职场第一关——写邮件

对于我们应届生来说,进入职场,就要表现出职场风范。我更想说的是,行为改变思想。因为我们表现出了职场风范,所以才让我们看起来更像是职场人士,已然进入职业状态。而从最简单的一封邮件中,就能看出你是不是足够职业。

在学校里,同学们习惯将微信作为最常用的沟通手段。但是在职场里,微信却只能成为一种辅助沟通手段。邮件才是最专业的沟通方式,原因如下:

  • 邮件易于阅读。稍长点的内容,微信需要几屏才能显示得下,也无法使用格式,这种阅读体验挺糟糕的。而邮件一般是在电脑上查看,显示效果明显优于手机;

  • 邮件易于保存和查找。一般的邮件系统都有对话功能,同一主题及回复的内容都能以对话的形式展现出来,可以轻松通过历史邮件把事件的来龙去脉还原清楚;

  • 邮件节省时间。邮件所节省的收件人的时间,是一种为对方着想的习惯。微信属于即时沟通软件,发出即收到,这种提示音对于对方来说是一种打扰,而邮件则不会有这样的问题,职场人士习惯在固定的时间收取和处理邮件,一般不会打开邮件的提示,这样就不会受影响,而手机一般不会静音因为可能会有电话进来。

虽说当今世界交通非常发达,但是我们和客户或合作伙伴不一定有见面的机会,这时候你的邮件就是你给别人带去的印象,所以我们在写邮件时应注意以下的细节:

  1. 公私邮件分开。使用公司的邮箱处理工作邮件,私人事宜使用个人邮箱,不要发到公司邮箱里;如因出差等特殊情况只能使用自己的私人邮箱,一定要注意自己邮件的名字,不能是随意的个性定制,如“最帅的老J”,要让对方一眼看出是谁的邮件,如“詹姆斯·邦德”;

  2. 邮件主题明确并能涵盖邮件内容,如“XX公司办公楼改造方案报价”。接收方通过主题即可决定是否马上打开这封邮件;

  3. 恰当的称呼。正式的商务邮件可以称呼对方的姓加职位,最好不要直呼其名,未曾联系过的邮件接收人,注意不要望文生义,从名字上判断性别,如果弄错了非常尴尬。外国人相对比较直接,一般用“Dear”+名字称呼即可;

  4. 逻辑清晰的正文。如果邮件涉及多件事情,一定要用段落合理进行分割。段落和句子尽量不要太长,这样更易于阅读和理解。正文中使用图片一定要慎重,因为很有可能因为操作系统和软件版本的原因造成格式错乱,影响对方的阅读体验;

  5. 简单大方的正文格式。一定不要使用背景图和背景音乐。字体大小最好统一,尽量少用字体颜色,大部分情况下黑色足矣。可以通过分段体现行文逻辑;通过缩进体现层次关系;通过加粗突出重点;

  6. 有始有终。以合理的结尾收束整封邮件。没有结尾的邮件一是不尊重;二是让人感觉这封邮件还处于半成品状态。简单点的结尾如“祝商祺”等均可;

  7. 签名。使用公司统一的签名。如果公司没有提供可以自己编写一个签名,简明扼要提供相应信息如公司网址、电话、自己的职位和联系方式等,方便对方了解更多信息;

  8. 附件。即使邮件只是发送一个附件,也请在主题和正文中写清楚这是什么附件,收件人将来搜索时可以很快找到相关附件。可能需要打印的附件,养成排版的习惯,让对方收到即可打印,这些细节无一不在提升你的形象。另外,邮件中写到“请看附件”的文字时,养成习惯即时把附件附加到邮件中,以免漏发。能写在正文里的内容尽量不用附件,少节省阅读者的时间;

  9. 发送前最后确认。把以上的要点检查一遍,注意正文中有无错别字,确认无误后再按下“发送”键;

  10. 可以使用回复邮件的功能省略输入邮件接收人姓名的过程。但如果邮件中讨论的内容已经与之前的主题不同,请即时修改主题,使主题与正文内容相对应;

  11. 注意邮件收取对象。特别是抄送、密送的区别。只把邮件发送真正需要的人;

  12. 休假时,提前设置好自动回复。让对方知道你现在不能即时回复邮件,同时告知相应的对接人。

好了,现在就开始写一封能真正代表自己形象的邮件吧。

你可能感兴趣的:(职场第一关——写邮件)