《把时间当做朋友》读书笔记【二】

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今天来讲第二部分:通过管理自己而达到积累

既然时间不能被管理,那我们只能通过管理自身来进一步开启心智。前面说过,心智与做决定的正确率有关,那么我们可以通过培养自身的习惯来提高决策判断力,提高做决策的正确率,从而获得良好的行为模式。

那么怎么可以提高决定正确率呢?

一、管理

1.估算时间

做事情或者任务前,要有规划。有规划就会涉及到时间的分配问题,我们要注意时间的合理分配。可是我们常常会因为对于任务了解程度不够深而导致错误估算时间。而且这种错误的预估不可避免。

侯世达法则也说明了这点:完成一个任务实际话费的时间总会超过计划话费的时间,就算制定计划的时候考虑到本法则,也不能避免这种情况的发生。

所以我们在做任务规划前,要真正了解任务的属性,要明白任务是属于陌生的还是熟悉的任务。我们通常情况下面对的任务都属于一部分陌生,一部分熟悉。然后根据判断估算时间长度,一般最好要比估算的时间长一点为好。而我们要完成任务,就需要处理未知,从陌生到熟悉,需要话费时间去学习,我们的大部分时间也应该分给陌生的任务。

2.及时行动

有了初步规划后,我们常常会问一个问题:什么时候做…为好?

或者在心里想着,等哪个时候"再"做。习惯拖延的人,在这方面体现得淋漓尽致。总会拖延很久,久到要么不打算开始了,要么开始了也坚持不下去。

所以最好的答案永远是:现在!

书中说到,做事拖延不是拖延着做事,而是拖延着不开始做事。背后的原因是:内心害怕做错事、做不好事的恐惧。但其实现实是:做事情的时候肯定会遇到困难,事情越有价值,困难就越具规模。而且可能会因为每个人天赋不同,对困难的解决要花费的精力也不同。

拖延的外部的恐惧是:过分在意外部的评价。人们在自己做对、做好某件事之前,就已经了解了做对做好是什么样子。人人都觉得自己有资格评判别人做事的效果。有人天生喜欢通过否定别人来寻得满足感,还美曰其名建议。但有些人的否定只是单纯地提出建议,帮助我们改进,所以,我们需要识别哪些是建设性的负面评价,进行改正。然后自动过滤一切非建设性的负面评价。

陷入时间恐慌症的人,还有一个致命的痛点,每次想到自己待完成的事还有那么多,又老是觉得时间所剩无多,于是越发焦躁,索性逃避似的一直拖着不去做,想着以后有时间再做。但其实,即便时间像是加速朝我们扑来,最好的行动依然是"现在就开始!"

3、直面困难

直面什么困难呢?

直面任务中困难的部分。我们习惯性地只做自己喜欢的,相对熟悉的任务,总是下意识回避不熟悉的,比较困难的任务,所以造成效率低下的局面。这与我们做事的动机有关——奖励与惩罚。人人都喜欢奖励,讨厌被惩罚。所以在做事情时选择能获得奖励的任务,回避可能招致惩罚的事情显然是合理的。但往往,接受惩罚是积累经验的起点。也可以称为挫折教育。

然而受到惩罚的人往往会面对两个选择:从此不碰这件事、挣扎着寻找出路。大多数人会自动忽略第二选项。

拖延的人并非不做事,他们做事,甚至做很多事。拖延的人也并非不努力,他们会花很长时间做简单的事。为自己找的借口是:我喜欢做有创意的事,而手上的事太枯燥,我提不起兴趣…导致任务永远完成不了。而所谓效率是建立在任务完成的基础之上的。

现实是,踏实做事的人才知道,任何任务的绝大部分都是枯燥而又无趣的,所谓有创意的部分,可能连1%都不到。

4、关注步骤

我们常说”三四而后行”,思的是什么呢?是内容(what)、原因(why)、方法(how)。任何任务都具备这三个属性:何事、何因、何法。清楚一个任务的这些属性,对任务最终能否完成起决定性作用。

三个方面中最关键的是方法,而方法又由对任务的领悟程度而决定。而领悟任务需要我们不停细分拆解任务,越具体越好,直至每一个小任务都可以由一个人独立完成。

每个任务的再具体化时同样都需要反复询问原因,然后开始思考完成任务对应的方法。然后认真思考每个阶段的具体步骤,越具体越好。

做任何事情,学会思考方式最为重要。

要学着像一个项目管理者那样思考,更多地关注方法,话费比别人多出许多倍的时间去思落实每一个步骤,确认有效后,才会有效地分配任务,团队才能够切实可靠地完成任务。

养成这样的习惯,会让我们变得踏实、现实。

5、并行串行

我们每天要做太多事,大大小小,琐碎的事,太耗费世间和精力,导致我们留给重要任务的时间少了很多。由此我们做事要讲究效率,运用"串行分压、并联分流"的规律去提高效率。前提是要思考任务与任务之间的关系,区分两个任务属于并行关系(同时做)还是串行关系(先后做)。由此提高效率——将原本只能串行完成的两个任务并行完成。

