基于协同OA的知识管理

 

 

知识管理是知识经济时代的管理方法，而协同OA以其先进的管理理念和高效的工作平台为知识的获取、积累和利用创造了良好的实现环境，事实上，两者在管理的思想和特性方面是共通和相融的，协同的工作环境可以促进知识管理得到更好的实践和发展。

 

知识管理提出的需求

知识是企业的一种特殊的资源，是个人和组织的智力资本。知识管理可以分为对知识内容（包括以文档资料等形式存在的显性知识和人的经验、技能等隐性知识）的管理；知识流动环节的管理，包括知识的生产、知识的获取、知识的整理、知识的传递、知识的共享、知识的利用、知识的积累、知识的创新等；知识载体（人和组织）的管理。

而知识管理的关键，第一是便是要迅速、有效的获取知识内容并建设企业的知识库，这包括它的及时性、有效性、可被利用性和可持续发展性；第二是使知识能够大流量、高效率的进行流转，把知识迅速而通畅的贯穿到企业工作的各个方面中，以最佳的方式实现知识的共享、利用和增值；第三是建立知识的人和组织，这包括对人员和组织进行变革，使其能适应知识管理的需求，让人和组织在知识的活动中最大程度的受益。

然而，企业的知识管理现状却不尽人意，一个比较突出的原因便是企业工作环境中大量“孤岛”的存在给知识管理带来了障碍，使知识在这样的环境下成为了一潭“死水”，无法健康的流动起来，当然也就无法给企业带来效益。究其原因，首先是企业的管理理念、组织的文化、知识系统的规划、实施和应用等不切合知识管理的需求，其次也是由于信息化进程中的一些“孤岛式”建设所产生的IT屏障，不能有效的推进知识管理的进行。

例如，企业的信息很多时候是被封存在不同的数据库、应用系统之间的，这样便形成了一个个的信息孤岛；企业的各种业务环节常常被割裂开来，各部分工作就像在一个个封闭的“格子间”里进行，相互之间缺乏应有的关联和协调；企业的各人员、各部门、企业与外部的客户和商业伙伴之间各行其是，没有形成有效的沟通和协作渠道；这些都阻碍了知识管理环境的建设，造成信息滞后、知识陈旧，知识利用率低下、组织应变能力不高等问题。

总而言之，要实现知识管理的目标，企业就应该建设一个开放、共享、协同的知识实践环境，让知识的“死水”活起来。而协同OA可以为知识管理提供这样的平台：一方面，知识来源于工作而应用于工作，作为办公平台，协同OA可以为知识管理提供实际层面的支持；另一方面，协同OA与知识管理在管理思想上相通相融，因而能够贴合知识管理的需求。

 

协同 OA 的“三网一动”

协同OA的基本管理思想是“协同”，也就是说通过打破各种资源（人、财、物、信息、流程）之间的壁垒和边界，实现对资源配置和开发的最优化。协同OA的特性归纳起来可以用一个词表示，即“三网一动”。“三网”是指“信息网”、“流程网”和“人员网”，“一动”是指“随需而应”，即资源协作的灵动性。

 “信息网”是指建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境，为各种信息点提供关联和交流的通道，实现信息的网状化结构管理；“流程网”是指对各个工作环节进行整合，使它们之间可以实现互通和协同，并可为企业的统一目标而进行配合；“人员网”是为处于不同部门、不同层级、不同企业、不同地域的人之间建立互联和沟通的桥梁，打破组织的边界，形成灵活化和柔性化的虚拟组织；而“随需而应”就是将企业的“人”、“财”、“物”、“信息”和“流程”等各种资源根据需求进行动态和灵活的整合，并为企业共同的目标而进行紧密的协调和运作。

由上可以看出，协同OA的“三网一动”实质上就是打破各种孤岛，将信息、流程、人员等进行联结和整合，使它们能够畅通无阻的进行协作。协同OA与知识管理一样，都倡导开放的、互动的、共享和协同的工作环境。

 

协同 OA 对知识管理的推进

协同OA的特性可以快速的建立起共享和协作的知识环境，从而为更好的开发、组织和利用智力资产打下良好的基础。

信息网和知识管理

信息网中的数据呈现网状结构，数据和数据之间高度关联，从一个信息点可以迅速的捕获与其相关的其他信息，同时，当这张网中的某个数据发生变化时，相关的数据也能够随之发生变化，以保持彼此之间的同步性。信息网首先突破了信息之间的屏障，将信息涉及的范围和视野进行了极大的扩展，有助于迅速查找及收集企业内外部各个角落的信息和知识，并有助于建立知识之间的关联性；其次，信息网中的信息能够保持较好的同步性，可以迅速的进行更新，从而有利于保持知识的及时性和有效性；第三，信息网将数据和应用进行统一的管理和展现，使用户可以通过唯一的平台进行获取，而无需在不同的数据库和应用系统之间切换，有利于企业建设便利的信息和知识的共享环境。

流程网和知识管理

在这里可以把流程网看作是知识流经的“管道”，流程的通畅意味着知识能够在这个管道中“活”起来。知识的生产、获取、整理、传递、共享、利用、创新等必须与企业实际的业务和工作流程进行很好的结合，或者说知识管理必须依附于企业的流程环节，才能达到知识管理的目标。而流程网中的各个业务流程是关联、互通和相互协调的，这样的流程体系就能够不断强化知识流的流量（知识的沉淀、获取）和流速（知识传递和更新的速度）。反过来说，在一个流程割裂的环境里，企业的各部分工作自行其是，就很难创建通畅平滑的支持知识流通的途径。例如，对销售部门的人力资源管理和销售人员的销售业务管理相割裂，企业就很难将销售人员在工作中积累和创建的知识与其知识贡献的绩效考核相挂钩。因此，通畅无阻、互联互动的流程网便于将知识管理贯穿于企业运作的各个环节，从而让知识的价值得到发挥。

人员网和知识管理

知识管理的另一个关键点便是建立一个知识型的组织，知识型组织的特性是突破边界的知识联盟体。而人员网正是在于打破人员之间的屏障，把以地理或实体为边界的传统组织，拓展为由雇员、管理人员、客户、商业伙伴、外部组织和公众等构成的以知识为目标的柔性虚拟组织，并为他们提供紧密结合的、相互协作的工作环境，使他们可以即时的、互动的进行沟通，从而给知识的衍生和发展创造了极为有利的条件；其次是打破了金字塔型的管理结构，而转为扁平化的形态，让管理可以越过原有的多重层级而迅速的到达目标点，便于建立“以人为本”的管理机制，形成以创新、共享和协同发展为内涵的组织文化。

 

总结而言，协同OA的理念和特性与知识管理相融合，以“协同”的手段，把知识变为源源不断的、流通无阻的“活水”，为知识管理创建了一个良好的实践环境。