IT人士的GTD生活

从事 IT 工作多年，热衷跟 IT 技术打交道，发现 IT 这个行业变化太快，越来越多的新技术不断涌现出来，每天上班都要去掌握新东西，业余时间还要参加培训来充电学习，如何让生活更加精彩充实？我们需要用电脑工作，但不能让电脑控制我们的生活，仿佛电脑有种魔力，如果哪天不用电脑的话，我们就会感觉很难受，只要一用电脑我们就会忘记烦恼，相信各位 IT 人士都有同感，电脑的确占用我们太多时间，以致我们患上了“电脑干眼症”、“鼠标手”，让我们的生活变得沉重的灰色。直到在网上看到 GTD 时间管理系统，觉得其中应用工具、管理理论、操作方法非常实用且功能强大，结构复杂而环环相扣，是一个非常了不起的系统，其中有个关于华山“回心石”的故事挺有意思， GTD 对达成目标有帮助。

 

 

 

GTD 是 Getting Things Done 的缩写，其核心理念是通过将心中所想的所有的事情都写下来并且安排计划，使自己能够心无挂念，全力以赴地专注于此刻的工作，从而提高效率。 GTD 系统不仅仅可以用来做工作的时间管理，还可以将其应用到生活其他各个方面，比如学习和制定目标。 GTD 讲究的是“简单、高效”，只要管理时间的目的达到便可，至于工具和方法的使用， GTD 并不执拗于此，讲究的就是“殊途同归”。我们理解 GTD ，要从 GTD 的理念开始， GTD 的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作，要么就是会忘记了去做，而 GTD 通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。我们看过“ IT 人士的 7 个习惯”，告诉我们如何去制定我们的目标，做最重要的事情，改变与他人的沟通，不断更新让我们能够更加高效， GTD 让我们把事情落实到实处，积小胜为大胜。

 

GTD 认为人生最大的不安的来源不是事情太多，而是有很多事情你该做却没有做，你跟人说了你要做却没有做， GTD 就是要确保你所有该做的事情都做到。每个人面对的压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。我们要做的，就是逐一清点大脑里的这些事务，将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中，比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿 和邮箱等。 GTD 的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。 GTD 其实就是两点： 1. 清空你大脑的内存：通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类，另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的，不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情，应该把大脑从这种思维中解放出来。 2. 把任何任务和项目具体成行动： 不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该做什么。这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动（ action ）的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。

 

GTD 的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜统统罗列出来，放入 inbox 中，这个 inbox 既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或 PDA 。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。整理：将 stuff 放入 inbox 之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空 inbox 。将这些 stuff 按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。组织：个人感觉组织是 GTD 中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来 / 某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来 / 某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。 GTD 对下一步清单的处理与一般的 to-do list 最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点 (context) （电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。回顾：回顾也是 GTD 中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保 GTD 系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

 

我们学习 GTD 的目的是为了让我们做紧迫重要的事情，首先从创建一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单，待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。最好最有效的清单一般都有这些特点：它是可行的，它可以在一定的时间内完成，它是一个指向清晰的目标的有价值的过程，你是完成它的最佳人选 。接着，把它分解成具体步骤“下一步行动”，通过经常把项目分解成大小不一的下一步行动――而且一个项目有多个下一步行动也没关系――我们就能快速而容易地弄清楚下一步我们应该做什么了。把你的清单拆分成具体的行动后，让我们开始具体行动，确保你明确任务的关键，让你可以预测评估工作如何开展以及当你真正开始做的时候会是什么情况，这意味着你可以轻松地把一切活动、你需要的各种工具、甚至工作地点的选择变得具体明晰可视化，而不只是纸上写的一堆废话。只要你把你的任务恰当的分割成合适的大小，正确的区分命名，你的工作就会变得非常简单了。在任务计划开始之前，你都有能力而且有责任去恰当的定义你都工作。着第一步没有做好为你之后的失败埋下了伏笔。换句话来说，你的工作其实并没有那么困难，说自己忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。在你的实际工作中这是非常重要的，最终你得到什么样的成果，其实取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。也许明天我们就可以看到，你在使用这个简单方便的东西来帮助大脑记忆关键事务，你的待办事项清单要切实专注于现在，反映真实的世界。着眼于当下的事情。如果你能够，或许也应该能在同一时间关注不同项目的“下一步行动”（这些就是现在应该做的事情），这是区分真正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。

 

