利用构建基块管理器提高编写文档效率

在我们日常办公中，有一种情况就是我们总是要重复使用一些文字，比如：页眉，页脚，企业介绍，企业LOGO，或者是一些固定格式的文字或者图标或者表格等等信息。那么，我们要是每次编辑文档都要重新输入一次太麻烦了。每次我们遇到这种问题的时候，脑海里都会想到一个Idea，那就是“要是能有一个文档库把我经常用到的信息存起来，以后可以随时调用太多好啊”。没问题的，office2010当然会想到用户的需求，因此，在office2010中我们看到了一个叫做“构建基块管理器”的功能，利用此功能，我们可以把需要经常使用的资料存放到这里。我们先看看“构建基块管理器”是什么样子的。[插入]---->[文本]选项卡--->[文档部件]--->[构建基块管理器]

 

我们在[插入]选项卡中看到的页眉，页脚，文档部件里面的常规显示出的信息，都是存放在[构建基块管理器]当中。那么，我们如何将常用的信息存放进去呢。其实非常简单。

第一：我们选中一段文字，或者一张图片，然后选择[插入]选项卡中的[文档部件]，选择[将所选内容存放到文档部件库]

第二：在进行完上面的操作之后，会出现一个对话框让你选择存放所选内容的地点，在这里，你可以设置你选择的这段内容今后将使用在什么地方，相关设置是在“库”的下拉菜单中选择。在“类别”中，你可以选择默认的“常规”，也可以选择新建类别，我建议大家选择新建类别，如果你打算存放的内容比较多的时候，如果都选择“常规”，那么会容易将你之前保存在“常规”中的内容覆盖。当我们要存放的内容很多，并且分类不同的时候，我们可以根据自己的具体需要，设置不同的类别，然后分类存放。在“保存位置”中，建议大家尽量选择系统默认的“Building Blocks”，具体normal和building blocks有什么区别，我会在以后的博文中详细解释。当一切都设置好之后，我们点击“确定”

 

第三：我们看一下效果我之前将所选的内容存放在“文档部件”，类别为“office”，那么我在[插入]选项卡中的[文档部件]中就看到我设置过的“office”类别，并且在该类别下有我之前所选的内容，这个时候我们直接插入到文档中就可以了。另外，我们也可以把所选内容存放到页眉，或者页脚，或者专门的某一个特定的类别中。这样的操作，是不是会提高我们的工作效率呀？不过我认为，属于自己的office一定要DIY一下，让自己的office和别人用的office不一样，按照自己习惯的操作方式来自定义自己的office是一件非常有意思的事情。很多朋友用我的office做文档的时候，都觉得和平常用的不一样，我心里那么高兴啊，做自己的office，玩自己的工作。这才会让生活充满很多乐趣。