房地产业务学习（03）-会议管理及IT实现

 

作者：AMT 咨询

在AMT 咨询过往的项目经验中我们发现，企业高层大约有80%的时间都在开会。然而，高层的时间是宝贵的资源，自己的行程安排经常被一些临时性的会议打乱。每天陷在无尽的会议中，脱不开身不说，而且留给自己单独思考的时间也少之又少，真是非常痛苦。
为了一个月度总经理的办公会，会议组织者提前十多天就开始准备。确定会议议题，同与会者确认需要提交的资料，然后不停地打电话和每个与会者进行沟通，确认会议时间。忙活了一个上午，好不容易定下来的会议时间，下午，某个老总的秘书却打来电话，说老总有事无法在参加，能否提前或推迟会议时间。无奈，会议组织者又要接着忙开了，重新打电话，逐一沟通，更改会议时间……很难想象，一次这样的会议组织，协调与会者的时间就如此麻烦。可这会议时间一改再改，会议组织者岂不是苦不堪言？
会议结束了，众人离席，一次苦心经营的会议终告段落。可花费了这样多心血的会议，谁来监督决议是否执行了呢？往往是前一次会议遇到的问题，到了下次开会时还是悬而未决，因为会议的决议根本就没有人跟踪落实。
会议组织者辛苦，可谁又知道老总们的辛苦呢？这边的会议刚结束，那边，没过一会，老总就接到秘书打过来的电话，说是某某部门召开会议，需要老总参与会议决策。在企业中，职务越高的人，往往开会时间占总工作时间的比例就越大，因为许多重要决策都需要高层参加。
当然，对于业务部门来说，当他们遇到了棘手的紧急问题需要老总们拍板决定时，就需要打电话给老总的秘书，约定会议时间。如果老总时间已经排满，那就只能另行安排时间。一次次的电话预约，却苦于总是约不到老总。这样的问题一而再，再而三的出现，让业务部门员工也是苦恼不已。
也许你会对这些身边经常出现的情景习以为常，其实，这些问题的发生并不是不可避免的。问题的矛盾和症结都很明了。问题的产生原因都是因为无序的会议管理的结果。能够提高会议的计划性和透明性，让会议从无序变得有序，进而改善会议的决策效率是会议管理的主要目标。
矛盾和症结看似明了，可真正地解决起来，却不能够仅依靠个人层面的沟通技巧，而是应该将会议安排与管理流程、战略决策、业务决策结合起来，形成企业有规律的决策节拍。
一个企业会议管理的水平，从某种程度上可以反映出该企业的经营管理水平。如果想以最快的速度了解一个公司，那就请参加公司会议吧！因为，在召开会议的方式和水平中，融入了该公司的一切。会议的高效，往往意味着企业高层个人的高效，同时也意味着企业的高效。这对于经历快速扩张，亟需整合内部管理的很多房地产企业也不例外。

会议管理是房地产企业精细化管理的需求
在日益激烈的市场竞争中，历经了快速扩张的房地产企业，当内部管理逐步由以往的粗放格局向精细化管理模式迈进，借以提升自身管理水平和运营效率之时，该如何以会议管理的视角作为切入点，深入挖掘企业内部有待提高的管理问题，帮助企业提升效率呢？
站在企业全局的高度，我们应该思考：管理者应当开哪些会？管理者在重要决策事项上如何协同工作？每一类会议的定位、类型、主要议题、参与者如何界定？对于业务运作中的重大议题，管理者在时间上的协同和工作计划同步，可以提高企业的整体决策效率。
企业的会议管理包含两个个层次的内容：一是企业会议体系的梳理，二是单个会议效率的提升。会议体系的梳理需要明确所有经理层以上人员参加的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力，企业要营造一种高效的会议文化，并通过确定会议规则来约束个人行为。

房地产行业的会议金字塔
从会议产生的动因来看：决策规律的不同，引发不同的管理会议类型。会议是企业决策的一种方式，决策的类型决定了会议的类型。决策有三种触发方式：时间触发、流程触发和事件触发，分别对应三种会议类型：时间触发的会议、流程触发的会议和事件触发的会议。如图１所示：

图１按决策分类的会议类型

流程触发的房地产行业的会议分为战略会议、经营管理会议和项目运营会议。其中战略会议数量少，但对公司的价值大，决定了公司整体发展的方向。经营管理会议按周期性展开，处理公司日常运营，解决公司重大问题。项目运营会议数量最多，是项目开发流程触发的一系列项目运营会议，是把控项目开发节奏、提升项目管理效率和决策效率的有利工具。三类会议形成了金字塔结构，如图2所示：

