话里话外：从信息系统两大特性理解信息化的实施难度

 博主推荐延展咨询资深顾问 梁云 文章

面对客户的个性化需求，对产品质量和交货期要求高，生产准备难度大，生产过程不确定因素多，组织管理活动复杂，以致按单制造（MTO II）型企业对信息技术的支持需求较其它企业更为迫切。按单制造（MTO II）的管理难度在加大，企业都迫切希望通过信息化工具来改善管理。

但当各个部门分别上了一些信息系统后，企业突然发现，管理并没有简化，割裂的部门墙反而加剧了信息化应用的难度。每到月底，各部门还是要从系统中打印出各种数据，相互对账，然后做excel报表。某企业每到月底，销售、采购和财务门上报领导的报表数达到30多张，由于数据口径不一致，还总是对不上，领导和员工不胜其烦。

为什么会这样，要解释这个现象，我们要从ERP这类整合的信息系统应有的两大特性说起，这两大特性是数据大集中和信息的强逻辑。

信息系统的特性1：数据大集中。

所有信息都有一个最初的源头，只有在原始数据发生地，第一时间来采集，才有可能被其他人调用。我们称之为数据最原始的生成者（Creator），其他人称为使用者User。两者的关系是“1个C多个U”（Creator，数据最原始的生成者，User，数据的众多使用者）。或者说1个舍多个得（舍，给予。得，获得)。

数据采集是所有信息系统的第一步，希望信息共享，就要首先解决数据采集问题，也就是C和U的关系问题。通常C:U=1:10的关系。也就是说一条原始数据会被10个使用者引用。这就要求信息系统必须第一时间来从数据发生的源头采集数据，尽可能避免手工统计和二次加工，减少数据冗余、数据失真、数据过期失效。

按照这个标准，很多企业以前部门级软件以及自编的统计软件，并不是企业级的信息化平台系统。也正因为如此，我们虽然有了一些软件，目前还不可避免地来回报送数据、还每月需要用双倍的人力进行厂内、厂外对账。

信息系统的特性2：信息系统具有“强逻辑”。

所谓强逻辑，就是数据之间、单据状态之间、跨部门业务之间的联动关系。这些联动关系就像一个个“开关”，要事先定义好规则，才能够起作用。俗话说“计算机是死的，0就是0，1就是 1 ” 。要想系统用的好，这就要求管理规则清晰量化。所谓的对账，其实是同一数据在不同部门、不同状态下另外一种表现形式。如果信息系统通过相互引用完成了这些信息之间的“强逻辑”，那么就没有必要在进行事后的人工对账了，因为系统已经通过逻辑在每一笔业务发生时完成了对账。这样就减少了人力，提高了效率。

要应用信息系统的这两大特性，除了软件的设计和开发要合理之外，用户要在流程和业务动作上满足信息系统的要求，这也就是为什么说采集原始数据是管理信息化的第一步。

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