采购模块需求文档

一、引言

1.1 编写目的

本需求文档详尽阐述采购模块的各项需求，旨在为采购模块的设计、开发、测试以及后续维护提供精准且全面的指导依据，确保模块开发契合公司实际业务需求，助力采购流程高效化、规范化。

1.2 项目背景

伴随公司业务规模持续扩张，采购业务日益繁杂，传统采购管理模式在效率与成本控制方面的局限性愈发凸显。为提升采购管理效能，降低采购成本，强化供应链协同运作，实现采购流程的数字化、智能化转型，特开展采购模块的开发工作。

二、功能需求

2.1 采购计划单管理

• 创建：支持手动录入与关联数据导入两种创建方式。手动录入界面清晰区分必填项与选填项，提供便捷的输入提示；关联数据导入时，系统自动完成数据格式转换与精准匹配，确保数据完整性与准确性。

• 编辑：允许对采购计划单中的物料信息、数量、预计到货日期等关键内容进行修改。每次修改均记录历史版本，详细标注修改人、修改时间及修改内容，方便回溯与责任追溯。

• 审核：设置灵活的多级审核机制，审核流程依据公司组织架构与业务规则定制。审核过程中，审核人员可添加详细审批意见，审批通过后，采购计划单正式生效。

• 查询：提供强大的查询功能，支持根据供应商名称、物料名称、计划单号、需求部门等多维度条件组合查询。查询结果以列表形式直观展示，且支持一键导出为 Excel、PDF 等常用格式，便于数据整理与分析。

2.2 采购订单管理

• 创建：可依据采购计划单快速生成采购订单，也支持手动创建。手动创建时，系统自动关联采购计划单，方便信息引用与核对，减少重复录入工作。

• 关联：与采购计划单建立紧密关联，通过可视化界面展示关联关系，点击订单即可快速追溯至对应的采购计划单详情，反之亦然。

• 审批：遵循预设的严谨审批流程，审批过程中，审批人可对订单内容进行修改，并附上明确的审批意见。审批记录永久保存，确保审批流程可追溯。

• 跟踪：实时跟踪采购订单执行状态，借助与物流系统的无缝对接，获取订单发货、运输、到货等全流程信息，采购人员可随时掌握订单动态。

2.3 采购发货单管理

• 生成：供应商发货时，系统根据采购订单自动生成采购发货单，自动填充订单中的关键信息，如物料名称、规格、数量等，减少人工录入错误。

• 信息录入：支持快速录入与批量录入功能，方便供应商补充发货日期、物流单号等额外信息。

• 关联：与采购订单紧密关联，在发货单与订单详情中均可相互查看关联信息，便于核对发货内容与订单要求是否一致。

2.4 采购收货单管理

• 创建：仓库收到货物后，依据采购发货单创建采购收货单。支持扫码录入货物信息，提高收货效率与准确性，避免人工录入误差。

• 验收：对货物进行全面验收，验收结果分为合格、不合格、待进一步检验等状态，并详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员等信息。

