我是如何用协作工具提升员工工作效率的

2013年，杰哥、彬娃和我一起走向了创业的道路，也是从那一天开始，我从一个个人独立博客或是个人站长身份，逐渐向团队化运作，2015年，阿辉、郁辉等人的相继加盟，让这个团队越加壮大。

自从组建团队后，对协同办公的工具越来越依赖，之前分享过很多实用软件，比如印象笔记、Worktile、麦客表单、伙伴云表格。

如果说印象笔记解决团队内容的问题，Worktile解决了项目管理问题，麦客表单解决了信息收集问题，那么伙伴云表格则解决了公司内部管理问题。

那么伙伴云表格到底能解决团队什么问题呢?请往下看

以前我一个人，一人吃饱全家不饿，用什么工具到也是次要的，也很少推荐。后面随着杰哥、彬娃、阿辉等人的加入，也使得我对团队协作的需求越来越大。

团队人数多了后，一个小项目，需求文档、合同文档、反馈文档等等一大堆。时间长了，乱了，也烦了。还有员工信息、公司财务、流水账、办公用品、考勤、合同等等文档。

而如今，公司制度逐渐健全，团队也日益发展壮大，公司的内部管理就显得尤为重要，

但对于每年要交上万块的ERP企业管理系统来讲还是显得有些捉襟见肘，所以找到一款协同办公工具尤为重要。

再此之前，我体验过很多产品今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格等等，他们都是优秀的协同文档工具，也许是因为选择太多，反而觉得第一眼非常重要，所以还是回归最初，选择了伙伴云表格（huoban.com），主要是域名也好记。

下图是我所有的工作文档，可以看到公司内部的一些常用文档，我都放到这里面了。

对于新人也不用担心，它上手比较简单， 5分钟就能学会，你只需要把你的Excel文档导入到伙伴云表格就好了。

文档看着是不是很多?这已经精简不少了，其实也没大家想的那么复杂，因为这个工具的重点功能在于协同办公。

比如我们团队的李娟，她负责给客服送礼、合同、登记办公用品等等，所以只需要点设置一下文档权限。

这样的话，李娟只能看到自己的数据，看不到别人的，只有我才能看到所有信息。

然后，剩下的事就交给李娟去做好了，你只需要看看员工登记的情况即可，有时候，我也会用手机版来看信息，也不用反复的用QQ传文档了，协同办公就是这么方便。

另外这眼看就到年底了，公司一般都会给客户送礼品啥的，那么李娟就会把送礼清单记录到这里，哪些客户送了，哪些客户还没送，在这里一目了然。

因为他的简洁和方便，没那么多花销的点缀，上手简单，所以第一印象觉得不错。

随着团队成员越来越多，登记员工信息，知道他们的入职时间、生日也是非常重要，这作为公司人性化管理的一部分，最起码员工过生日要送个小礼物吧?

(手机上的员工信息表格)

员工很多，如何迅速找打最近有哪些员工过生日?

也很简单，伙伴云表格继承了Excel的优秀功能，比如，点开文档，选择左边的“自定义筛选”，选择“生日”，我们就能迅找到速最近一个月内要过生日的员工了。

看似很复杂的表单，其实都是套用的现成模板，官方给了很多现成的模板，只需要稍稍删点不需要的就可以用了，对于重度使用者而言，光靠模板显然无法满足他们的需求。而伙伴云表格强大的自定义功能，可以直接套用。

(官方提供的现成模板)

应该说，伙伴云表格除了具备Excel一些基本功能之外，我想它最大的优秀在于在线协同办公，让大量的重复文档归一，同时权限管理功能，也可以让员工不能看到不该看的东西。

写在最后：

当初找这些工具的时候想法也很简单，一是要求手机、电脑都能用，二是解决文档乱又多的问题，三是打开速度快，四是权限体系完善， 五是减少自己工作量。

所以今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格，从这些协同办公工具里走了一圈，最终又回到起点，也许第一眼看上的才是最好的吧。

对了，伙伴云表格是袁兆江和戴志康创办的，来自原Discuz!团队，用它也是一种情怀。

伙伴云表格使用地址：https://www.huoban.com/

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