“我来管管看”系列：采购数量与实际到货数量的差异问题

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某大型压力容器制造企业的采购环节存在着这种现象：采购合同所约定的采购数量与实际到货数量常常不一致，并且这种情况还往往发生在主体材料采购上，不仅如此，这种差异多数情况下都能被采购部门认可。

细说此类现象，主要有以下三种状况：

第一种，采购合同明确约定了采购单价，但对于采购数量并未明确，只是填写了预计需要的数量。这样一来，供应商根据自身情况进行供货，实际到货数量与合同签订数量很可能不一致，而相关采购发票只能依据实际到货数量开具，这就导致采购合同的约束效力极为有限。

发生这种情况，一方面是由于供应商强势，采购部门只能约定大致数量，无法控制实际到货数量；另一方面则是由于没有及时把开始的开口合同变为最后的闭口合同，造成了采购数量与到货数量的巨大差异。

第二种，签订采购合同的时候使用的是“理论重量”，即长、宽、高与材料密度的乘积计算而得，实际进行结算的时候使用的是“过磅重量”，即实物的实际重量。因为原材料的生产、加工、测量等过程肯定存在波动和误差，使得原材料的实际重量与理论重量难免存在差异，而入库数量只会依照实际重量进行记录，因此又会产生采购数量与入库数量不一致的问题。

第三种，因人为人工操作失误造成的采购数量与实际到货数量不一致。分为两种情况：一种是采购人员将“采购数量”填写错误；另一种是库管人员将“入库数量”填写错误。第一种情况往往是因为送货数量远大于采购数量，而采购人员又没有及时增补采购订单造成的；第二种情况是库管员填写入库数量的时候操作失误，这家企业库管员每天处理的入库单据数量甚至会达到上百张，这种操作失误在所难免。

根据我们的咨询和实施经验，解决以上三种问题一般采用如下方法：

第一种，规范合同归档。把开口合同最终变为闭口合同存档，按照实际到货数量重新签订相应的采购合同。

第二种，对物料进行容差设定。对一个周期内物料的偏差情况进行统计，并对常用的物料进行容差设定，当大于这一容差值的物料需要入库时，必须经过相应的审批确认程序，即通过加强监管的方法逐步减少采购数量与入库数量的差异。

第三种，增加物料审核环节。由财务部门或库房将实际到货数量与记录的入库数量进行核对，及时发现操作失误；库房则要督促采购人员及时增补订单，对没有增补订单的相关物料不予入库。