职场 | 新人与离职同事交接工作,如何不踩坑

上一周,两个同事离职,我与他们进行工作交接,一开始,我是担心害怕的。曾经在网上看过很多帖子,总有新人要背锅。

更何况,两个同事的工作分属不同方向,都需要我快速独立完成。

经过这一周的实践,目前已经能够独立完成两个同事的工作任务,结果还是不错的。

跟大家分享一下职场新人如何交接工作,不踩坑,不背锅,快速上手。

01 工作项目介绍

知晓任务背景非常关键,这是为了让我们更快速地理解工作内容,需要向别人询问已经完成的和需要交接的工作项目。

以我实际经历为例,我会负责同事工作的一个方面,比如线上运营每日数据汇总(即日报制作),也会请同事把所有内容都介绍一遍。

有时候工作任务是相互关联的,如果只了解需要做的任务会有局限性。

02 具体工作内容

1.任务完成流程(sop)

请同事在完成任务的时候带着走一遍,包括如何进行数据查询、excel表格制作、数据分析、标准规范等,自己实践操作一番。

纸上谈兵终觉浅,绝知此事要躬行,交接工作切忌口头交接,一定要行为交接。

2.自己梳理工作sop

当同事告诉如何操作后,自己也进行试操作,将工作流程(sop)整理成文档。

一个经验,千万不要直接使用同事的sop!

每个人的习惯不同,直接使用很可能不知道怎么做了,自己整理的才是最适合自己的。

最大程度避免学了但不会,而且梳理完成后,请同事检查核对,是否符合规范和要求。

3.现有任务完成情况

有些任务是中途接手的,一定要明确完成了多少,需要我做多少。

知道从何做起很重要!

4.下一步工作内容

有一些任务,需要接手后完成,尤其是公司和部门未来重点项目。

对于这些项目,问清楚项目内容、项目职责、项目目标、预计何时进行、哪些工作需要、需要哪些部门协作对接等。

心中有数,再遇不慌。

5.已完成项目经验分享

向同事询问有无相关经验,无论是成功的还是失败的,或者是易错清单,都是新人最好的教材。

甚至可以向同事询问,有哪些提升技能的教程和建议,需要注意的地方。

03 项目联系人员

一个项目中需要对接联系的人有很多,跟同事核对好需要联系的人员。

a.向谁汇报(直接上级),也就是这项任务的直接上级是谁,谁直接负责。

b.客户对接人。

c.部门内对接人。

d.部门外对接人。

我们需要弄清楚每个人的姓名、职位、联系方式、工作内容、工作特点等,方便后续工作的开展,避免不知道从哪里找人。

04 自行动手操作

1.独立操作,查缺补漏

很多时候,看明白了,不等于学会了。

在同事离职前,自己独立操作、完成交接的任务,将结果让同事检查是否正确,操作几次,基本可以掌握。

2.分类整理,资料文件

将同事分享的资料分类整理学习,补缺,有不会的抓紧问,千万别等到离职后(不然连人都找不到了)。

05 资料文件共享

拷贝工作项目所有资料,比如重要文档模板、纸质版资料留档、电子版资料上传、常用网址账号和密码等。

06 TIPs

如果同事马上离职,争取在一天内完成这些工作。

在网上经常看到离职后被前公司cue,交接工作不知道怎么办,为别人顶锅。

因为我交接的任务不涉及纸质文件材料,所以没有撰写纸质版工作交接清单,如果纸质材料过多,一定要写一份,避免出错。

愿每一个新人都能顺利平稳地接手工作!

本文思维导图在这里,留个纪念吧!

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