在MOSS2007中使用中文电子审批流程的前期准备
12.5 使用中文电子审批流程的准备工作
2 用户和组织
中文电子审批流程是基于Microsoft Office SharePoint Server 2007构建的工作流功能，它为使用中文（包括简体中文、繁体中文、日语或朝鲜语）的用户、并且为国内企业定制的、适合中国国情的电子审批流程，用于实现企事业单位和政府内部的电子审批自动流程。此工作流允许执行所有传统的基于纸张的审批活动，即从创建文档到通过定义的审批路线传送文档，使用图章或签名签署文档（拒绝、待定或批准），必要时还可以留下批注，并且可以使用文档编号管理审批文档，这对于网络化办公非常有效。通过此工作流内建的40多个标准Word及Excel模版，可以快速实现行政、人事、财务、销售、库存和采购等不同业务的需求。
12.5.1 激活中文电子审批流程
要确保中文电子审批流程正常工作，必须先在“网站集功能”网页上激活中文电子审批流程功能，然后在“网站功能”网页上激活该功能。
如果先在“网站功能”网页上激活该解决方案，则中文电子审批流程将无法正常工作。要停用中文电子审批流程，请按相反顺序执行操作。
说明：仅可以在网站集的顶级网站中激活中文电子审批流程。
激活中文电子审批流程的步骤如下：
（1）在Internet浏览器中，打开要在其中激活中文电子审批流程的网站（本例中为http://www.heuet.org）。请注意，仅可以在网站集的顶级网站中激活中文电子审批流程，并确保存在“参与”和“读取”权限级别。
（2）单击屏幕右上方的“网站操作→网站设置→编辑页面”，将出现“工作流状态”部分，然后单击“网站操作→网站设置→修改所有网站设置”选项卡，如图12-58所示。
图12-58 修改所有网站设置
（3）在“网站集管理”下单击“网站集功能”链接，如图12-59所示。
图12-59 网站集功能
（4）在列出的网站集功能中，单击“中文电子审批流程”旁边的“激活”按钮，如图12-60所示。
图12-60 激活“中文电子审批流程”
如果“中文电子审批流程”未出现在列表中，请验证安装的Microsoft Office SharePoint Server的语言。“中文电子审批流程”只能在朝鲜语、中文和日语中使用。
（5）激活之后，在图12-60中，单击“网站设置”链接，在“网站管理”下单击“网站功能”链接，如图12-61所示。
图12-61 网站设置
（6）在列出的网站功能中，单击“中文电子审批流程”旁边的“激活”按钮，如图12-62所示。
图12-62 在网站功能激活中文电子审批流程
激活之后，在图12-62中单击“网站设置”链接，此时，在“网站设置”网页即会显示“中文电子审批流程管理”部分，如图12-63所示。
图12-63 中文电子审批流程已经被激活
说明：重新激活中文电子审批流程时，需要使用“添加用户”重新添加中文电子审批流程。激活过程中，将自动创建“中文电子审批流程用户”组，如果“中文电子审批流程用户”组已存在，仍然使用其设置。在这种情况下，请再次验证该组的设置
12.5.2 中文电子审批流程管理界面
在图12-63中的“中文电子审批流程管理”页中，显示了管理中文电子审批流程系统所必需的各个命令。下面对显示的命令及其功能进行说明。
1 我的审批
在图12-63中单击“我的审批”，打开“我的审批”文档库（如图12-64所示），其中列出已在中文电子审批流程中创建的所有文档。
图12-64 我的审批
默认情况下，该文档库包含“已存档”和“未决定”文件夹。“已存档”文件夹包含与组织结构图一致的子文件夹。文档在“已存档”文件夹中的保存位置依提交者提交该文档的时间而定。如果文档完成了审批流程并获得批准，则该文档存储在提交者提交文档时所属的组织的文件夹中；如果提交者的组织在完成审批之前消失，则该文档存储在“未决定”文件夹中。因此，“未决定”文件夹中的文档需要管理员采取相应的措施。
除了已完成审批流程并获得批准的文档外，在中文电子审批流程中创建的所有其他文档（例如创建后未提交的文档、处于审批流程中的文档、已取消的文档、被拒绝的文档等）显示在库的根目录中，其中将显示字段如表12-2所示。
表12-2 未决定文档库中显示的字段
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字段
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说明
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类型
