念,一步步的走完所有步骤。当你感到不知所措的时候,回到这基本的三点上来。
2. 遵循流程
关于引导,我最大的技巧是遵循设计冲刺的流程,当我不得不开别的会议的时候,我会提前制定一套流程和时间表。即使经过无数个设计冲刺之后,我仍会参照书后面的清单来提醒自己下一个步骤。流程会让你自如的,很好的完成你的工作。
3. 要么提前获得别人的承诺,要么别开始
人们在会议上来来往往会毁了冲刺(除非你认真的计划过这种列席会议,书里有更多关于此的内容)这很痛苦并且一旦开始就很难阻止。所以,提前得到参会人员在会上时长的承诺,要么就干脆别开始冲刺。
4. 在开始之前对冲刺进行阐释
当人们知道那些活动是如何与整个冲刺产生关联的时候,冲刺会更加容易引导。所以当冲刺开始前一周,我会发给团队这90秒冲刺视频和我这篇文章“Stop Brainstorming and Start Sprinting”的链接,它们都很简短并可以快速略读。当然,如果有人提前阅读了这本书那就再好不过了(在极少数的情况下,有些团队提前读过,我跟他们一起做冲刺的时候感觉好极了)但这不现实。在冲刺的第一天早上,在我们开始之前,我会讲一个简短的故事来描述这个冲刺是什么样的(你也可以播放90秒的视频,有没有声音无所谓,这会提醒他们每一个步骤是什么样的)在接下来每一天的开端,我会提前告知这一天会做什么(如果你愿意,你可以用每日视频介绍)
5. 请求许可
当你介绍完冲刺之后,告诉团队你要开始引导了,遵循时间安排,引导每个人一步一步的走。然后问“这样可以吗?” 不要期待热情的回应—但获得团队的许可是有力的和有象征性的。我是从Charles Warren那里学到这点的,他是我在谷歌认识的引导大师和很好的老师,他也在IDEO(译者注:IDEO 公司由一群斯坦福大学毕业生创立于 1991 年,是全球顶尖的设计咨询公司。)工作过很多年。
6. 自行破冰
我不喜欢破冰活动,如果屋里有怀疑主义的人,一个傻傻的破冰活动会在一开始就降低你的信任度。我想让团队相信我会很好的利用他们的时间和注意力。但这不意味着我们不能有活跃的气氛,但我想快速并实用地启动活动,最终自行破冰。多一些耐心,并且不要认为你必须需要一位破冰者仅仅因为这是工作坊的默认配置—— 是的,刚开始可能有点尴尬,但要相信人们会逐渐适应,找到舒适的相处方式。人往往会这样的,而且你在之后会感谢由此多出来的一些时间。
7. 把名字写在白板上
作为引导者,记住人们的名字是很重要的——当你叫出别人名字的时候,对话会容易得多。不管对方对我来说是不是陌生人,我会在房间里走一圈然后请每个人介绍自己,并且把他们的名字写在放在角落的白板上,画一个小型的房间地图。接着,任何人,包括我自己,在我们想要知道一些人名字的时候可以参照白板——这就不需要名牌了。
8. 假装自信(感到紧张是正常的)
随着时间你会越来越自信,但是你也需要明白,在引导之前或者过程中感到紧张是再正常不过的了。在很多个你认为我不会紧张的冲刺里,我都感到紧张…但是我在它们之前都肯定感受到了。但你在过程中和团队里都要表现出自信,即使你对自己没有那么有信心。
9. 不要比任何人聪明
你不是这个房间里最聪明的人。如果你认为你是,你在为自己制造不必要的压力并且你可能会做一些傻事。引导者是为了确保冲刺顺利进行,为每个人的成功提供框架。你不必去解决问题或者对问题有出色的洞见。你不是主角甚至不是导演,你更像一个制片人。你不是煎蛋,你是煎锅。这是个很重要的工作,但不要为了显示聪明而有压力。我曾经与各种各样超级聪明的人共同进行一个冲刺,我很想给他们留下深刻的印象——有些时候甚至有我非常仰慕的著名企业家。但我马上意识到最好的事情不是显示聪明,而是要为他人提供帮助。而最好的提供帮助的方法是让冲刺顺利进行下去,所以热门的CEO和她的天才团队能解决问题。你提出问题,记录信息,并且有时间观念。这意味着很多,并且这很重要。
10. 充满能量
你不需要像打鸡血一样,但你是这个冲刺的电池。如果你快没电了,团队也会低能量,如果你积极向上有正能量,团队也会充满能量。
11. 摄入稳定的咖啡因,喝大量的水
