通过健全采购管理监督机制，帮助企业实现成本控制

一、背景及现状问题
A酒店是当地知名酒店，以其对食材的讲究和优质的服务闻名遐迩，该酒店推出的菜品大受顾客的好评，所以生意一直很好，常常座无虚席。然而，在年底一核算，酒店领导发现酒店营业额不错，但是利润较低，仅占营业额的近10%，如何提升酒店利润成了酒店经理亟须解决的问题。
酒店经理经过初步调查发现，酒店的采购支出占酒店总支付的60%以上，因此，提升利润可从采购部入手。但是如何改革，才能既达到效果，又不影响内部的人员稳定，经理感觉该问题较为棘手，希望通过与外部第三方合作，来解决该问题。

二、问题分析
[size=10.5000pt]华恒智信团队针对酒店采购部门的现象，通过深入调查，认为该酒店采购部门目前所遇到的问题如下：
 

• 部门间缺乏对采购的需求分析。

采购成本大不仅与采购部门的采购能力有关，还与其他部门对采购部门的协作有关。各部门对所需要采购的物质没有进行系统的分析，对该部门所需物质没有准备的数量概念，缺乏计划性，导致采购部门的采购随意性较大，常常出现盲目采购的现象，最终导致货物的积压，货物库损量增高，造成浪费和流动资金呆滞。

• 采购部门采购物品成本控制工作存在缺陷。

[size=10.5000pt]通过调研发现，采购部门采购的物品质量符合酒店的规定，但是采购的价格都很高，导致货物的性价比不够，成本控制存在问题。主要表现在：
（1）缺乏市场价格分析：采购部门针对所需货品，没有进行市场调查与分析，没有制定关于货品价格的走势分析，季节差价、时段差价掌握不准，不能在货物价格最适宜的阶段购置货品，采购工作缺乏计划性，不利于成本的控制。
（2）采购渠道单一，没有实现多方比较：采购人员对企业的供应商缺乏认识，缺乏对商品原料的质量价格比较，熟人面子难以拒绝，人情采购甚至是花冤枉钱的现象时有发生。这导致了采购成本的增加，不利于成本的控制。

• 缺乏对采购的评估与监督机制。

[size=10.5000pt]各部门对对采购行为没有实现监督，对采购物资没有评估和建议，不利于采购部门采购技能的提升和采购的规范，具体表现在：
（1）缺乏对采购过程的监督：采购部门没有采用多人知情、多人参与、多人采购的制度，很少对采购员采取轮岗换人，采购员一干就是几年或十几年，能够摸清饭店管理漏洞中的诀窍，很会打“擦边球”。在这种情况下，酒店需要建立采购监督机制，促进采购的规范化，促进采购成本的下降。
（2）缺乏对采购结果的评估：针对采购部门的采购结果，酒店没有建立评估机制，各部门没有对采购结果的评估，不利于采购的进一步优化。

三、解决方案
华恒智信专家团队经过深入调研，提出以下改进建议：

• 加强各部门与采购部门之间的相互协作，实现有计划采购。

各部门需要对采购物质进行详细的统计和评估，做到采购工作有依据可循，不可进行盲目采购。各部门每月对所在部门的采购计划进行评估，找到采购计划与实际花销的差距，并探索原因，为下次的采购计划提供更多的依据，逐步优化采购计划，实现有计划采购。

• 做好采购准备，完善采购分析，实现成本控制。

配置市场物价调查分析人员，利用现代化的手段，根据每日市场调查，预测价格走势，编制原材料采购价格数据库，原材表价格变动报表，跟踪市场价格发展，分析市场价格走向，在预算计划的基础上，有目的地采购最廉价，最物美的产品。

• 理顺物资采购程序，实现货比三家，有效控制成本。

在正式采购中，实施比质比价采购，通过正规的招标行为，货比三家，逐步建立外协，采购合作伙伴。结合市场分析的结果，对投标商提出的价格进行分析，找到最佳的供货商。

• 建立采购评估和监督机制，进一步优化采购行为。

采购行为的优化需要建立在对采购的评估和监督之上，只有通过评估和监督，才能进一步完善采购中存在的问题，真正做到采购的优化。主要包括：

• 采购评估——制定效益考核指标，评估采购结果。

所采购的原料物品在保证质量的前提下，必须低于市场同类物品价格，因为饭店是批量进货，供求双方的利益较为稳定。
2、采购监督——增加采购员职能，完善监督程序。
采购员每月提交市场价格分析及预测报告，对供应商评价报告等；指派专门验货人员，归属财务部门管理，并给予一定的权力，对每一批采购来的货物都必须进行价格、质量、称重检验。
通过上述分析和专业建议，该酒店领导亲自带队成立改革小组，针对采购部门的问题，逐条改革、逐项落实，在短短几个月内，酒店的利润率就大额提升，成本明显下降。项目组的工作受到了客户方领导的高度认可，双方达成合作伙伴，定期开展合作服务。