系统应用基础概述之工作流（Workflow）

在企业的实际管理工作中，一个员工填写好一份“费用报销单”后，后续可能还需要经过多个环节例如直接主管、上级主管、财务主管的审批，才可能到达会计（入账）、出纳（付款）手中，以完成整个工作过程。把这个工作过程“电子化”后放入系统，就形成一个所谓的“工作流”过程。通常这个报销单“工作流”需要经过哪些环节，是系统需要预先设置好的，并且可能不同的费用类别所需经过的审批环节也是不同的。作为流程的参与者，例如“提交人、审批人”等，可以查询、监控单据的工作流处理过程，系统也可以在流程环节移动过程中，向下一环节的处理人发送提醒通知（如邮件等）。

单据的“审批流”实际是一个很简单、很直观的“工作流”应用。推而广之到系统中其它业务流程类表单的事务处理过程，所谓系统的“工作流”技术应用就是：根据不同的业务单据类别，事先定义好需要经过的不同业务处理环节，单据在做事务处理时，按规定顺序在相关环节间移动。用户可监控，即普通用户可以查看工作流的处理过程状态；系统可管理，即系统工作流管理员，必要时可以对单据的工作流过程进行干预，例如跳过某些环节、改变参与人等等。

ORACLE系统核心业务模块OM中关于销售订单的处理，就是一个典型的“工作流”技术使用范例。系统根据实际业务处理的需要，先定义好不同的销售订单“行类型”。例如“Ship only”，表示发给客户的这个货物免费、不需开票（例如因为货物质量问题而补发等原因）；“Service”，表示这是向客户提供的无形服务，无需发货，但需根据订单行开票向客户收费等等。再给这些订单“行类型”分配一个合适的系统已经定义好的“行工作流”。如图29所示OM销售订单“行类型—行流”分配定义：

 

上述系统用于分配给“行类型”的行工作流，ORACLE提供了预定义的多种不同类别供用户在设置系统时做选择。更进一步，ORACLE还提供“Workflow Builder”软件包工具（这个软件可以到ORACLE官网上自由下载使用），以便用户对于系统所有预定义的流程进行复制修改，或自定义符合使用要求的特殊流程。

对于具体的每一个销售订单，同一订单中可能包含不同行类型的订单行，这些订单行将循着各自的“行工作流”而进行事务处理。系统在表单界面的工具栏提供“工作流状态查询”的功能，用户可以随时对订单中的每一个订单行的系统处理过程实施监控、查询。

如下图30所示销售订单行的工作流监控功能使用界面：

 

在上图中点击“工作流状态”功能，则系统将打开属于订单行1.1的工作流WEB查询页面。系统提供“活动历史记录”与“状态图”两种主要查询方式，分别如下图31与图32所示。图31表示订单行的活动历史记录，系统从用户输入订单开始，对于后续几乎每一步事务处理操作都做了记录。

  图32所示以直观图形方式显示的订单行流程状态。

 

需要指出的是，并非所有业务流程类表单都要采用类似销售订单的“工作流”处理方式，例如“采购订单”的处理等。系统应用模块是否使用、如何使用“工作流”技术，与具体的业务实践以及采用之的优缺点取舍有很大关系，不能一概而论。从系统开发设计的角度来看，尽管“工作流”于技术层面并不难掌握，但要与业务实践实现很好的结合则并非易事。目前国内主流产品基本都宣称具有“工作流”技术，但真正在系统核心业务流程中用得比较好的并不多见，大多只是在“单据审批”或非核心的事务处理型业务诸如“费用报销”等领域中有所应用。

    此外，在EBS中有关“单据审批”的工作流应用只是“单据审批”的系统实现方式之一。为满足企业的复杂业务环境的需要，结合工作流技术，系统还专门提供了一个审批功能更为强大且相对独立的引擎模块“审批管理”（AME）作为“外围产品”供企业选择使用。