项目管理：关于开会

会议是项目管理中一个永恒的话题，教授如何开会的文章不计其数，遵守三大纪律八项注意，四项基本原则，用事实说话，客观公正，有图表，有数据，交换信息，头脑风暴，做决策，让我们做一个有准备，有议题，有纪律，有记录，有结果，有追踪，有检查的七有会议人。会议的鸡汤人人喝，会议道理全都懂，可是仍然开不好这个会！

在项目中有很多会议，例如识别项目干系人，项目启动会，需求管理会，项目促进会，项目计划会，沟通协调会，质量管理会，技术评审会，采购管理会，变更控制会，项目验收会，项目总结会，之所以会议开不好，是因为没有抓住会议的重点，换句话说，每一种会议都有每一个会议的开法，利用通用的会议方法是不行的。从青涩到成熟的项目经理都已经认识到这个问题，当时就是水平有点浅，焦点有点散，水平能力今胜昔，方法手段不唯一。

会议开不好的另外一个原因是参加的项目干系人太多，除了启动会，总结会这样的全体会议以外，会议让过多的无关人参加，占用了大家有效的工作时间。项目经理作为重要协调人和汇报人，也是会议的重要组织者，谁相关，谁参加，不相关的不参加，只接收会议纪要就可以了。这还能够回答另外一个问题，为什么都说分发的会议材料大家不看呢？因为相关度很小，从来不相信会议的直接相关人不看会议材料。高效的会议是节省大家时间的。

剩下就是考验项目经理对会议具有掌控能力，掌控能力涉及很多硬技能和软技能，控制不了局面，是开不好这个会议的，如何掌控会议，需要个人领导力和影响力的，这里有些复杂，和个人能力息息相关。一个技巧就是目标导向，就是议题要解决这个事情，议题就是要汇报这个工作。再者就是简单粗暴，不废话，有事说事，没事工作，我说清楚了没有？

项目经理要让会议有趣，所谓有趣，不是说笑话，会议时间不论长短，让大家集中精力不容易，所以采用特别的技巧，让大家焦点集中地去倾听会议和发表意见，解决问题而且还不跑题太远。其实跑题跑多远是开会的一个技能，有的时候解决方案是因为跑题想出来的，适时拉回才能将会议开好。