Excel读书笔记13——分列及其精彩应用

分列就是将单元格中的内容按照指定的规则分拆到多列中，同时还可指定分列后列数据中的格式。分列主要用于分拆字符串、转换数据格式。下面举三个示例介绍。

1.根据指定的分隔符分拆字符串

在示例文件“表3-7 分列”中，A列为ERP系统中导出的物料编码，编码的第三节是产品生产年月，第四节是产品代码。下面演示使用分列功能从物料编码中将产品代码和生产日期提取出来，并将日期设置为“2014年3月”的格式，产品代码设置为文本格式。

Step1：打开示例文件“表3-7 分列”，选中A列，点击【数据】选项卡“数据工具”组中的“分列”按钮。打开“文本分列向导”对话框,如图3-24所示。

图3-24 文本分列向导第一步

Step2：Excel判断分列的标准默认为分隔符号，故直接点击“下一步”。

Step3：将“分隔符号”的“其他”选项勾上，并在输入框里输入英文小数点“.”，如图3-25所示，然后点击“下一步”。

图3-25 文本分列向导第二步

提示：对话框中还有一个非常有用的选项：“连续分隔符号视为单个处理”，当在数据中存在多个连续符号，但要视为一个来分列时请将其勾上。其他选项的输入栏内不只可以输入标点符号，也可以输入单个字符，如字母、汉字。

Step4：如果要保留原数据，可将数据分列到其他列。在目标区域里输入分列后的目标单元格地址，在本示例中目标地址设置为“C1”。然后在数据预览栏内分别选中分列后的数据列，将第一列、第二列设置为“不导入此列”，第三列格式设置为“常规”，第四列设置为“文本”，如图3-26所示。

图3-26 文本分列向导第三步

Step5：点击“完成”，完成分列，分列后效果如图3-27中的C列、D列所示。

图3-27 分列完成后的效果

C列为数字格式，那如何转换为“2014年3月”的数据和格式呢？

Step6：选中C2:C14单元格区域，点击右键→设置单元格格式，在“设置单元格格式”对话窗的“数字”选项卡中选择“自定义”，将自定义格式设置为“"20"00-00”,如图3-28所示。然后点击“确定”退出，此时C2、C3单元格分别显示为“2009-12”“2011-05”，其余单元格类推。

图3-28 设置自定义格式

Step7：选中C2:C14单元格区域，连按【Ctrl+C】键两次，打开剪贴板。

Step8：点击剪贴板中要粘贴的项，将剪贴板中的内容粘贴到C2:C14单元格区域，如图3-29所示。

图3-29 将剪贴板的内容粘到目标单元格

Step9：将C2:C14单元格区域的格式设置为日期“2014年3月”的格式即可。设置方法及设置后的效果如图3-30所示。

图3-30 设置C列的日期格式

2.根据指定宽度分拆字符串

分列功能还可以通过指定固定的分栏符位置来自定义所希望的数据拆分方式。在上例Step1中的第3步如果选择“固定宽度”，然后在“数据预览”框中拖动一条线以指出你希望在何处拆分内容，Excel会根据你指定的位置来拆分列,如图3-31所示。其他操作相同，不赘述。

3.转换字符串的格式

在日常操作中，我们可使用分列的格式设置功能来进行数据格式转换，如文本转换为数字、数字转换为文本、数字转换为日期。由于篇幅所限，不再一一举例，可参见第二章第一节中“不规范文本的整理技巧”的示例。

图3-31 按固定宽度分列