• 关联：与采购发货单、采购订单实现深度关联，在系统中可进行联动查询，方便追溯货物来源与订单信息。

2.5 采购差异单管理

• 生成：当收货数量、质量、规格等与采购订单不一致时，系统自动生成采购差异单，并关联相关采购订单与收货单，便于快速定位问题源头。

• 处理：详细记录差异原因、处理措施及处理结果，处理过程需经过相关负责人审批确认，确保差异处理流程规范、透明。

2.6 采购退货申请单管理

• 创建：因质量问题、规格不符或其他合理原因需要退货时，相关部门在系统中创建采购退货申请单，详细说明退货原因、退货物品明细、数量等信息。

• 审批：设置严格的审批流程，审批过程可根据实际情况设置加急通道，确保特殊情况能够及时处理。审批通过后方可进入退货流程。

2.7 采购退货发货单管理

• 生成：审批通过后，系统根据采购退货申请单自动生成采购退货发货单，自动填充退货申请单中的关键信息，减少人工操作。

• 发货处理：详细记录退货发货的相关信息，包括物流单号、发货日期、退货方式等，方便跟踪退货进度。

2.8 采购退货收货单管理

• 验收：供应商收到退货后进行验收，验收结果需及时反馈给采购方。验收合格后创建采购退货收货单，记录验收时间、验收人员等信息。

• 记录：完整记录退货验收结果，验收结果作为供应商评价的重要依据之一，影响后续合作决策。

2.9 采购退货差异单管理

• 生成：当退货验收结果与退货申请不一致时，系统自动生成采购退货差异单，详细记录差异情况，包括差异物品、数量、原因等。

• 处理：双方协商处理差异情况，处理结果需经双方确认并记录在系统中，确保差异处理过程有据可查。

2.10 供应商调价单管理

• 创建：供应商提出价格调整时，通过系统提交供应商调价单，详细填写原价格、新价格、生效日期、调价原因等关键信息。

• 审批：启动内部严谨的审批流程，审批过程综合考虑成本预算、市场行情、供应商信誉等多方面因素，确保调价决策合理。

• 生效：审批通过后，新价格立即生效，系统自动更新所有相关采购订单、合同中的价格信息，确保数据一致性。

2.11 报表统计功能

• 采购成本报表：统计不同时间段内的采购总成本，按物料类别、供应商等维度进行细分展示，数据来源于采购订单中的价格与数量信息，支持月度、季度、年度等多种时间跨度查询，以柱状图、折线图等可视化图表呈现，方便直观对比分析成本变化趋势。

• 采购订单执行报表：展示采购订单的执行进度，包括已下单、已发货、已收货、退货中、差异处理中等不同状态的订单数量及占比，数据取自采购订单、发货单、收货单、退货单等相关单据，实时更新订单状态，为采购人员提供订单执行情况的全景视图，辅助及时跟进异常订单。

• 供应商绩效报表：从交货准时率、产品合格率、价格竞争力、售后服务等多个维度评估供应商绩效，数据来源于采购订单执行过程中的交货时间记录、收货验收结果、供应商调价单以及售后反馈信息等，对每个供应商进行量化评分，生成供应商排名，为供应商选择与合作策略制定提供数据支持。

三、业务流程

3.1 采购计划制定

• 需求收集：各部门依据实际业务需求，在系统中规范填写采购需求申请表，详细注明所需物品的名称、规格、数量、预计使用时间、特殊要求等信息。申请表提交前需经过部门负责人初步审核，确保需求合理性与准确性。

• 需求汇总：采购部门定期汇总各部门提交的采购需求，与实时更新的库存管理系统数据进行比对分析。若库存充足，明确标记无需采购；若库存不足，结合采购历史数据、市场趋势等因素，生成初步采购计划。

• 计划审核：初步采购计划提交给上级领导进行审核，领导可根据公司整体预算、市场动态、战略规划等因素对计划进行调整。审核过程中，支持多轮沟通与修改，确保采购计划符合公司实际需求。审核通过后，生成正式采购计划单，作为后续采购工作的依据。

3.1.1 采购计划制定流程图

st=>start: 开始

r1=>inputoutput: 各部门提交采购需求申请表

r2=>operation: 采购部门汇总需求并结合库存分析

r3=>operation: 生成初步采购计划

a1=>operation: 上级领导审核

e1=>end: 生成正式采购计划单

st->r1->r2->r3->a1->e1

3.2 采购订单生成与执行

• 供应商选择：采购人员根据采购计划单，在经过严格筛选与定期评估的供应商库中挑选合适供应商。综合考量供应商的信誉评级、产品价格、交货期准时率、产品质量等多维度指标，确定最终合作对象。

• 订单创建：选定供应商后，采购人员在系统中依据采购计划单生成采购订单，详细填写采购物品的各项信息，包括名称、规格、数量、质量标准，以及交货时间、地点、付款方式、包装要求等合同条款。订单模板可根据不同业务场景与采购品类进行定制，确保合同条款全面、准确。

• 订单审批：采购订单提交给相关负责人进行审批，审批过程中，审批人可对订单内容进行修改，并附上详细的审批意见。审批通过后，订单以电子或纸质形式发送给供应商。

• 订单跟踪：采购人员通过系统实时跟踪采购订单执行状态，借助与物流系统的深度对接，获取订单发货、运输轨迹、预计到货时间等实时信息，确保订单按时、按质交付。

3.2.1 采购订单生成与执行流程图

st2=>start: 开始

s1=>operation: 筛选供应商

o1=>operation: 创建采购订单

a2=>operation: 订单审批

s2=>operation: 发送订单给供应商

t1=>operation: 跟踪订单执行状态

e2=>end: 结束

st2->s1->o1->a2->s2->t1->e2

3.3 采购收货与差异处理

• 发货通知：供应商发货后，在系统中上传经过内部审核的采购发货单，详细填写发货物品的名称、规格、数量、物流单号、发货日期等信息，确保发货信息准确无误。

• 到货验收：货物到达仓库后，仓库人员根据采购发货单创建采购收货单，并依据验收标准对货物进行全面验收。核对货物的名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致，填写详细的验收报告，记录验收时间、验收人员、验收结果等信息。