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文件类型。
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名称
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文件名。显示原始文件名，不带文档编号。
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文档
ID
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文档编号
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审批类型
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当前授权的审批类型，包括：
•未决定
审批前的状态或工作流完成之后的状态。
•标准
由审批者按决策顺序逐一进行审批。
•合作审批
由具有合作审批关系的共同签署人按合作审批
/
共同审批决策顺序进行审批。
•共同审批
由具有共同审批关系的共同签署人按合作审批
/
共同审批决策顺序进行审批。
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提交者
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创建并提交待审批文件的用户。
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提交日期
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提交待审批文件的日期。
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当前审批者
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当前具有审批权限的用户。
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分配日期
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请求当前审批者审批文档的日期和时间。
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状态
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文档的审批状态，包括：
•未激活
已创建文档但尚未开始审批流程。
•正等待审批
文档正等待当前审批者进行审批。
•待定
当前审批者已决定中断对文档的审批。
•已取消
在审批流程中已取消文档。提交者和管理员可以根据需要取消工作流。当中文电子审批流程在文档中找到无效签名（篡改的文档编号或不可用的审批者）时，可以自动取消该文档。
•已拒绝
审批流程完成，但拒绝批准文档。
•已存档
审批流程完成，文档获得批准，并存储在“工作组文件夹”中。
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附件
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附加的文件。如果具有附加文件，则将显示“查看”链接。否则，将显示空白。
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修改时间
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上次修改文档的日期。
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修改者
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上次修改文档的用户。只有系统帐户可以修改“已存档”文件夹中的文件。
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签出对象
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签出文档的用户。在“中文电子审批流程”下，所有的审批流程都是采用只读形式处理的，因此，该行显示为空白。
