原创 王琼输出的力量 王琼工作室 输出的力量
商务英语写作是一个系统过程:把思考翻译成表达,把词语和句子进行排列组合,以文笔输出为读者服务,追求极致的效率。借用语言学中信息加工理论,我为写作搭建了一个极简模型:IPO。
I: Input,输入
P: Process,加工
O: Output,输出
不过,此“IPO”不是指“首次公募发行”,而是语言学理论里的“输入-加工-输出”系统。它们构成了写作中必不可少的三个核心步骤,经过深度思考和刻意训练,能够迅速提高我们对写作的全局观、加工的效率和输出的质量。
当然这和“首次公募发行”也有相似之处。写作就是亮相,是一个人的名片,是展示出的表现,然后依靠“股东”读者检验是否能够获得上市变现、收获利益的结果。
所以,我对商务英语写作打造的模型是:IPO系统+效率。
当我们开始准备的时候,材料堆砌在脑海,这就是输入。然后是加工的步骤:称呼怎么写?第一句话怎么写?怎么安排顺序?怎么说明重点?怎么开头结尾?等等。最后就是在纸上、键盘上、屏幕上一点点落实成文字,这是输出。如果把这个模型展开,就得到这样一个结构:开头->目的->结构->场景->品控->见证输出的效果
每一个环节都要极简敏捷、快速高效。我还可以把它描绘成一个“沙漏型”的写作过程。上面是输入,是思想和内容的素材;逐渐过滤的过程是加工,是对材料的快速思考和对素材的安排。中间交汇处是写作的目的,然后延伸向下是输出的内容。
演讲是以声音开始,以行动结束。
写作是以文字开始,以结果结束。
写作过程中还存在一个隐含环节——加工,主要是我们在头脑中进行的思考和建构。它又是怎样影响写作的呢?
我上课前访谈学员时,大家谈到最多的痛点就是:不会整理素材,没有抓手,不知道怎么写才好。这是表象,内在的原因是:脑子乱,没头绪,最后只好依靠翻译软件查询词汇去对应和加工。
有人吐槽:开头就无所适从,不知如何处理才好,所以花费时间长,令人抓狂。
有人反映:不会搭结构,信马由缰,想哪儿写哪儿。
有人苦恼:不想写、不会写,乱写瞎写,求指导。
有人迷茫:如何驾驭微妙的场景,拒绝别人,委婉吵架,不得罪人还能把事办成。
有人愤怒:怎么得罪的别人都不知道,与他人渐行渐远。
加工就是快速起草,布局谋篇,不论是打草稿还是打腹稿,把场景、对象、目的、结构一气呵成先草拟出来。
写作本身就是思考,我们可以参考哪些思考的框架呢?
我推荐两个。
一是美国麦肯锡资深顾问、培训师芭芭拉·明托在《金字塔原理》中提到的SCQA的思考方法:
Situation:情境是什么?提供信息?给予方案?要求资源?汇报行动?
Conflict:冲突有哪些?内部冲突?还是外部?是交付时间短?还是资金紧张?是客户要求不合理?还是我们无法满足?只有把矛盾冲突明晰地介绍了,写作才有意义,如果都是春和景明,歌舞升平,对不起,那不是公司常见的场景,那是托儿所或者养老院或者广场舞大妈的场景。公司恨不能就是打仗的地方,就是要快速解决问题的地方。那就要体现冲突是什么。
Question:导致冲突的问题是什么?如何分析出来的?有哪些疑惑?
Answer:解决方案是什么?解答疑惑的结论是什么?
金字塔原理中SCQA的应用非常灵活:
我们不妨思考几个场景:
1. 申请资源:SCQA
S:现在项目进行的情况
C:客户提出了新的需求,而人手资金不够按时完成
Q:核心的问题是:交付时间和人员安排工作量的冲突
A:建议行动是:申请批准人手和资源。
2. 先说结论,再分享细节:ASQ
A:各国家研发中心的项目需要在疫情期间更好的协同工作
S:居家办公、出行限制、防疫政策各不相同
Q:不能协同好工作的问题是继续延迟,最后导致项目流产
3. 强调困难和问题:CSA
C:现在的挑战是供应链无法及时保障
S:情况是物流停滞,生产停滞,人员无法生产
A:开辟第二战场,转向其他地区
这些是思考的要素,像四巧板一样,可以拼图,组成不同场合、突出不同重点的结构化思考,容易理解,便于应用。
当然,如果还想思考得更加周全,也可以参考另一个方法。它是由英国心理学家、创新大师爱德华·德博诺博士发明的“六顶思考帽”。帽子的魔法简单、实用、强大,是一个有力的系统思考程序。
一句话,六顶思考帽带来了思维的视觉化、工具化、步骤化、效率化。
它以彩色心理学的联想法,用蓝、白、红、黄、黑、绿的颜色标识思维;以帽子为比喻,给思维以工具和仪式感,让我们专注思考;以帽子的组合和程序给思考一个指引力的地图;以平行思考,整合个人和团队的智力资源。六种颜色、六顶帽子触发和指引思维,它们就像是音符,根据需要进行组合就可以创造出完整而美妙的“思考乐章”;它们就像是编码,可以让我们设计出不同思考的程序。
我有一位学员,把六帽用来写商务邮件,得到领导的大加赞赏。
他的邮件主题是:Report a problem to the line manager/向领导汇报一个问题。他是这么写的:(具体内容涉及商业敏感,略去)
the Blue Hat/蓝帽:report a problem to the line manager/汇报一个问题
the White Hat/白帽:current status and information sharing, data/现状、信息与数据
the Black Hat/黑帽:potential risks and problems /汇报存在的问题、不足、风险
the Green Hat/绿帽:causes and tentative suggestions and recommendations/分析问题的原因并提出初步解决方法
the Yellow Hat/黄帽:values and benefits/游说解决方案的价值及利益
the Blue Hat/蓝帽:action plan/制定行动计划
我采访了这位学员和他的领导。领导告诉我:“我每天差不多要看近百封邮件,其中大部分都是汇报问题,但绝大部分员工只会这么写:蓝帽——汇报问题;白帽——目前情况;黑帽——存在的问题;蓝帽——咋办呢?”