• 差异处理：若验收过程中发现货物与采购订单存在差异，如数量短缺、质量不合格、规格不符等，仓库人员立即在系统中生成采购差异单，详细记录差异情况，并及时通知采购部门与供应商协商处理。差异处理结果需记录在系统中，作为后续供应商管理与采购决策的参考依据。

3.3.1 采购收货与差异处理流程图

st3=>start: 开始

n1=>operation: 供应商上传发货单

r4=>operation: 仓库创建收货单并验收

d1=>condition: 是否存在差异？

t2=>operation: 生成采购差异单并协商处理

e3=>end: 结束

st3->n1->r4->d1

d1(yes)->t2->e3

d1(no)->e3

3.4 采购退货流程

• 退货申请：因质量问题、规格不符或其他原因需要退货时，相关部门在系统中创建采购退货申请单，详细说明退货原因、退货物品明细、数量、退货期望时间等信息。退货申请单提交前需经过部门负责人审核，确保退货申请合理、合规。

• 申请审批：采购退货申请单提交给相关部门进行审批，审批过程可根据实际情况设置时间限制，确保高效处理。审批通过后，进入退货流程。

• 退货发货：审批通过后，仓库人员根据采购退货申请单生成采购退货发货单，安排货物退回供应商，并详细记录退货发货的相关信息，包括物流单号、发货日期、退货方式、包装要求等。选择可靠的物流公司，确保退货过程安全、高效。

• 退货验收：供应商收到退货后进行验收，验收合格后在系统中创建采购退货收货单，记录验收时间、验收人员、验收结果等信息。若验收发现与退货申请不一致，生成采购退货差异单，双方及时协商处理。退货验收结果需及时反馈给采购方，作为后续处理的依据。

3.4.1 采购退货流程图

st4=>start: 开始

r5=>operation: 创建退货申请单

a3=>operation: 申请审批

s3=>operation: 生成退货发货单并发货

a4=>operation: 供应商验收

d2=>condition: 是否存在差异？

t3=>operation: 生成退货差异单并协商处理

e4=>end: 结束

st4->r5->a3->s3->a4->d2

d2(yes)->t3->e4

d2(no)->e4

3.5 供应商调价流程

• 调价申请：供应商提出价格调整时，通过系统提交经过内部审批的供应商调价单，详细说明调价原因（如原材料价格波动、生产成本上升、市场供需变化等）、调价物品明细、原价格、新价格、生效日期等关键信息。

• 内部评估：采购部门收到供应商调价单后，对调价原因进行深入核实，收集市场价格数据、行业动态信息，结合公司采购成本预算、历史采购价格等数据，全面评估新价格对公司成本的影响。

• 审批生效：将评估结果提交给上级领导进行审批，审批过程中可与供应商进行沟通协商，争取更有利的价格条件。审批通过后，新价格立即生效，系统自动更新所有相关采购订单、合同中的价格信息，确保数据一致性与准确性。

3.5.1 供应商调价流程图

st5=>start: 开始

r6=>operation: 供应商提交调价单

a5=>operation: 采购部门评估

a6=>operation: 上级领导审批

u1=>operation: 系统更新价格信息

e5=>end: 结束

st5->r6->a5->a6->u1->e5

四、非功能需求

4.1 性能需求

系统需具备卓越的响应速度，满足日常高强度业务处理需求。在高并发场景下，系统响应时间严格控制在 3 秒以内，确保用户操作流畅，不影响业务效率。同时，系统应具备良好的扩展性，能够随着业务量的增长轻松应对，保障系统性能稳定。

4.2 安全性需求

高度重视数据安全性，采用多层次安全防护机制。对不同用户角色设置精细化操作权限，确保用户只能访问和操作其职责范围内的数据。运用先进的加密技术对敏感数据进行加密存储与传输，防止数据泄露。定期进行数据备份，制定完善的数据恢复策略，确保数据的完整性与可用性，有效应对数据丢失风险。

4.3 兼容性需求

系统全面兼容常见的操作系统和主流浏览器，包括但不限于 Windows（各版本）、MacOS、Linux 等操作系统，以及 Chrome、Firefox、Edge、Safari 等浏览器，确保不同用户在不同设备环境下均可正常使用系统，提升用户体验。