当我引导的时候我很留意我的咖啡因水平。我是个咖啡爱好者并且每天喝很多咖啡,所以在每天伊始的时候我都很振奋(这个时候是我最紧张并且想要高能量的时候)但如果我摄入太多的咖啡因,我会为此付出代价并且下午会崩溃。所以,我抿一小下咖啡(如果它变凉了,我就做对了)然后用低强度的红茶或者绿茶来保持我一天的能量水平。我也强制自己喝大量的水,因为它会帮助保持我的记忆力——警告,这是真的
12. 90分钟是小便间隔的上限
如果你补充水分,你不会忘记这个。但要记得,除去休息的时间,90分钟是不起身活动的上限,因为人们要去厕所。认真的说,这是你来决定的,所以不要让人们感到不舒服。
13. 给予正面反馈
在冲刺过程中找到一种方式给予人们正面的反馈。当有人澄清一些事情的时候,说“这是一个很好的方法,非常有用。” 当地图制作完成,说“地图真的做好了,我们在朝着正确的方向前进。” 这可能听起来有点虚伪,但是这些小的鼓励可以增强团队的动力和信心。
14. 承认尴尬时刻
如果你只是把人聚在一个房间里,那么设计冲刺的过程并不是人们合作的正常方式。就像周三的批评,或者当你在周一写“How Might We”的时候——这是很不自然的。不用表现得像自然反应一样,多次反复后我会说“这可能让人有点尴尬” 或者说“这看起来会不太自然” 我发现当人们意识到不是只有他们自己这么觉得的时候,会明显的松一口气。并且这通常会对于那些想花精力在过程上的人,起到消解困难的作用。如果你已经嘲笑了他们,他们会缺少干劲。好吧,有时候他们也可能不会…
15. 讲真,要强调“无设备”
不要让人们用他们的手机或者电脑。做这样的要求会非常不舒服,但你不得不这么做。让他们到外面去接听电话,回复邮件或做什么其他的事情。说“我必须请你到屋外面处理,因为屏幕会让每个人难以集中注意力,但你完全可以在外面使用然后回来。” 其他人会默默地感谢你这么做的,你也会建立起尊重。但抛开尊重不说,你真的需要在冲刺期间禁用电子设备否则事情会变得很糟。
16. 搞定难搞定的人(3个等级)
好了,现在我们来好好讨论一下。如果你碰上很难搞定的人怎么办?长篇大论的发言者,乐此不疲的辩论者,浪费时间的人,或者一个完全的混蛋。你必须搞定他们,但你可以有一个好的开始。我用三个逐渐上升的等级:
等级1: 捕捉然后继续
在白板写下他们的论点然后继续。去责怪时间或者日程而不是责怪人。试着说“让我们记下来然后继续” 或者 “这是一个很好的点,我们现在没有足够的时间去深入讨论了,但我们之后会回到这个点” 如果这个方法不奏效…
等级2: 提醒他们流程会帮助他们解决问题
我喜欢设计冲刺还有一个理由:它给了我诚实可信的渠道来结束浪费时间的对话。“让我们确保你的观点反映了(主题/地图/HMW)” 或者 “你会有机会画出你的解决方案的” 或者 “你将有一个机会来为你觉得最好的解决方案做一个案例” 或者 “我们周五将能够获得一些初步的数据”。试着不要正面冲突,而是同意观点并且拉回到正确的方向:“是的,这是一个很重要的点。好消息是晚一些在后面的流程…..” 如果这个不奏效…
等级3: 直截了当
在这种情形下你需要放弃暗示然后告诉那个人停止。可能要把这个人拉倒旁边谈谈。“我很重视你的贡献,也想让你参与到这次冲刺中。为了这个项目能够成功,我需要你(调整你的语气/给这个过程一个机会)”。我发现提醒人们这个过程可以被视作一场实验往往会奏效——原型和测试是一场实验,但这之后团队仍然可以评估这个过程本身是否有帮助,但如果我们在这个过程中拒绝合作,我们永远也不会知道它的有效性。
17. 要“暂停”,不要“停止”
当我打断团队的时候我会用“暂停”而不是“停止”。“让我们暂停一下这个对话”。这是很微小的一件事,这只是一个很友好的词——比起“停止”听起来更礼貌(也更容易被团队接受),但其实这两者表达了一个意思。
18. 平衡耐心与不耐心
好的引导者需要在耐心和不耐心,自信与谦逊之间做平衡。有一些耐心让团队讨论几分钟,但也要不耐心的提醒时间和缩短对话——有效的对话要么不对话——当对话太冗长的时候。要自信,所以团队才会信任你,同时也要对组织和框架自信所以才能良好的把事情推进下去。但要保持谦逊,让人发表意见,洞察或者解决方案——甚至有些时候是有一点跑题的。一部分的谦逊有时候会让对话有些离题因为有人可能会产生一个令人意外的洞察——但你不能让这个走的太远。随着时间的推移你会掌握这种平衡。当你要开始的时候,信任书上的日程安排,这是很好的。一些时间以后你会知道要让对话进行到哪一步,以及什么时候说“决策者,我需要你做出决定让我们继续前进”