我问:“这么写邮件,您为啥不满意?”
领导说:“当然不满意了!黑帽摆在那里给谁看呢?我还不是需要再召集会议征询解决的办法呀。”
当我采访这位员工时,他说:“你想,光给老板一个黑帽子报告问题,他肯定不放过我。我必须在黑帽后面加上个绿帽子,哪怕是自己粗浅的分析或者建议,也要提出解决办法。”
之后,领导还不忘夸赞这位员工:“你看,人家多自信!还不忘游说一下,让我看到他的解决方案的价值。对于如此自信的员工,我还有什么理由否定他的办法,而不是在他的方案中筛一筛我也认为可行的,赶紧实施呢?”
所以这样做的价值是:从帮别人了解信息转变为对行动方案的评估和执行,增强了单位时间沟通的效率。
我们每天阅读或回复的邮件可能多达十几封,甚至几十封。很多邮件写了之后反而产生了更麻烦的结果,需要不断打电话澄清。用六帽写邮件帮助我们比较全面而策略地思考。如,别人对情况了解到什么程度?我还需要提供什么信息?团队是否信息对称?主要的问题是什么?如果只汇报问题是否还会产生后续问题和沟通成本?要不要先分析原因?提出初步建议,让团队可以更好地改善建议并付诸实施?
有的公司正在考虑是否把六帽作为插件放入公司的邮件系统outlook里面,也算是一个创新。如邮件的主题行一栏显示“Re”了四次以上了,那么蓝帽就闪亮提示,“事由“是否可以改成新的主题了,然后有六个颜色框标示出结构化的思考和语义表达的关键词。
而使用帽子的顺序可以非常灵活,根据场景而定。例如,提供信息,就写在白色一栏里;有问题就写在黑色一栏;有解决方案就写在绿色一栏;有价值就写在黄色一栏;有决策或感受就写在红色一栏;有行动计划就写在蓝色一栏。这样,不管是用母语还是外语,至少让收信人知道大致的意义和思路,从而提高沟通效率。这样做还能促进深入思考,再以语言作为思维的载体精准表述。
从小处着手,从大处着眼。哪怕写一封邮件也让人看到思路周全,落笔成文。
由此延伸,我们还可以用六帽设计PPT的思路。我在一家银行机构给他们设计了思考和写作模版,结果大受好评——一页幻灯片,呈现全局观。
个人使用中,最多七张幻灯片充分论证一个问题,而且还可以像乐高玩具一样灵活组合。
如果写与情报相关的内容,多说白帽;
如果是融资,多写黄帽;
如果是吐槽,聚焦黑帽;
如果是头脑风暴,多贡献绿帽;
这样,既有全局观的广度也有思考的深度内涵,减少遗漏。
要想写得好,先要想得好,至于用哪一个方法,我们完全可以灵活自由。
快速思考、加工素材之后,我们还要完成商务英语写作的最后一道工序——输出。如果说,在加工过程中我们以思路把结构搭建清楚,那么在输出时要注意技巧,串接起各个部分和组块,激活写作的能力。
为什么说要激活?
到踏入职场的那一刻,大部分人已经积累了几千个英语单词。但是很多人写东西不是激活自有的单词库,或用已经掌握的词汇写邮件,而是不胜其烦用翻译网站或者软件查词,结果写了很多“中式”英语,或者选了一些晦涩难懂的词,自己也不知道什么意思,别人也不一定知道,给彼此添麻烦。比如,expenditure, 其实就是:cost的意思,没必要用长词、大词。谨记:商务写作的目的是为了快捷,不是为了炫耀。所以不要用翻译的方式来写作,而要把握词汇的精准意义。
这一点,不久前我也收获了一番感悟。
2022北京冬奥会结束后,我找出我的思维导师——爱德华·德博诺博士来华给北京2008奥组委培训的视频发给了他儿子,同时分享到我们全球首席讲师的官网平台上。当时我写了一句话:The Beijing 2022 Winter Olympics ended, and I’d like to share the video of……
结果,德博诺的儿子Caspar给我是这么回复的:Congratulations on the successful conclusion of the Winter Games。Caspar以前是英国《财经杂志》(Financial Times)的总监,我看到这位英语母语人士的用词,一拍大腿:哎呀,这个好!一个 “end,” 一个 “conclude” ,平平常常的遣词却体现了不凡功力。“end“有“终结”的意味和色彩,不是特别正面积极,易被人误解;而“conclude”中规中矩,措辞精准安全。
这就是输出的力量。
一句话:商务英语写作是IPO系统+效率。我们需要快速完成输入-加工-输出的环节,实现相对正式的书面沟通的目的。
我曾在备课时访谈过上百位企业高层领导,请他们选出:在国际化公司中的员工晋升考量中,如果只列举一个最重要的因素,会是什么?
答案是:如果只能有一条,那就是——高效的沟通能力。
最近的调研数据显示,每人每天平均有43%的时间花在交流上。显然,职场人士的大部分时间都在和客户、同事、领导等——沟通。
好好写吧,它是正式沟通的必备武器。
文章:王参谋
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总能让你进步一点点