如何选择合适的文档管理软件

   21世纪，一个全新的信息化时代，从最初的传统办公到现在的信息化办公，一个世纪的跨越造就了各种大数据的诞生。然而在这个数据横行的时代，文档管理产品市场逐渐兴盛起来，文档作为企业的智慧信息的载体，在企业发展中扮演着重要角色，文档的数字化管理是企业紧跟信息化发展潮流的重要途径。运用计算机技术进行企业电子文档管理和应用，标志着文档管理的现代化，然而企业要想实现文档的规范化管理，光靠人力是远远不够的，必然要借助文档管理工具。   

   然而无论企业规模的大小，文档数据对于企业经营的重要性不言而喻。随着企业的发展，企业日积月累地产生了大量高价值的文档，这些无形资产是企业的宝贵财富。小到个体户，大到跨国集团、组织，要有效地运转、创造利润都离不开这些文档资源的利用。

   广州润普（www.edodocs.com）作为一个高新技术型的软件企业，具备强大的研发技术实力，为国家双软企业。是国内内容管理领域最有影响力的公司之一。致力于为客户提供包含文档管理、档案管理、内容管理以及专业化咨询服务在内的企业内容管理整体解决方案，其文档管理代表产品是易度文档管理系统。

笔者通过市场调查了解到，传统落后的共享服务器方式早已无法胜任企业的文档管理需求，那么使用专业的企业文档管理软件便成为最佳选择。面向企业应用的专业企业文档管理软件近年来在国内也不断涌现，当然水平也参差不齐，在选择软件的时候，必须从企业自身文档管理需求入手，采用真正适合企业应用的文档管理软件。面对市场上众多的文档管理软件，企业要如何选择呢？

    广州润普技术认为：企业选择文档管理软件，首先考虑软件形式，基于Web的B/S结构软件是最佳选择。其优势相当明显：无需在每个用户的电脑里都安装客户端，用户只要通过网页登录即可使用；可部署于内网或互联网。目前国内外一些较优秀的管理软件如易度文档管理系统、edoc2系统、紫光等都属于这类结构。

    其次，评估一个企业文档管理软件，重点还是要考查其功能是否能满足企业文档管理需求。对基本文档管理功能需要做得足够好，软件设计足够人性化，便于使用，容易掌握，不能让软件成为工作的负担。如易度文档管理以安全、协同的方式存储、保护、共享和管理文档，不但可以实现标准企业级的文档管理功能，还提供市面上几乎所有格式的文档与图纸的阅读与红线标注、纸制文档的电子化、文档相关的日期提醒与任务管理以及在海量数据中快速查询功能。协助企业更高效地管理企业知识的整个生命周期：从创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询和反复使用，实现以团队精神为驱策和以团队为导向的文档协作和知识管理。帮助企业全面提升团队工作效率，降低成本，实现更准确的决策，更高效的管理。

   选择文档管理软件，还有一个不容忽视的方面，那就是软件的服务如何？技术支持水平如何？广州润普认为，优秀的产品和解决方案只是用户利益的根本保证，而基于产品和解决方案之上的优质服务才能够全面提升方案的价值。广州润普可以为客户提供专业的咨询、培训、现场实施、技术支持等各种服务。