19. 始终做到准时,即使你不是
另一个从Charles那学到的是:始终保持行为与时间一致。如果你落后日程安排一点,不要担心——我经常这样,这很容易再度赶上进程。但是不要向团队宣传你落后了。事实上是,虽然你需要使用书上的时间线去帮助你排时间表,我推荐你不要把这些具体的时间写在白板上或是分享给团队。如果你落后了,他们不需要知道,因为之前提过了,你会赶上的。当团队对你有信心的时候你会更容易赶上。
20. 责怪这本书
如果你确实需要催促一些人,否则有些事情会变得奇怪的话,放心去责怪这个流程,这本书,或者我吧。不是你说设备不允许出现在冲刺里,是混蛋Jake说的。不是你说我们必须做疯狂的八秒钟,是这本书说的。但让我们试试看吧:
21. 推动团队去做一些重要的事情(平衡理想主义与犬儒主义)
在每天的工作中,很容易陷入到被动的反应和优化之中—但在设计冲刺里你有机会去重置这个过程。你可能能够做一些对你客户很重要的事情。我说“可能”是因为这很难。设计一些很棒的东西需要以真诚的理想主义做事,但大多数工作场合不鼓励这样。
试试吧。提醒你自己和你的团队,要记得为什么你们一开始接受这份工作,创办这个公司,或者加入这个项目。不必美化,不必回应。以“做得好”为目标是完全没问题的。如果这听起来理想主义,是的,就是这样!理想主义也是完全没问题的,如果你加入一些诚实的犬儒主义你会成功的做成它的。下面是你如何做:
鼓励团队做大胆的的任务
当制定长期计划的时候,推动团队全力以赴,跟他们说“我想让你记得你为什么要做这个项目,或者为什么加入这个团队。就是现在,保持天真乐观。你们做这个为了谁,你们如果改善他们的生活?乐观一些,一两年我们会得到什么结果?”当团队绘制解决方案决定选哪个做原型的时候,把大胆的态度带给团队。
鼓励诚实的犬儒主义
但不要只做阳光船长(译者释:Captain Sunshine为美国动画片),当列出冲刺的问题时,要做主要的镇定剂去鼓励团队“理想地愤世嫉俗”就像“事情为什么会分崩离析?”和“我们不想承认的是这个计划的瑕疵吗?”和“我们最糟的诽谤者会怎么说?” 你甚至可以质疑冲刺的框架本身:“不过周五测试的结果如何,这个项目的长期效果会对客户产生有利影响吗”或者“这个项目有意义的利用了我们的时间吗?我们客户的时间呢?”
这些做法在你的第一次冲刺里你可能会觉得不太舒服,但这没关系。你会适应的,并且值得这么做。当我创造这个设计冲刺流程的时候我很受挫,因为很多团队在有机会更快的前进,做一些很棒的可以让世界变得更好(这是荒唐的硅谷理想主义)的事情时,他们在建立平庸或者无意义的产品(这是犬儒主义)来浪费时间。我始终相信理想主义是有效的。但是不要只做理想主义者。也不要做一个半信半疑的理想主义者,结合犬儒主义让你平和下来。拥抱它们两个,然后做一些很棒的事情。
22. 找一些练习
每次你做引导者都会更自信,更好一些。相应地,即使你一遍遍的读了这本书,用了这篇文章里所有的技巧,在你第一次做的时候也仍然不会是世界上最好的引导者。尽量的多找一些练习,要知道一开始的一些练习会给你最陡,最快的学习曲线。包括工作坊和冲刺,我大概成功引导了超过200件事,但我仍然在学习新东西,但在差不多5次引导之后,我大概能达到与现在比85%的舒适度。提出引导一个团队会议或者半天的工作坊,或者为另一个团队引导冲刺。最快的找到五次练习。
23. 不要太当真
如果你可以,试着黑自己。嘲笑一堆遵循活动清单的成年人的荒谬行为。 以及…
24. 享受它
运作一个设计冲刺是艰难的工作,这是毋庸置疑的。但它也应该是有趣的。对我而言,这绝对是最好的工作:一个有挑战性的问题,有限的时间,一个殚精竭虑一起工作的团队,建设性的分歧和取得进展。在你的生命里,这是几个高光时刻之一,品尝它吧。
最后一件事:记得你不必做到完美。你的地图不需要完美(我的地图从来没有完美过),你不用每件事都解释得滴水不漏(我从没有),你甚至不用记得这些指导。因为这个流程非常强大,它能处理很多不完美并且仍然解决问题。你只需要问问题,做记录,记时间。