关于会议的思考

许多人讨厌开会，可又不得不参加各种会议。一项资料显示，社会组织成员开会时间占据了15%－35%。高管或是组织的一把手，这个比例还会更高。现在有的一把手参加会议的时间甚至超过了工作时间的一半，这一点也不奇怪。这一方面反映当今会议负担的繁重程度；另一方面它反映了当今决策需求日益增长的复杂性。有的会议，比如布置任务的会议，那是不得不要开的，如果你连任务都不布置下去又如何去落实呢。而有的会议，特别是自己组织的会议却是可以思考要不要开？如何开的？

一、我们为什么要开会

任何一个人的见识有限的，所拥有的知识、智慧也是有边界的，所以我们碰到困难和问题就要找个人商量，两个人商量不叫会议，只是商量而已。“三个臭皮匠顶个诸葛亮”是一句成语，三个臭皮匠在一块比诸葛亮厉害，集中了三个人的智慧，三个人以上一块商量也才可以叫会议。许多人在一块开会则是集中所有人的智慧。把无数的个体聚集起来，形成了一个巨大而抽象的大脑进行思考，集中大家的智慧这才是开会的目的所在。如果让我给开会下个定义就是：开会——是一种无法被取代的带领集体一起思考的方式。通俗一点讲，我一个人思考不过来。今天召集大家一块来帮我思考。有人会说，现在网络那么发达，可以打电话、发邮件、还可以开视频啊，不一定非要占用大家时间开会吧。这个理解是错误的。有大量实验表明，我们与其他人面对面的互动比虚拟互动更快乐、更有效，而且这种会议形式可以帮助我们强化共识，排除异常。虽然会议的成本很高（现在有方法可以准确地计算出成本是多少），但是不召开会议可能会付出更昂贵的代价。这就是开会的目的，也是开会的重要性。

二、怎样开好会议

开好会议首先需要一个场地。如果有可能最好要设置一个强化注意力的物理环境。这种条件包括充足的自然光线、安静的环境和足够的空间，让人们有机会四处走动。一个上个洗手间都走不出来的会议室是十分糟糕的。正方形或圆形的会议空间允许所有人与他人进行眼神接触，因此鼓励了所有人的参与度，这也有利于提高会议效率。

开好会议要预有准备。如果参加会议的人会前先取得会议议程、会议背景资料，就能在会前进行思考，将有助于大家对会议目的有共同的理解，确保宝贵的时间不会被浪费，每个人进入会议室的那一刻即可跟上议程。

开好会议要有明确的主题和观点。这是聚焦解决问题、提高效率最为重要的环节。人们为什么不大愿意参会，最大的问题是这些会议主题是与自己无关的，充数的，也正因为如此，才有了代会这个词。要避免这种现象发生就要让会议主题和与会者发生关联，并且自始至终都能围绕主题不偏不绕。

开好会议还要把握好节奏。会议组织者要注意引导讨论围绕重点、确保会议中的发言不跑题、不超时、不出现人身攻击等影响团结的事。会议的主持人还要提醒会议上每个人在发言前都经过了思考，而不是将自己的反应脱口而出。维珍集团创始人理查德·布兰森提倡站着开会，心理学研究也表明：坐着开的会议和站着开的会议相比，时间长34%。我不知道站着开会是一幅怎样原情境，但这个思路值得借鉴。

三、注意事项

在这方面，一是不能让会议目标分散。本来是研究A事项的，最后都说了一些与A不沾边的C和D，这样起不到会议的效果，围绕主题永远是会议的重点。二是要防止“锚定风险”（指第一个发言人设定了议程和框架），就像过去美国最高法院一样，让资历最浅的人先发言，这样容易让大家充分表达意见，帮助团队更好地思考，这也是会议召集人最后发言的原因所在。三是留出沉默时间。让团体反思和消化，这可以提高讨论的质量。

让我们一块去实践。