财务主管的ERP实施之路
个人背景: 会计出身,对ERP的实际应用有较多了解,熟悉工厂内部流程,但是纯IT盲,不懂编程，现为外贸公司财务主管。
本文背景：我们正在准备用OpenERP。以下说说我是怎么知道OpenERP，怎么看待OpenERP，我们为何选择OpenERP，我们认为选择OpenERP要注意什么，以及OpenERP实施进行时记录，当然当中也期望得到各位帮助和指正。
1. ERP实施之困
先说一下个人对大大小小名叫XXX ERP的各种软件的看法。
在很多公司里,特别是有点规模的公司里,关键用户通常指的是其本身所在部门和岗位的”关键”,比如物流啦,生产啦,他们对自己工作范围内的事情是非常清楚的,但是物流也好,生产也好,多半不懂会计,更谈不上多明白会计,能够做到知道会计科目和真正尊重会计意见就已经是非常不易了。
而会计呢,很多会计只知道做自己帐(记个付款啦,记个报销啦之类的,当然还有大型国企里只做一个科目的会计,就更加经典了),尤其是不做成本的会计。基本上很难期望这人会熟悉企业涉及货物的运作(我说”涉及”,举个例子,意思是并非采购******之类涉及钱才是会计涉及货物的地方,产品基础资料的设置就已经在广义上影响了会计核算结果)。
而大家都知道,一个完整的真正的ERP要用好,就意味着自动汇集的会计数据肯定要是正确的,也就是各模块里跟会计关联的设置要正确.在很大程度上,ERP运行良好,最终目的是为了两个,一是各部门自身工作顺畅,另一个就是为了会计的数据,当然,从大目标来说是为了企业的发展……
那谁是这个各业务模块和会计模块之间的联结点呢?
公司的IT人员吗?IT人员懂些会计的本身就不多,熟悉会计的就更加更加少了,能够比一般小会计还清楚会计原理的IT就更加是接近凤毛麟角一般的少有。公司的各部门精英吗? 上面刚说过了,他们是本部门的精英,但多半不是与会计相结合的精英。
公司的大小会计们吗? 也是上面刚说的,很多会计,本身会计理念不见得太好,特别是初出校门两三年的,一些会计概念好又有经验的老会计(至少是40岁以上的)又不怎么知道现代ERP的管理方式,即使是各企业里大大小小的会计主管们,也是类似的情况. 至于说高级的,会计理论不错也真知道ERP理论的财务总监们,首先,他们所在的位置决定了他们不可能去做(至少不可能在多数事情上事事亲历亲为)很具体的事情,例如今天这个系统里某个角落的某个配置会计要不要关注啊之类的,其次,就算他们想做,这些总监领导们,如果不是从基层做起的,也并不比小会计们更熟悉业务的运作. 申明一下,这里对是不是从基层做起没有任何褒贬,因为不同的职业道路不一样.
那么,剩下的就是外部的咨询公司的顾问了. 他们懂系统配置,懂编程,懂会计,懂流程设计,基本上,要懂的他们都懂.但是要注意,我相信所有的顾问们都会说,一个企业,想要单纯地依靠外部顾问来上好ERP是不现实的！ 这个确实,我非常赞成，为什么呢？
大家都知道,一个优秀的软件可以帮助企业很好发展,但是一个企业想要靠用了某个优秀软件而很好地发展那显然是本末倒置不成因果的,外部顾问也是,好的外部顾问对改善公司管理是非常有用的,但倒过来,肯定不能说,找个好的外部顾问,自己就可以睡大觉了.这是其一.
其二,外部顾问也不是人人全能全才,相信很多咨询公司里各人都是各有专长,真的有一个集各方所长(懂系统配置,懂编程,懂会计,懂流程设计等等,全精通)又对被实施单位的内部运作非常熟悉的人,那简值就是撞大运一样的概率.企业们找个顾问公司实施,都能有这样一位全能顾问坐镇吗?不一定吧.
其三.外部顾问既然不都是全能全才,那么给企业实施时,他们之间就得相互交流,当然,他们的这个交流质量要高多了,但毕竟也是不同的人交流,各人看问题的视角不同,理解上再出点差异是很正常的(申明,这个说法也没有褒贬之意,只是表达一种情况:凡是不同的人交流,交流后的效果要么是非常完美,要么就是多少有些理解变异).
其四.顾问们要从被实施单位获取信息,经过内部消化,再提供给客户也就是被实施单位,这里又有了一道顾问同客户的交流,也是可能出现理解变异的.并且,顾问是跟客户各部门的精英还是跟谁作主要交流呢?这个又影响了交流的质量.
其五. 很重要的一点,顾问总是外部的,顾问不可能永远常驻客户那里,当然,客户出钱长期聘是另一回事. 那么, 顾问完成实施任务后,顾问总是要撤的,那被实施单位剩下来,如果再有些什么变化,怎么办?要么自己摸着石头搞,要么再花钱找顾问,要么不管了,忍着,手工处理掉…….
