职场第一关——写邮件

对于我们应届生来说，进入职场，就要表现出职场风范。我更想说的是，行为改变思想。因为我们表现出了职场风范，所以才让我们看起来更像是职场人士，已然进入职业状态。而从最简单的一封邮件中，就能看出你是不是足够职业。

在学校里，同学们习惯将微信作为最常用的沟通手段。但是在职场里，微信却只能成为一种辅助沟通手段。邮件才是最专业的沟通方式，原因如下：

• 邮件易于阅读。稍长点的内容，微信需要几屏才能显示得下，也无法使用格式，这种阅读体验挺糟糕的。而邮件一般是在电脑上查看，显示效果明显优于手机；

• 邮件易于保存和查找。一般的邮件系统都有对话功能，同一主题及回复的内容都能以对话的形式展现出来，可以轻松通过历史邮件把事件的来龙去脉还原清楚；

• 邮件节省时间。邮件所节省的收件人的时间，是一种为对方着想的习惯。微信属于即时沟通软件，发出即收到，这种提示音对于对方来说是一种打扰，而邮件则不会有这样的问题，职场人士习惯在固定的时间收取和处理邮件，一般不会打开邮件的提示，这样就不会受影响，而手机一般不会静音因为可能会有电话进来。

虽说当今世界交通非常发达，但是我们和客户或合作伙伴不一定有见面的机会，这时候你的邮件就是你给别人带去的印象，所以我们在写邮件时应注意以下的细节：

1. 公私邮件分开。使用公司的邮箱处理工作邮件，私人事宜使用个人邮箱，不要发到公司邮箱里；如因出差等特殊情况只能使用自己的私人邮箱，一定要注意自己邮件的名字，不能是随意的个性定制，如“最帅的老J”，要让对方一眼看出是谁的邮件，如“詹姆斯·邦德”；

2. 邮件主题明确并能涵盖邮件内容，如“XX公司办公楼改造方案报价”。接收方通过主题即可决定是否马上打开这封邮件；

3. 恰当的称呼。正式的商务邮件可以称呼对方的姓加职位，最好不要直呼其名，未曾联系过的邮件接收人，注意不要望文生义，从名字上判断性别，如果弄错了非常尴尬。外国人相对比较直接，一般用“Dear”+名字称呼即可；

4. 逻辑清晰的正文。如果邮件涉及多件事情，一定要用段落合理进行分割。段落和句子尽量不要太长，这样更易于阅读和理解。正文中使用图片一定要慎重，因为很有可能因为操作系统和软件版本的原因造成格式错乱，影响对方的阅读体验；

5. 简单大方的正文格式。一定不要使用背景图和背景音乐。字体大小最好统一，尽量少用字体颜色，大部分情况下黑色足矣。可以通过分段体现行文逻辑；通过缩进体现层次关系；通过加粗突出重点；

6. 有始有终。以合理的结尾收束整封邮件。没有结尾的邮件一是不尊重；二是让人感觉这封邮件还处于半成品状态。简单点的结尾如“祝商祺”等均可；

7. 签名。使用公司统一的签名。如果公司没有提供可以自己编写一个签名，简明扼要提供相应信息如公司网址、电话、自己的职位和联系方式等，方便对方了解更多信息；

8. 附件。即使邮件只是发送一个附件，也请在主题和正文中写清楚这是什么附件，收件人将来搜索时可以很快找到相关附件。可能需要打印的附件，养成排版的习惯，让对方收到即可打印，这些细节无一不在提升你的形象。另外，邮件中写到“请看附件”的文字时，养成习惯即时把附件附加到邮件中，以免漏发。能写在正文里的内容尽量不用附件，少节省阅读者的时间；

9. 发送前最后确认。把以上的要点检查一遍，注意正文中有无错别字，确认无误后再按下“发送”键；

10. 可以使用回复邮件的功能省略输入邮件接收人姓名的过程。但如果邮件中讨论的内容已经与之前的主题不同，请即时修改主题，使主题与正文内容相对应；

11. 注意邮件收取对象。特别是抄送、密送的区别。只把邮件发送真正需要的人；

12. 休假时，提前设置好自动回复。让对方知道你现在不能即时回复邮件，同时告知相应的对接人。

好了，现在就开始写一封能真正代表自己形象的邮件吧。