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在“用户和组织”是可以管理用户和组织的网页。您不但可以创建和删除组织或用户，而且可以管理组织或用户的信息，如图12-65所示。
图12-65 用户和组织
3 模板
“模板”页是用于对中文电子审批流程的模板进行管理的网页。您不仅可以添加和注册新模板，而且可以指定是否在中文电子审批流程中使用这些模板，如图12-66所示。
图12-66 模板页
4 审批角色
“审批角色”是用来管理“中文电子审批流程”的角色组的网页，如图12-67所示。
图12-67 审批角色
5 文档ID日志报告
“文档ID日志报告”是根据文档编号管理文档的网页。在创建每个文档后，一旦开始审批流程，即会给文档分配唯一的编号，如图12-68所示。
图12-68 文档ID日志报告
12.5.3 为“中文电子审批流程”使用组织结构图
在“中文电子审批流程”中，需要将Active Directory中的用户与企业中的“组织”对应起来，这在“用户和组织”页中进行管理和设置（图12-65所示），首先来介绍“创建组织”的步骤。
（1）图12-65中，默认情况下，“组织”和“独立用户”这两个组均会出现在显示组织结构图的左窗格中。然后单击“设置→管理组织结构图”链接，如图12-69所示。
图12-69 管理组织结构图
（2）在“组织结构图”页中，单击“新建”链接转到“新建组织”网页，如图12-70所示。
图12-70 新建组织
（3）在“新建组织”页中，按照下面的信息，创建组织，如图12-71所示。
图12-71 创建组织
•名称。在“名称”文本框中，定义组织名称，在此键入有关组织名称的信息，在本例中为“天成公司”。
说明：组织名称不能超过64个汉字或128个字符（英语）。如果字符超过其限制，则组织名称将出现在组织结构图中，但不会在“工作组文件夹”中创建相应的组织文件夹。
•代码。在“代码”文本框中键入组织代码。中文电子审批流程按组织管理文档编号。因此，文档编号必须包含组织名称或组织代码，以确保分配唯一的文档编号。将在文档编号中使用指定的值。整个文档编号不得超过256个字符，因此，请指定尽可能短的代码。在本例中设置为“TCGS”。
•选择组织位置，在此指定该组织在组织结构图中的位置。在“父组织”文本框中指定包含所创建组织的父组织。要显示“选择组织”对话框（该对话框显示当前组织结构图），请单击“浏览”按钮，在显示的组织结构图上，突出显示所需的组织。单击“确定”，然后关闭对话框。
在“同级组织顺序”列表中指定该组织将在父组织下显示的位置。在列表窗口中，您创建的组织显示为“新组织”。使用列表窗口旁边的“上移”按钮和“下移”按钮可指定所需的位置。
说明：这在创建多级组织时有用，如果创建组织的“根”组织，这一项不会有意义。
•添加成员。在此添加隶属于组织的负责人和成员。当前可用的用户显示在左窗格中。单击所需的用户，然后单击“成员”即可将他们添加到右框中。使用“上移”按钮和“下移”按钮按所需的顺序排列添加的用户。由于成员在组织结构图中也按该顺序进行显示，因此您可通过该顺序来反映组织中的层次结构。要指定组织中的经理，请在左侧的组织结构图中单击所需的用户，然后单击“负责人”按钮，按钮旁边的框内即会显示该用户。即使您添加的用户已被指定为成员的负责人，该用户在组织结构图中也不会作为成员出现。组织结构图用一个代表两个人的图标（
）来标记负责人，这样就将负责人与其他成员（
）区分开。
）来标记负责人，这样就将负责人与其他成员（
）区分开。
•授予组织访问此网站的权限，在此指定要授予组织成员的中文电子审批流程网站权限。如果组织与其成员之间存在权限冲突，则以较高的权限为准。组织的权限默认设为“读取”。
为了使用中文电子审批流程，最小要选择“参与讨论”与“读取”和“中文电子审批流程”权限。
完成所有设置后，单击“创建”按钮，组织结构图即会显示，其中会反映出在“组织结构图”网页上进行的所有更改，如图12-72所示。
图12-72 创建的组织结构图
（4）你可以继续在“组织结构图”中创建更多的结构，例如创建“办公室”、“财务处”等部门，在图12-72中单击“新建”按钮，创建“办公室”和“账务处”等组织结构，如图12-73和图12-74所示。
图12-73 创建办公室 图12-74 创建财务处
在图12-73中，“名称”文本框中为“办公室”，“代码”文本框中为“BGS”，在“父组织”中指定“天成公司”，设置负责人为“陈杰”，成员为“张三”和“王成”，并设置权限，然后单击“创建”按钮。