2. ERP产品之困
因为熟悉企业内部运作流程,又使用了些大大小小,不大不小的软件,对ERP的实际应用有些心得,综合起来就是:
(1) 对国内软件不感冒,认为他们更该称做是按我国传统变异来的手工账簿翻版后的财务软件,
(2) 从网上搜出的一些免费小软件小工具,一方面还是象简化版的财务软件甚至单纯的记帐工具,另一方面,一旦想改改什么功能,不好意思,多半找不着原创作者了,除非自己搞或请人开发.
(3) 单纯的财务软件都不算贵,而有点ERP功能的都不便宜,而且十之八九按用户收费.
(4) 便宜的多半是单机版,网络版首先是贵了不少,其次是网络版(我不懂IT,用词不当或描述不清的请看官指正)之”网络”多半是指在本公司局域网上安装,几台电脑可以共用,至于离开了网络版,比如出差去了外地,或者下班回自己装了20M光纤宽带的家,不好意思,此网非彼网,你要想查个什么数据,就打的回公司开电脑干吧.
(5) 网络版百分之九十以上按用户或站点收费,费用方面,多半首先是要买软件(甭管这个软件已经卖了几百万个,其成本可能在你之前的第几百万个用户就已经收回来了),软件不含实施,一般就是个上门安装,然后简单地指指怎么用(大致是按按哪个钮,做个什么单之类的),稍微好点的是免费电话咨询,常见的是按年交咨询服务费然后给你个4什么的服务热线,除了常规问题外,那个热线里多半告诉你,什么问题要上门服务,另外收费多少等等.其次是另外付费买实施服务,至少实施服务效果如何各不相同.
(6) 我十分地支持国产,相机我坚决不买某国品牌的(即使其是相机行业里公认质量最好的),但是,我们的国产ERP还是远不够老练啊,而外国的的,SAP,oracle不用说了,那个软件费也好实施费也好,肯定不是一个销售个几百万千多万的一般公司可以承受的,更不要说年销售十几或几十万的小公司,如果说SAP是一流,ORACLE是二流或者准一流,那么什么速达啦算三流,QAD,epictor什么 的不知是否可以列入二流和三流之间,则,二三流的软件费加上实施费,怎么也得在10万以上吧(我不太懂行情),对小公司来说这也不是个小数目,而且如果软件加实施才10万的话,这个实施时间长度也很值得考虑,我想不会超过1个月. 1个月,顾问从头了解这个企业情况,再来几番讨论,然后定业务流程,培训,准备数据等等,这个时间跟金钱跟收益能匹配上的可能性好象不大。
总体上就是: 质量上国内软件看不上,金钱上讨厌这种花钱买软件买站点(主要还是因为不便宜)的方式. 总想能不能有个折衷方案,然后就了解了一些开源软件, 知道点frontaccount, webERP等等,觉得虽然也还有优点,但是简单了些。再然后知道了OpenERP,有人介绍的，此人是财务专家兼IT硕士，多年大企业财务和管理经验，是我信任的人之一。
3. 我对OpenERP的认识
关于OpenERP，网上有各种介绍,什么欧洲下载第一啦等等，还有各种图形比较。 从一个普通的,但对选择权有点影响的用户来看,主要看法是：
(1) 不是地摊破烂货: 有一定的较高的技术含量,使其不庸俗化成破烂而又不高高在上,有个相对稳定的开发团队和一群跟随者使其可持续发展成为可能.(我说的是可能,因为要发展,除了技术力量,还要经济力量). 能够持续发展,则后续的技术改进就不会出现找不着人最终软件成古董的事.
(2) 有多少钱干多少事: 适用于中小型企业(年销售近百万到千万的),首先是贸易或服务型企业. 生产企业则在其次,主要是觉得OpenERP生产方面做的不强,而生产本身是比较复杂的,不同企业在生产上的差别更大. 微小企业暂时就别想了,金钱,精力和能力都没必要,大型企业有足够金钱后盾去找专业的软件,把彼此的利益绑一起。
我们多数人要么干脆没钱，要么有点钱但不多,寡头那绝对是少数人的事。所以我们多数人的多数企业如果需要软件,就需要个相对惠而不贵的东西。
我说相对,是因为一切都是相对而言的,3万5万的实施费,对个年销售额300万的企业来说,只是一次性支出的收入1%,完全能够承受,而收益却在长期。
但对于一年就卖个十几万的小店来说,就是个大数了。小店更可能做的是自己钻研下然后下载自己安装用用,实施暂时就免了，也不需要。当然必要的时候花个三五千请专业人员处理个必要的技术问题还是很有可能的.
(3) 少了恶心鸡肋的人头费: 软件本身免费,没有了站点之类的让人觉得不舒服又没办法的硬支出。至于实施服务,在以人为本的今天,收费软件和不收费软件的实施都是要钱的,一般都以时间计,所以这个两者没差别。既然没差别,那就没有劣势的一方.