会议管理的 IT 实现
企业可以通过信息技术建立会议管理系统提高会议管理的计划性和透明性，从而提高会议管理效率。
    *  会议管理系统实现的关键点
    * 会议体系和流程的梳理：在企业建设会议管理系统之前，要全面梳理企业的会议体系，为系统上线准备足够的初始数据。
    *  系统需求分析：要切合企业实际情况，通过企业内部的访谈调研，明确会议管理系统的需求，做详细的系统需求分析报告。
    *  和企业其他系统的集成：会议管理系统肯定不能是孤立的系统，必须充分考虑和企业其他信息系统的集成，利用已有资源。例如和企业门户系统、OUTLOOK、MSN、文档管理系统的集成等。
    *  会议管理系统的核心功能
会议管理系统的核心功能包括基础数据维护功能和会议管理功能。
基础数据维护主要包括：会议类型维护、会议角色维护、会议安全级别维护、会议模板维护、会议室维护、会议计划维护和会议归属维护等。
会议管理功能主要包括会议发起功能、会议查询功能、会议资料提交功能、任务单管理功能、会议决议跟踪功能、关闭会议功能和会议统计功能等。如图3所示：

［通过IT手段可以将会议管理的思想固化在流程里，从而提高会议管理的效率。

会议管理系统的价值
通过IT手段可以将会议管理的思想固化在流程里，从而提高会议管理的效率。会议管理系统以会议进行的流程和员工个人日程安排为核心，建设覆盖整个会议始终的信息管理系统，以满足总办对会议管理的要求，为提高整个公司会议管理效率提供专业工具和手段。
    * 高效发起会议
利用会议管理系统可以实现会议发起的高效，对会议的组织者而言，极其便利，主要体现在以下几个方面：
    * 会议室闲忙信息透明：在会议系统中发起会议的流程中，在选择会议室时，可以预览会议室预定信息，快速方便的预定空闲会议室。会议室忙闲信息透明，减少了会议组织者发起会议时，手工查询会议室状态的时间，节约时间，提高发起效率。
    * 关键参与人占用时间检查：会议管理系统和OUTLOOK集成，在发起会议时，可以自动检测关键参与人在新发起会议的会议时间内是否空闲。如果关键参与人时间空闲，则可以发起会议，反之，系统提示有时间冲突的关键参与人。
传统的会议发起流程，要求会议组织者反复通过电话、邮件或面谈方式，逐一的和与会人员确认会议时间。关键参与人占用时间检查，极大地减少了会议组织者和与会人员在确定会议时间上的沟通成本，极大地提高了发起会议的效率。为了最大效用的利用关键参与人占用时间检查功能，要求每一个与会者都开放自己的OUTLOOK日程安排，并把自己已经确定的日程安排及时地录入OUTLOOK。
    * 自动发送邮件通知与会人员参会信息：在成功的发起会议后，会议管理系统自动向所有与会人员发送邮件通知参会信息。参会信息包括会议的时间、地点、会议名称、会议主题、会议议题、参与人、汇报人、参与人需要准备的上会资料、何时提交上会资料等信息，免去了手工发送会议通知的繁琐。
    * 事先预置会议模板：在会议管理系统中，可以事先预置会议模板。在发起会议时，只要选中相应的会议模板，系统自动生成诸如会议名称、会议主题、会议议题、参与人、汇报人、上会资料等会议信息，组织者能够快速发起会议。
    * 有效跟踪会议决议
在会议结束后，会议组织者立即整理会议决议，对会议决议编号，并由专人录入到会议管理系统。会议决议的跟踪者把会议决议以任务单的形式，在会议管理系统中下派任务单，任务单中包含任务单责任人、需要完成的任务、最后完成时间等信息。
任务单责任人完成任务后，在会议管理系统中，填写任务完成情况信息，关闭任务单。会议决议的跟踪者能够查询任务单的状态，有效的跟踪会议决议的完成情况。
    * 充分共享会议信息
在会议管理系统发起会议后，召开会议的当天，电子显示板公布开放性会议的召开信息。对那些想列席参加会议横向学习的人，也可以通过会议管理系统查询到所有开放性会议的召开信息。
与会者会前通过会议管理系统，上传上会资料，让其他与会者在会前就能够事前阅读思考，极大的提高会议的决策效率。
会议决议的责任人，会后通过会议管理系统，上传会议执行情况资料，充分实现信息共享。
    * 详细提供会议统计报表
会议管理系统还可以为企业管理层提供各种会议统计报表，例如：统计每个项目16级会议召开情况，了解项目进程；统计个人参与会议时间，参加各类会议时间的统计，合理安排个人会议时间；统计责任人任务单完成情况，有效地跟踪会议决议执行情况。这些统计报表反映的数据，为管理者提供了一个很好的决策依据。
一个运作良好的企业会议管理系统的应用，有利于提高会议的透明性、计划性，帮助房地产企业调整、跟踪会议，支撑房地产企业在规模不断扩大条件下的稳定运营。限于篇幅有限，会议管理系统的其他功能和价值不再赘述。