【拆书｜每天节省2小时】06 改善工作方法 做到每天节省2小时

前天那个文件放哪儿，怎么又找不到了？需要写字时，突然发现办公桌上没有笔了。后天要开调研方案评审会议了，我还没写呢，怎么办呢？又要加班了。你是不会经常发生这样的事情，桌面总是一团乱，文件摆的乱七八槽，电脑里的文件也是这一个那一个，总是在需要的时候找不到。任务马上到期了，还没有开始做呢。

每天节省2小时

怎么办呢，怎么办呢，有什么办法？帮帮我吧。

别着急，今天拆书《每天节省2小时》第12章 制定一个简单有效的归档系统，第13章 每天节省2小时，第14章 识别和管理拖沓。告诉你出现这些情况怎么办。

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办公桌一定要整洁，别弄的一团糟，文件归类整理，一类放在一个文件夹里，摆在文件框里。

整理办公桌，文件这类事情，一天至多5分钟就完成了，有时一个星期整理一次，也花不了几分钟。这样需要找什么东西时，一眼就能够看到，节省找的时间。

电脑里的文件更是要归类整理了，你可以按日期，按文件类型，还可以按工作类型存放文件。

本人说个自己的小技巧，首先所有的文件按年存放，那就是2017年的工作都放在这个文件夹里，到了2018年再建一个文件夹，存放新年的文件。

在每年的文件夹目录下，再按工作类型存放，例如会议，质量管理，平台设计，岗位调研，哪一类的工作文件就放在哪类文件夹下。某一类文件夹下再分类，例如岗位调研可以再分为竞争对手调研，招聘岗位调研。竞争对手调研下又创建不同竞争对手的文件夹，分别存放在不同竞争对手的调研文件。这样你想找什么文件，按这个思路一下子就能找到了，不需要花很多时间。整理其实也不需要花很多时间，如果提前设置好的存放规则，根本不需要整理时间。

02

很多人都有这个毛病，一项工作到期了，还没有开始做呢，有时是已经做了，但是却没有按时完成，这可以说是职场人的一个拖沓的习惯了。

这个拖沓其实每个人都或多或少的有点，只是有人严重，有的人看不出来。

书中讲了一个方法，就是每个工作任务都设置截止日期，这样每次看到这个工作都快到期了，赶快做吧。这在无形中在催你赶快开始做了。这确实是一个很好的办法，可以叫做时间催促法。

其实这个方法我自己实验过，是非常好用的。我每次接到一个工作任务，都要在笔记本上记下来，主要是怕忘了，然后写上截止止日期。

我开始使用这个办法，是把任务和截止日期记在记事本上，可是过两天，记事本上记了很多事情，这个事情可能又忘了，但是忘事的概率小了很多。

后来我想了一个办法，就是拿了本台历放在办公桌上。例如3月16日需要提交4.2版本的需求，那我就直接在3月16日写上4.2版本需求，这样基本不会忘。但是这有个小小的问题，那就是这件事情3月16日完成，起码需要3月10日开始做，可是有时候只看到完成日期，却把这个开始时间忘了。做这件事情时又要紧紧张张的，可能到时确实没有按期完成。

我又进一步完善这个办法，在日历上把开始日期也标上，同时在手机日历上设置提醒，这样就做了双保险，到了什么时候该做什么事，一下就清楚了。

现在我又想了一个更好的办法，那就是列一个工作List表，每天做什么都写上，提前一天预计第二天的工作。就比如4.2需求这个事情，我是3月6日接到的任务，那么直接在3月10日那天记录这项工作，一直记得3月16日，并且在3月16日那天记上提交需求，这样就绝对不会耽误工作了。

03

大家都有一个习惯，喜欢完成小任务再完成大任务。

既使每个工作都标记了开始日期和截止日期，还是会把大任务往后拖，这就象做数学题一样，先易后难，往往到最后开始做难的题目了，没有时间了，要交卷了。

可是工作怎么办呢，不能因为任务大就不做了，或者拖延吧。唯一一个好办法就是把一个大任务分解成一个一个小任务，每天做一点，在轻松愉快中就完成了。

同样举一个我自己的例子，还是上面那个4.2版本需求，这一个版本的需求，我需要做六七天，算是一个大任务。所以就要分解这个任务，这个4.2版本需求有两个大功能，一个试题功能，一个学习功能。

试题功能中又有单项技能测试、阶段测试，组卷测试，直播测试，这样就把一个模块分成四部分。列计划时，一天只列一至两个，这就不难了吧，不需要一下子完成那么多，一天只完成一到两个小任务，并且一个任务四个小时基本就完成了，不会有很大的思想负担。如果一天做两个任务，觉得多，可以把这个工作提前两到三天做，每天只完成一个任务的需求，这不是很轻松的事 情吗？

一天只做一个任务，到大任务到期时，轻轻松松完成，不是很好的事情吗？

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今天的拆书完成了，下面总结一下。

整理办公桌和文件归类，减少找的时间。任何一个工作都设置截止日期，可以增大按期完成的概率。最后把大任务拆解成一个一个小任务，每天做一点点，没有任何负重感，任务到期漂漂亮亮的完成。

从这些事情可以看出，每天节省2小时。不是一个工作节省2小时，而是这个工作节省10分钟，那个工作节省15分钟，最后一天节省2小时。

所以，到这里，可以很明确的看出来，每天节省2小时完全不是梦想，而是可以实实在在的可以实现的。

什么也别想了，开始着手改善工作方法吧。