(4) 网络时代的生活: 为什么选OpenERP? 在这个网络时代, 大家能够习惯长时间没有网的生活吗(别说向往大瑶山里近乎原始的乡村生活,那不是一个意思)? 如果某天你的电话突然一个来电都没有,你会不会疑惑地去摆弄一下自己的手机看有没有坏? 那么,明天的办公网络化是不是就是今天的手机，无处不在?
有人会说,下班了就是自己的时间！那么，好,如果你是老板,你是没有精确的下班时间的,可能你晚上还要谈生意,可能你晚上吃饭谈生意的时候要查个什么数。如果你是雇员,接到你老板要查数的电话,要么你很硬气地把电话挂了或者干脆不接或者说对不起我下班了！另一种比较大的可能是,你跟老板说,数据在办公室里,你去赶时间要打的,车费是不是可以报销,晚了可不可以算加班?.....
你老板说好或不好都罢,然后你就奔公司去了,原因无他,就因为放着你那个简单数据的电脑在办公室里,或在办公室的局域网里。可能你去办公室就做了三个动作花了五分钟,开机,进系统查询,关机,而你为此可能晚上10点钟来回打的几小时,回到家睡意也没了。除了OpenERP,也有很多软件跟你说可以网上访问可以手机访问,但是,例如epictor,手机访问是指iphone！随便一个老板会给大伙一群人每人配个iphone吗?
(5) 没有免费的晚餐: 一切都要付出代价的,区别只是什么方式的代价,代价多少,谁来承担。OpenERP开源,下载免费,但是记着不是一切都是零成本,也不应该是零成本,一定是要付出一些代价的，这个是守恒规则。
如果你不想花实施服务费,你就自己搞,花的是你自己的人工成本。如果你不想请人开发,你就去买本书学开发,花的是你自己的学习成本,如果你都不会也不想会,你就请顾问做,花的是你的实施费。如果你都不想,那你就去花个国产软件或者干脆手工做!
(6) 真正的劳动和智力都是值得尊敬的: OpenERP开源,翻译的中文手册就应该免费吗?不,人家付出了劳动,要求补偿是应该的,至于你觉得值不值是你的事,你认为贵认为差可以不买,可以自己去翻译。
如果人家付出了劳动,不要求补偿,也许是觉得麻烦,也许是为了理想,但那是人家愿意,不是理所当然的. 我付钱买了中文上下册,因为我想要。
我也想要老肖的书《ERP不花钱》,他要在十个网站上推荐OpenERP文章才能发,我就做,所以我写这堆文字,80%以上的目的首先就是要拿到那本书(嘿嘿嘿)。
(7) OpenERP不是必须汉化才在国内有市场,但要在国内推广则汉化是绝对必要的: 能够知道OpenERP并对其产生兴趣的,多少会与国外有点关系,比如,接受过现代管理培训啦,在外资工作过啦,有关的朋友同事推介啦,接触过国外软件啦等等.非国产的东西要转化为国人习惯,需要热情和经济支持.
- 永远不要迷信OpenERP或者任何其他的软件: 别因为OpenERP有这样那样的缺点就不满,别因为OpenERP也需要开发就不舒服,别因为人家说OpenERP好，简单，就觉得随便一人下载一装就可以跑得一帆风顺.
4. 我为什么选择OpenERP
我们选择了OpenERP,因为:
(1) 软件不收费,这一项没有成本
(2) 实施费用在我们能够承受的范围内(三五万),当然也有讨价还价,在商言商,互相都是应该的
(3) 作为贸易公司,业务相对简单,实施风险小
(4) 网页访问和手机客户端访问对我们是极大的吸引力,因为做的是外贸,各地有时差,人员也分散在世界各地,便利的网络数据共享是非常有用的.
(5) 多语言, 相信这点外贸公司有很深体会.
我们选择OpenERP的心理准备和计划是:
(1) 用简单通用的功能先把基本模块用好,不求大求全求快. 除非十分迫切,前期不开发.因为再周密的考虑也需要时间来检验。
(2) 在熟练后再考虑必要的开发
(3) 请顾问公司培训. 请顾问公司配置系统.
(4) 自己的关键用户或超关键用户要测试和了解整个系统运行
5. OpenERP实施计划和进度状况
(1) 培训三天，已完成。 心得： 培训双方都要事先作好计划和准备,要不不能充分利用培训时间,当然效果也大不同.
(2) 半个月各人自己测试，折腾,提需求，进行中。 心得： 摸索系统和测试时间要长些,能够尽可能地发现尽可能多的问题.这些问题可能是顾问公司不知道或者认为理所当然不是问题的问题.
(3) 一周系统配置。进行中。 心得： 即使顾问公司因为收费还是模式等原因不能象大型实施那样全程跟踪,也要给用户做个建议的标准进程安排表, 因为用户自己多半是没有实施经验的(要有就不用再实施啦或者干脆是失败的实施经验,哈哈哈), 这种建议应该是有条理(比如发个排程建议啦,时不时电邮联络一下啦,就象销售支持一样),成本低,心理效果显著的. 否则用户会觉得自己没着没落，直接的心理影响就是对顾问公司的服务有疑惑。
(4) 完了自己培训,测试试行
(5) 2个月后正式运行