在图12-74中，“名称”文本框中为“财务处”，“代码”文本框中为“CWC”，在“父组织”中指定“天成公司”，在“同级组织顺序”中设置“办公室”，设置负责人为“李兰花”，并设置权限，然后单击“创建”按钮。
创建后的组织结构如图12-75所示。
图12-75 组织结构图
12.5.4 管理用户
在激活中文电子审批流程之前使用Microsoft Office SharePoint Server的用户（即登录过www.heuet.org网站的用户）将被自动添加到“独立用户”中。但是，要使用中文电子审批流程，应将用户作为中文电子审批流程中的新用户来添加。添加用户后，该用户不会再出现于“独立用户”中。
通常情况下，在部署Microsoft Office SharePoint Server 2007时，已经在Active Directory中为每个职工创建了用户，但这些用户可能并没有登录到Active Directory（这些用户没有使用过），也可能没有登录到Microsoft Office SharePoint Server 2007网站，所以，这些用户并不过出现在“独立用户”中，针对这种情况，还要在“中文电子审批流程”中添加用户。
说明：在添加用户之前，确认要添加的用户在“Active Directory用户和计算机”中已经创建。你可以先返回到服务器上，并在服务器上添加几个用户用来测试。在本例中，已经添加了“赵红（zhaoh）”和“李响（lix）”两个用户。
1 添加用户
下面介绍在“用户和组织”添加用户的操作步骤，以将“赵红”和“李响”添加到“账务处”为例。
（1）以管理员身份登录“http://www.heuet.org”网站，进入“网站设置→用户和组织”，单击“添加用户”链接，如图12-76所示。
图12-76 添加用户
（2）在“添加用户”页中，在“用户”文本框中键入“zhaoh”，然后单击“下一步”按钮，如图12-77所示。
图12-77 添加“zhaoh”账户
（3）在“添加用户”页中，在“用户”选项组中，设置账户的名称、电子邮件地址，在“组织”选项组中，选择该账户所属部门和“职务”，在“其他信息”选项组中，键入该用户的电话和办公地点等，在“图章”选项组中，为用户选择图章，设置之后，单击“完成”按钮，如图12-78所示。
图12-78 填写用户详细信息
说明：在“图章”选项组中，选择用来签署文档的图章或签名。如果选择“默认图章”选项，则使用表示“批准”的默认图章。要使用其他图章或签名，请单击“设置用户图章”，再单击“浏览”按钮，然后指定所需图章或签名文件的存储位置。支持的文件格式有 gif、jpg、bmp 和 png。你可以选择系统默认图章，也可以使用“画图”等程序，为每个用户制作图章，也可以使用一些专门的网站和程序，为用户制作图章。关于图章的制作，将在下文专门介绍。
（4）添加后的用户信息如图12-79所示。
图12-79 添加用户完成
（5）参照上面的步骤，添加“李响”到“账务处”，如图12-80所示。
图12-80 将李响添加到财务处
2 管理用户图章
中国人是比较注重“签名”和“印章”的，虽然可以使用“画图”等工具为每个人制作印章，但许多国人还是钟情刻制的印章，在此，推荐你去“http://caishu.unihan.com.cn/”，在“彩书→魔幻印章→自制印章”中，为每个人制作印章，你可以根据需要，为用户制作“方形”或者“圆形”的印章，并使用HyperSnap等抓图软件捕助下来，为每个人保存使用，如图12-81所示。
图12-81 为张德英制作印章
用抓图软件为每个用户制作印章并保存为JPG或者BMP位图，如图12-82所示。
图12-82 各用户印章
制作好印章好，就可以为每个用户替换印章，步骤如下（以为“张德英”替换印章为例）。
（1）在图12-80中，在左侧的任务窗格中单击“张德英”，然后单击“操作→编辑用户信息”，如图12-83所示。
图12-83 编辑用户信息
（2）在“编辑用户”页，修改该用户的信息并为用户修改职务，然后单击“浏览”按钮，浏览选择“张德英”的图章（图12-82中保存），然后单击“保存”按钮，如图12-84所示。
图12-84 编辑用户信息并修改用户图章
（3）修改之后，张德英的印章被替换，如图12-85所示。
图12-85 为张德英修改印章
（4）参照上面的步骤，为每个用户替换印章并编辑用户信息，这些不一一叙述，修改之后如图12-86所示。
图12-86 修改用户信息
说明：在修改用户信息时，请注意不要使用直双引号(")或HTML标记。如果在该网页的任何字段中包含直双引号(")或HTML标记，则审批流程中将出现错误。
12.5.5 管理职务
