【Outlook 2010体念】之一：Outlook 2010同时管理多个电子邮件账户

一、增强的Exchange Server连接性

对于Outlook 2010来讲是属于微软Office 2010系列产品中的一员，对于该产品在早期有一个让用户很不自由的特点——在一个配置文件中只能建立一个就与Exchange的用户。但是，对于Outlook 2010来讲这一点已经完全改观了，它不仅可以支持多种类型的账户在一个配置文件中并存，还同时支持多个Exchange邮箱用户账户的并存。这一点对用户来讲，无疑是一个很大的进步和自由体现。

下面就来看看对于Outlook 2010的这一新的功能，首先打开Outlook 2010“文件”菜单的“账户信息”选项（如图1），现在通过“账户设置”，向其中新建一个“Microsoft Exchange”账户。其步骤如下：

图1

1、在账户设置窗口中单击“新建”（如图2），单击“下一步”；

图2

2、选择服务类型为“Microsoft Exchange、POP3或IMAP”（如图3），单击“下一步”；

图3

3、本实例使用的Exchange服务器为Exchange 2010，所以在此可以选择“自动账户设置”（如图4），并且配置好姓名、邮件地址和密码等，单击“下一步”；

图4

4、如果网络环境配置正确无误，Outlook 2010会自动查找并识别到该账户的Exchange服务器（如图5）点击“完成”，结束新建账户操作；

图5

5、此时，系统会弹出要求重启Outlook对话框（如图6），单击“确定”重启Outlook 2010。

图6

如果，当前登录Windows系统的用户不是刚才在Outlook中添加Exchange邮箱账户，那么Outlook将打出输入密码对话框（如图7），需要用户提交密码验证。此种情况在虽有Exchange邮件服务器，但客户计算机还是处于工作组中，并且使用本地用户时比较常见。另外，就是本文所讲述的在同一Outlook配置文件中添加多Exchange账户的情况下也是需要为不同的用户输入身份验证的。

图7

从打开的Outlook 2010窗口中，可以看到已经成功添加了如前操作所需要添加的邮箱用户账户（如图8）。

图8

现在，再次打开“账户设置”，如前所述新建另一个Exchange邮件账户（如图9），

图9

在“选择服务”时，仍然选择“Microsoft Exchange、POP3或IMAP”选择，单击“下一步”，为自动账户设置配置电子邮件用户姓名、邮件地址和密码（如图10），单击“下一步”。

图10

在此，需要注意的是Outlook 2010仍会成功搜索到Microsoft Exchange服务器，并配置账户成功（如图11），单击“完成”结束添加。

图11

注意：若是早期版本的 Outlook 在配置到该步骤时，会被提示只能添加一个 Exchange 邮箱账户，如果要添加多个需要到“控制面板”中打开“邮箱”工具创建新的 Outlook 配置文件才行。

重启Outlook后，在其窗口中可以看到第二个Exchange邮箱账户成功添加（如图12）。

图12

二、与Hotmail邮箱的兼容扩展

Outlook 2010还可以同步其它多种类型的电子邮件账户，包括Hotmail、Gmail、以及其它提供商所提供的邮件服务。下面将介绍如何为Outlook 2010添加Hotmail账户：

1、在“账户设置”对话框中单击“新建”，此处介绍首次向Outlook 2010中添加Hotmail账户，即直接选择“Microsoft Exchange、POP3或IMAP”（如图13），单击“下一步”；

图13

注意：因为在 Outlook 2010 中添加 Hotmail 邮箱用户，会被要求下载安装 Outlook Hotmail 连接器，如果安装之后在此处可以选择“其它”然后，在列表中选择“ Microsoft Outlook Hotmail Connector ”（如图 14 ）。

图 14

2、在“自动账户设置”中填写Hotmail邮箱信息（如图15），单击“下一步”；

图15

3、Outlook 2010将弹出建议安装Hotmail连接器的提示（如图16），单击“立即安装”；

图16

4、安装完成后，提示重启Outlook，在重新启动的过程中，将弹出Hotmail连接器提示对话框（如图17），单击“是”，添加账户；

图17

5、在对话框“Windows Live Hotmail设置”中，填写用户信息（如图18），根据情况配置“高级”选择，单击“确定”，完成配置。

图18

从打开的Outlook 2010窗口中，可以看到已经成功添加了如前操作所需要添加的邮箱用户账户（如图19）。

图19

三、兼容性依旧强大的POP3邮箱支持

Outlook 2010秉承了其早期版本的优秀特点——对于POP3邮箱的良好支持。这一点对于国内邮箱用户来讲可以说是依赖已久的，因为在国内各大个人（免费）邮箱服务提供商和企业邮箱提供商几乎都提供，且很多只提供POP3邮箱访问。那么对于Outlook 2010的POP3邮箱用户账户设置方法，几乎和以前各版Outlook一样，不需要用户去进行在学习。下面就来回味一下这些经典的配置步骤：

