【干货】职场生存法则：秘书如何协助领导承办好会议？

一般来说，凡领导要参加的会议，秘书就要参与这个会议的某个环节和全过程。从会议的全过程来说，秘书可能参与承办的主要任务是：

(1)收集会议的议题，安排会议的议程；(2)发出会议通知，负责会议报道；(3)准备会议材料，撰写会议文件；(4)对与会人员进行编组，布置会场，安排座次；(5)印发会议证件，负责会场签到；(6)及时收发文件，认真加强管理；(7)做好会议记录，整理文件，立卷归档；(8)做好会议的保密工作。

我们再来分三个方面来探讨：

一、做好会议准备工作

1.安排议题

一般是先有议题，后决定开会。会议议题的来源一般是：领导批示交办的或指定有关部门汇报的问题；下级机关提请讨论的问题；上级机关或领导下达指示，需要下级召开会议学习、研究、讨论的问题。

2.拟定与会人员名单

会议由什么人员来参加，有时由领导具体点定，有时领导仅提个框框。有的时候会议的参加人员常常不明确，不好限定，这就要求秘书会前对参加会议人员提出建议，拟出名单，供领导审定。

3.申请报批会议

一旦确定召开某个较大型的会议之后，秘书人员首先要向上级机关进行报备审批，得到批准才可召开会议。秘书人员要将上级的肯否情况及时报告领导。

4.拟发会议通知

会议得到批准后，秘书人员就可以根据领导的指示，草拟和印发会议的草案和相关证件。一般而言，对于大型会议，要通过文件形式进行传达；对于小型会议，则只需通过电话通知相关人员即可。

二、做好会议文件撰写工作

1.撰写开幕词

开幕词中要写明此次会议召开的背景，出席会议的人员，会议的目的和主要内容，会议哪些意义，对与会人员主要要求，对会议有哪些希望。

2.撰写讲话稿

要写明会议的意义和重要性，对有关工作的事当评价及存在的主要问题，会议应当注意研究讨论的中心问题，提出和解释部署当前存在的疑难课题，并且最好还提出一些新的观点见解，这样能让与会者产生新鲜感。

3.撰写大会报告

报告内容一般包括：进一步阐明会议的性质、任务和意义；总结前段时间工作情况，提出会后工作任务；提请会议着重讨论的问题并对此讲一些初步意见；对各种不同观点、做法给予评价。

4.撰写大会发言

秘书可以只给领导一个发言提纲，或者提供几个典型事例，或者提供一些数据资料，其他内容就让领导放开讲。这样子的话，领导往往能讲出自己的风格和水平。

5.撰写大会总结

主要写出大会所取得的成绩，也写出这次大会的不足之处；总结的主体部分就是此次会议所解决的问题以及产生的收获，和对会后的要求。会议总结和会议精神必须要一致，不要让人觉得会议有几种声音，几个调子。

6.撰写闭幕词

闭幕词是作为大会的结束语，就要概括下大会的议程、基本精神、主要成果及其意义，以及提出几点贯彻大会精神的希望和要求。

三、做好会议服务性工作

1.排好会议座次

一是排好领导座次。一般是按照职务高低依次排列。

二是对上级领导和上级机关工作人员的座次排列。上级领导当然是要安排在会场主桌的中心位置，上机机关工作人员一般按“增加一职”的地位，与本单位领导混合排列。

三是对来宾的座次排列。若来宾较多，除少数高级来宾应排在主席台的前排和主席台上之外，其他来宾按职务顺序在台下的前排依次排列。

四是离退休干部的座次排列。一般来说是按照主席台和会场的大小，在排列完现职的常委成员之后，将离退休领导按照他们任职的先后顺序来依次排列。要把先任职、资格老的领导排在前面。

五是座次的排列，应报请有关领导审定。

2.做好会议记录

做好领导发言记录有两种方法：一种是摘记，即只记要点，不是事无巨细全盘记录，可以用汉字直记。另一种是详记，就是有言必录。包括发言中的插话，领导闪现的新思想、新观点都要速记下来，可以用符号速记，也可以先录音后整理。

3.安排大会发言

一是注意各单位之间的平衡，二是注意各级领导同志、主要领导同志与一般领导同志的平衡。当然这也不是秘书完全能左右的。但事先提出建议供领导考虑是可以做到的。

4.安排领导的社交活动

开会期间，领导可能还要接见和看望与会人员，同代表照相留念，参加其他文体活动等。要注意，一是减轻领导的不必要应酬，二是凡需要领导参加的社交活动，具体谁参加，要全面考虑，尽可能平衡。三是要会同有关部门考虑领导安全问题。当然，这些秘书只能提个初步意见，最后由主管领导确定。