在Microsoft Office SharePoint Server 2007中，默认职务有“董事长、副董事长、高级常务董事、常务董事、总经理、经理、助理经理、员工”等8种职务。不同的单位，职务也是不同的，Microsoft Office SharePoint Server 2007中的这些职务并不是符合每个单位的习惯，你完全可以添加或者删除这些职务，下面介绍其方法。
（1）在“用户和组织”页中，单击“设置→管理职务”链接，如图12-87所示。
图12-87 管理职务
（2）在“管理职务”页中，在“要添加的职务”文本框中，键入要添加的职务，例如“主任”，然后单击“添加”按钮，将其添加到“职务列表”中，如图12-88所示。
图12-88 添加职务
（3）如果想要删除某项职务，先在“职务列表”中用鼠标选中，然后单击“删除”按钮即可，如图12-89所示。
图12-89 删除选定的职务
（4）你还可以选定某项职务，单击“上移”或者“下移”按钮，调整职务的顺序，如图12-90所示。
图12-90 调整职务顺序
（5）管理职务完成后，单击“确定”按钮。
说明：在添加或删除职务后，可以在“管理用户图章”中，为职工调整职务，在此不在叙述。
12.5.5 管理审批角色
在“网站设置”页中，从“中文电子审批流程”选项组中，单击“审批角色”链接，打开“审批角色”页，可以创建、编辑或删除审批角色，下面介绍每项功能。
1 新建审批角色
（1）在“审批角色”页中，单击“新建审批角色”链接，如图12-91所示。
图12-91 新建审批角色
（2）在“新建审批角色”页中，在“名称”和“说明”文本框中键入角色组的名称和简要说明，例如，“名称”为“批准权”。在“添加成员”选项组中，添加具有该审批角色权限的用户，例如添加“张德英”，设置之后，单击“创建”按钮，如图12-92所示。
图12-92 创建“批准权”角色
（3）然后再创建“审核权”，并将“陈杰”和“李兰花”添加到该成员列表中，如图12-93所示。
图12-93 审核权
2 编辑或删除审批角色
如果要编辑或者删除审批角色，只要在“审批角色”页中，单击审批角色（如图12-94所示），在弹出的“编辑审批角色”页中，修改该审批角色（修改之后单击“确定”按钮），或者删除该审批角色（单击“删除”按钮），或者单击“取消”按钮返回上一页，如图12-95所示。
图12-94 审批角色 图12-95 修改或删除审批角色
12.5.6 为使用中文电子审批流程的用户分配权限
在“中文电子审批流程”中，权限是单独设置的，在图12-85、图12-86浏览组织中用户的信息时，在“备注”一栏中有下面的红色警告信息：
此用户有访问该网站的权限。若要授予权限，请使用工具栏中的“添加用户”来添加用户。
此用户没有参与中文电子审批流程的适当权限。至少具有“参与”权限才能提交，至少具有“读取”权限才能批准。
如果用户出现此类信息，需要为出现此信息的用户执行下面的操作，这些用户才能使用“中文电子审批流程”，下面介绍设置方法。
1 为使用中文电子审批流程的用户分配权限
首先，你需要从“网站设置”页中单击“高级权限”链接，如图12-96所示。
图12-96 高级权限
在“权限：协作门户网站”页中，单击“新建→添加用户”，如图12-97所示。
图12-97 添加用户
在“添加用户：协作门户网站”页中，在“用户/用户组”中，键入显示警告信息的用户，在第一次设置时，要添加中文电子审批流程中使用的所有用户，例如“张德英、陈杰、赵红、张三、李四、王成、李兰花”等用户的账户名，并用英文的分号（;）相分隔，在“授予权限”选项组中，单击“直接授予用户权限”单选按钮，并至少选中“参与讨论”、“读取”和“中文电子审批流程”，然后单击“确定”按钮，如图12-98所示。
图12-98 添加权限
2 重新添加用户
然后返回到“网站设置”页，在“中文电子审批流程管理”选项组中单击“用户和组织”（如图12-99所示），依次添加每个用户，具体如下。
图12-99 用户和组织
（1）在打开“用户和组织”页，单击“添加用户”链接，如图12-100所示。
图12-100 添加用户
（2）在打开的“添加用户”页中，在“用户”文本框中键入“张德英”的账户名，然后单击“下一步”按钮，如图12-101所示。
图12-101 添加用户
（3）在下一页中，单击“完成”按钮，如图12-102所示。
图12-102 添加“张德英”完成
（4）参照上面的（1）～（3）步，为每个用户添加一次，注意，在添加时，用户的的“组织”和“职务”不要修改。
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