我们要非常明确任务属性。还要学会将比较庞大的任务划分多个步骤或者多个子任务,然后进行划分任务属性。要让两个可以并行完成的任务主动并行,文中讲到可以以机械任务搭配非机械任务来完成。也相当于一心二用。而注意被动并行的任务,本来不可一心二用,如果勉强并行,只会使得效率更加低下。

第二个方法是把时间划分为时间片,是在任务过于庞杂的时候使用,以便在短时间内高效完成每个子任务。

6、感知时间

我们小时候觉得时间过得漫长是因为对于小孩子来说,每一天的生活都是对新生活的探险,大脑对新事物新信息进行储存、记忆,使得大脑运转时间长,我们由此觉得时间过得很慢。

反之,长大后觉得时间过得很快是因为每天都在过重复机械的生活。大脑已经对这些旧东西习以为常,会自动过滤。所以最后复盘时觉得什么都没做,什么都没记住。就好像没有活过一样。

由此觉得时间从来都是自顾自地流逝,而自己在时间的洪流中被裹挟前进,什么都没留下,人生了无意义。往后对于岁月只是恨匆匆了。难道真的是因为我们的生活没有任何值得记住的东西吗?或许只是因为我们没有去记而已。

7、记录开销

生活不是我们活过的日子,而是我们记住的日子。怎么记住值得记住的日子呢?什么样的日子值得记录呢?

记录开销是感知时间的第一步,我们需要知道自己每天的时间用在什么地方,才能更好地为后续的计划做准备。

书中建议做四个练习:分别用一下午的时间回忆、昨天前天、大前天做的所有事并记录;回忆并记录上个星期、上个月、上个季度、上一年的所有事;用一个星期回忆并记录当天做的所有事、用一个星期的时间随时记录自己刚刚做完的事用了多长时间。

有了如此练习之后,当真是把我们的时间去向知道得一清二楚。而恨时间匆匆的人,也由此有了答案。但是,没关系,改变自己的第一步是了解自己造成现状的原因。

坚持每天记录开销,可以每天时时刻刻警醒自己对于时间的利用,任何人在如此明白的情况下都不会再去随意挥霍时间。

下面说感知时间的第二步。

8、制定预算

每天在开始新的一天前制定当天的时间预算,罗列所有代办事项,任务过多时,摒除不重要不必须做的事项,高效利用时间,以目标为导向,专注于完成与实现目标有关的任务。

9、计划

有了时间的分配之后,需要计划具体某时间做什么,都需要有明确安排。所以,做事前,要制定计划。

我们常常会无厘头地制定很多计划,长期的,短期的计划,到头来却完成不了几项。是因为我们忽略了计划的前提:目标现实可行。

可行的标准是:已经有人做到了,我与那个人没有太大差距。当然很多时候我们直接去做就可以明确知道任务是否可行。

长期计划是需要通过实践才能习得的能力。因为在制定长期计划时要考虑的变量实在太多了,如果没有成功制定短期计划的能力,长期计划更加没法成功制定。所以我们需要循序渐进,制定计划时根据自己的情况分析自己适合制定多久的计划。

现实可行、方向可行的情况下,辅以计划才能成功。一般来讲,期限越短、内容越清晰、目标就越容易实现。前面讲到人做事的动机是奖惩机制,为了避免我们自己太过消极,要将计划制定为容易达到,先体会到满足感成就感,才能坚持下去。

当然,任务非常简单的情况下就不需要制定计划。

10、列表

运用列表查漏补缺,避免丢失任务。制定专门的下一阶段任务列表。给每个任务制定一个核对列表。

由此需要让列表触手可及,随时可以查看剩余任务。

最重要的任务永远只有一个。列表一旦开始,就一定要执行到底。

11、通过流程的预演,使得不熟悉的任务流程变得熟悉,减少时间在熟悉事项上的投入,并且通过熟能生巧减少失误。

12、制定验收机制,验收机制是针对结果的,我们必须明确自己任务完成的效果,同样考虑做事的动机,通过验收的方式去反向促进自己的下一阶段的努力。

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