Exchange日常管理之二十一：管理邮件归档

在exchange 2010的版本中，提供了新personal article的功能，这样可以让我们集中管理和设置用户的归档邮件。我们知道在exchange以前的版本，如果想实现邮件很好的集中存档，需要借助第三方的归档产品，比如symantec、mimosa等。而如果我们借助outlook的PST个人文件夹的功能进行邮件归档的话，又不方便我们的集中管理和策略配置。如果使用outlook的归档功能，将存在下面的缺点：

下面框中文字来自technet

非托管文件 通常 .pst 文件由用户创建，并驻留在用户计算机或网络共享中。它们不由组织管理。因此，用户可以创建若干包含相同或不同邮件的 .pst 文件，并将其存储在不同位置，而不受组织控制。 发现成本增加 诉讼以及某些业务或法规要求有时会产生发现请求。查找驻留在用户计算机上的 .pst 文件中的邮件数据可能会非常消耗人力。因为跟踪非托管 .pst 文件可能很困难，所以在很多情况下可能无法发现 .pst 数据。这可能会使组织面临法律和财务风险。 无法应用邮件保留策略 邮件保留策略无法应用于 .pst 文件中的邮件。因此，组织可能不符合业务规定或适用法规。 数据失窃风险 存储在 .pst 文件中的邮件数据容易受到数据窃贼的攻击。例如，.pst 文件通常存储在便携式设备（例如便携式计算机、可移动硬盘驱动器）和便携式媒体（例如 USB 驱动器、CD 和 DVD）中。 邮件数据的分段视图 将信息存储在 .pst 文件中的用户不会获得其数据的统一视图。存储在 .pst 文件中的邮件通常仅在 .pst 文件所在的计算机上可用。因此，如果用户使用其他计算机上的 Outlook Web App 或 Outlook 访问其邮箱，无法访问存储在其 .pst 文件中的邮件。

而对于exchange的个人存档功能，则对上面的缺点进行了改进和增强：

在 Microsoft Exchange Server 2010 中，个人存档向用户提供了一个存储历史邮件数据的备用存储位置。个人存档是对邮箱用户启用的其他邮箱（称为存档邮箱）。Outlook 2010、Outlook 2007 和 Outlook Web App 用户可以无缝访问其存档邮箱。通过使用其中任意一个客户端应用程序，用户可以查看存档邮箱，并在其主邮箱和存档邮箱之间移动或复制邮件。个人存档向用户提供一致的邮件数据视图，省去了管理 .pst 文件所需的用户开销。不使用 .pst 文件可大大降低组织对前面部分中概述的风险的暴露程度。 在 Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1) 中，您可以在某用户的主邮箱所处的邮箱数据库、相同邮箱服务器上的其他邮箱数据库或相同 Active Directory 站点的其他邮箱服务器上的邮箱数据库上设置该用户的个人存档。这为使用分层存储体系结构以及在不同的存储子系统（如近线存储）上存储存档邮箱提供了很大的灵活性。在跨界 Exchange 2010 部署中，还可以为位于内部部署邮箱服务器上的邮箱设置基于云的存档。

对于exchange 2010的归档来说，我们既可以将用户邮件归档到服务器的同一个邮箱数据库，也可以归档到同一服务器的另外一个数据库，或者不同服务器的数据库中，实现归档邮件的安全统一存储，如图所示

了解exchange的存档邮箱之后，其实当你为用户启用存档的时候，你会发现启用的过程是非常简单的，下面我们就来简单看看如何为用户启用存档邮箱。

如果为某个用户启用存档，只需要右击该用户，选择【启用存档】，如图所示

注意：如果启用多个用户的存档，可以在管理控制台选中多个用户，也可以使用powershell的方式。

选择创建本地存档，然后选择要放置存档数据的数据库，如图所示

启用存档之后，可以为存档设置一个名称，如图所示

还可以设置存档配额限制，如图所示

设置存档配额可以更好地限制用户对存档的使用

设置存档配额限制，已经达到多大的容量时对用户进行警告，如图所示

当设置完成后，可以在该用户的邮箱中看到一个存档邮箱，如图所示

如果想访问归档邮箱的话，可以通过outlook 2010、outlook 2007、OWA的方式来进行，不能使用outlook 2003、activesync。

另外也可以通过powershell的方式来创建和管理归档，也可以做保留策略来更好地进行管理。

参考：http://technet.microsoft.com/zh-cn/library/dd979795.aspx

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