1、同样在“账户设置”对话框中单击“新建”，直接选择“Microsoft Exchange、POP3或IMAP”服务类型，单击“下一步”；

2、在“自动账户设置”中，选择“手动配置服务器设置或其它服务器类型”（如图20），单击“下一步”；

图20

注意：此处，对于国内绝大多数服务提供商和企业邮件服务器提供的 POP3 邮箱均不能被 Outlook 2010 自动识别，所以应该选择手动配置。

3、在“选择服务”页面中选中“Internet电子邮件”选项（如图21），单击“下一步”；

图21

4、在“Internet电子邮件设置”页中，对于“账户类型”选择“POP3”，并配置接收和发送邮件服务器，以及相关的账户信息（如图22）；

图22

注意：在此， Outlook 2010 还提供了为新建 POP3 邮箱账户指定 Outlook 数据文件的新功能，通过这一功能，可以为当前 Outlook 中不同的邮箱账户指定不同邮件本地存储的数据文件。

5、由于，当前为了减少垃圾邮件的泛滥，各邮件服务器几乎都禁用的SMTP匿名中继功能，所以，Outlook要想利用SMTP服务，通过邮件服务器向其它邮件服务器转发电子邮件，必须要想SMTP邮件服务器（发送邮件服务器）提交身份验证，通常这一身份验证账户密码和POP3服务器（收件服务器）相同。其设置是：单击“其他设置”，在弹出对话框中选择“发送服务器”选项卡，勾选“我的发送服务器（SMTP）要求验证”，并按默认选择“使用与接收邮件服务器相同的设置”（如图23）；

图23

6、Outlook 2010在配置POP3服务类型时，对于用户邮件的服务器保存上也有了新的考虑，早期版本的Outlook默认是直接将所有邮件从服务器下载完成后并删除，这样给用户（特别是广大的普通初级用户）带来了风险——在没有备份Outlook数据文件情况下，重新安装系统之后，以前的邮件就丢失了，连服务器上也无法找到。然而，Outlook 2010默认已经选择“在服务器上保留邮件的副本”，并指定了保留天数为14天（如图24）。如果邮件服务提供的邮箱足够大，在此建议去掉默认保留天数的选项，让其进行永久保留。单击“确定”，完成附加的其它设置。

图24

7、单击“测试账户设置”按钮，对刚才所做的一系列设置进行测试（如图25），单击“下一步”完成新邮箱账户的添加。

图25

四、将其它POP3邮箱邮件同步到Exchange邮箱中

某些企业或用户还可能存在以下情况，在企业内部有一个Exchange的邮件系统，另外因为某种原因Outlook用户还有一个基于POP3的其它邮箱。用户的Outlook可以通过“Microsoft Exchange”账户访问Exchange服务器邮箱，将其邮件同步与Exchange服务器上的邮箱进行同步。并且还可以将其POP3邮箱中接受的邮件也同步到Exchange服务器上的邮箱数据库中进行保存。这样，即使POP3服务器邮箱中的邮件在下载时被删除了，且本地Outlook由于重新安装操作系统，数据文件已被删除了，依然可以利用新系统的Outlook从Exchange服务器上下载同步邮件。其具体设置如下：

1、打开“账户设置”，选中要配置将邮件存入Exchange服务器数据库的POP3邮箱账户（如图26），单击“更改文件夹”按钮；

图26

2、在“新建电子邮件送达位置”对话框中选择当前Outlook中建立的“Microsoft Exchange”账户，然后单击“新建文件夹”按钮（如图27）；

图27

3、为POP3邮箱的邮件存储文件定义名称（如图28），单击“确定”；

图28

4、选择前一步骤中创建的文件夹（如图29），单击“确定”，完成操作。

图29

由此可以看见，Outlook 2010将POP3账户接收的邮件存放到了“Microsoft Exchange”账户的本地数据文件*.ost中的一个逻辑目录下（如图30），在Outlook 2010与Exchange服务器同步时会将其同步到服务器的邮箱存储中。

图30

五、方便查看各种类型账户信息

1、通过账户信息中的下拉菜单，选中一个Microsoft Exchange邮箱账户，不仅可以得到关于该账户的快捷工具按钮，还可以了解该账户的邮箱大小使用情况和通过OWA访问该账户的地址（如图31）。

图31

2、同样，也可以通过下拉菜单，选择其它类型邮箱，如Hotmail邮箱（如图32）

图32

和POP3邮箱（如图33），并且可以看见不同类型的邮箱Outlook 2010针对其特点和需要提供了不同的管理工具。

图33

声明：本文使用的 Outlook 2010 Beta 为当前微软官方网站所提供的 Office 2010 Beta 中的一部分，其内容若与即将发布的 Office 2010 正式版中的 Outlook 2010 有冲突时，请按正式版的提供的方法进行操作。