执行 GTD 时，要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划，避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项（或者是目前暂时还没法处理的任务）。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划，这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应该是个专门来放置当前任务的地方。把你的那些什么远期计划啊，什么材料啊都，还有你的约会，都该放在哪儿放哪儿去――放在项目文件夹里，记在手机日程表上。记住，理论上，你应该能够在你的清单上随便选取一条，在合适的环境下使用恰当的工具，立即就能够展开工作。对于工作展开过程中新发现的附属任务，把他们放在任务清单的后面；如果别人说你做的怎么都是小事儿啊，你也不用为此而感到难堪，关注能够推动项目进展的小事很好啊（能够完成这些任务就更好了）。整理、抛弃和重构 GTD ，养成一个习惯，把你的清单上的任务分成：已经完成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效率，你的列表应该是“即时更新”的――它就像一个多功能的仪表盘，只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住：你的待办事项清单不是抒写你的雄心壮志的地方，也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所能的把任务分解细化，果断的把属于其他地方的任务踢开（或者删除）。如果任务写在你的待办清单上，它就是一个承诺。无论何时你想要（或者被迫）给已经塞得满满的盒子里再添加进更多的事情的时候，尝试着在你的头脑中绘出那个塞满了的盒子的图像。将你的待办事项清单中的每一项任务看做你郑重的承诺，并且把它完成。记住，你只有一份时间，你耗费在某一项工作上的一分钟，不可能再去花费在其它的工作上。因此，确保你的待办事项清单有着合理的限度，时刻关注那些对自己最有价值的事情。这确实需要一定程度上的自律，对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项清单当成许愿盒一样，把你应该做的或者也许应该做的事情都一股脑儿的扔进去。它应该是一份规划，一份合同。如果你不确定到底要不要做这件事情的话，把它从你的列表中删除。如果你不能想象出干这件事之后会什么样，也删除它。把它记在别的地方。就像我们在这儿谈到的很多事情一样，待办事项清单是一个真正的密码，而且是非常重要的一个。作为你手工制作的短期计划，它是你未来的几个小时、几天、或者几周的一张快速成像的照片。因此，重新把你的列表定位为“这些是我想要完成的事情”可以帮助你树立合适的心理状态。这就是你的未来，因此不要那么情绪化，认真对待他，你真的可以依赖它制定计划来达到你的目的地。

 

GTD 是帮助我们成为运用待办事项清单的高手，需要反复尝试才能掌握，其过程是： 1. 有一个良好的开端。开始的时候给自己安排一些简单的小任务，一分钟或者两分钟就能完成。目标要低，不要因为这些任务太容易而感到难为情。“清理键盘”，“倒垃圾”以及“给打印机装纸” 也许看上去是毫无意义的工作，但是完成这些小任务是你进行更大的、更困难的任务的开端。 2. 积极授权。如果你正在跟踪你授权给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度，克制将工作交给另外一个人负责的冲动，只要确认他们任务的截止日期就好。给你自己类似这样的任务：“给亚历克斯打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给鲍勃发邮件确认第三章的最新修订稿”。当别人需要依赖你正在做的工作，才能保证项目按计划进行，那么这种跟进的行动要在你的列表上特别标明。即使当别人掌握着主动的时候，也要经常给自己提醒，去询问确认他们的任务，保证自己能够在需要的时候掌握主动。 3. 不要畏惧你的待办事项清单。你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了？一天又一天、一个又一个星期、一个又一个的季度过去了，但是有那么三、四个任务还老呆在那里，似乎正缕着胡须嘲笑你。处理这些任务的机会已经过去了，那么现在就把它们忽略掉，减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。你可以用这样的方法消除你的畏惧，你可以把你当前已经完成的任务打印出来，最好是按字母顺序排列，而不是按优先级或者或项目顺序。快速的浏览一下列表，在那些让你感觉焦虑或者担心的任务前面画上对号。这个方法能找出那些让你害怕去做的事情。再次浏览列表，用令一张单独的纸标记出来，为什么你一直在避免这些任务？是由于害怕失败还是因为感觉无聊？抑或是对于结果有些担心？无论你的原因是什么，真正的坦诚的问问自己，然后创建一个新的待办事项清单，把那些会让你畏惧的任务放进去。举个例子，如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话，是因为谈话当中总会发生让你难堪的沉默，那么给自己写一个待办事项清单，当没什么可说的时候谈论一下列表中的话题。这虽然不会让打电话变得更愉快，但是却可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。最后，当你成功的时候，用红色的粗笔将两个任务都划掉，给自己一个高分。 GTD 的运用最终是让我们的生活变得更加精彩。