工作Office技巧整理

目录

●插入分页

●自定义样式

●更新匹配

●标题分页

●自动更正

●自动目录

●回到上一次编辑处

●全文替换字体

●PPT美化

●PPT统一色调

●字体不用愁

●双屏看备注

●Visio箭头不“拐弯”

●邮件分类好查找

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年前最后一篇文章，写点轻松实用的吧，无关编程，说说工作中笔者遇到的几个Office套件的小技巧。合理使用可以提高工作效率。本文素材来源于工作中的积累，为了避免泄漏个人及公司信息，敏感内容已做打码处理。

 

●插入分页

适用场景：对于大的章节需要分不同页显示时，例如封面和目录，如果直接按多次回车，效率会比较低，可以选择 插入-分页。

 

●自定义样式

适用场景：需要多次重复使用的样式，如果通过格式刷去操作，效率比较低，可自定义样式。

●更新匹配

1. 输入文字，设置好需要的样式，例如边距(可直接手动拖)、行距(右键段落设置)、颜色、字体、粗、斜、下划线、编号、分级等；
2. 选择一个已有样式或新建一个样式，右键选择 更新XXX以匹配所选内容；
3. 根据需要，右键选择 重命名，取一个适合的名字；

●标题分页

适用场景：需要大标题（一级标题）从新的页开始时，除了插入分页的做法外，可右键样式选择 修改-格式-段落-换行和分页-段前分页

 

●自动更正

适用场景：经常需要重复输入的内容。每次复制粘贴，不如使用自动更正功能。选择 文件-选项-校对-自动更正，添加自定义的更正内容。例如下图，输入“公司信息”自动替换为到公司-部门-小组-团队-姓名的信息。类似地，IDEA也有这样的功能，笔者喜欢输入“loge”自动替换为“log.error();”；输入“sysout”自动替换为“System.out.println("");”。合理使用能提高工作效率。

 

●自动目录

适用场景：需要生成目录的情况。自动目录大家都会用，需要注意两点：
1.    修改完文档，养成保存前随手对目录按F9进行更新的习惯
2.    自己新建样式可能导航窗不会显示、目录不会自动生成，需要右键选择 修改-样式基准，选择对应级别

 

●回到上一次编辑处

适用场景：编辑不同页码间来回跳转的情况，与其拖滚动条，不如按 Shift+F5，可以在最近几次编辑内容间进行切换。类似地，IDEA也有快捷键，方便看前后查看过的代码。

 

●全文替换字体

适用场景：全文使用统一字体时。通常，我们会要求数字和英文全文使用Times New Roma字体，保持统一。编辑文章时，可能数字、英文字体不一致，可按Ctrl+A全选，选择Times New Roma字体即可。因为中文无该字体，仅对数字、英文生效

 

●PPT美化

推荐插件：iSlide Tools（优先）和美化大师

 

●PPT统一色调

一般来说，劈劈踢上色彩不宜太杂，一页上面三种主色调搭配已经可以了。添加的图示如果颜色和所做劈劈踢不搭配，可以吸管取色后进行填充：

1.  取消组合

2.  取色填充

 

●字体不用愁

有的时候，word或者劈劈踢里面使用了本地的字体（例如方正楷体），但是给别人阅览、打印的时候，因为没有安装相应字体，会导致字体变为默认的宋体了，因此可以把字体随word或者劈劈踢一同保存

 

●双屏看备注

接入双屏；按Win+P选则扩展；笔记本上打开劈劈踢播放；调整文本区大小和字体大小（解决看不清的问题）：

 

●Visio箭头不“拐弯”

visio中可以通过“连接线”绘制箭头，大家应该用过，但可能会出现箭头拐弯的情况，请设置直线连接线：

Visio默认情况下通过“跨线”来表示两条线不相交，如果爱上去不习惯，可取消跨线：

 

●邮件分类好查找

outlook可以自定义规则，过滤邮件，放置不同的类别，方便查找，不同类别提醒方式可设置（初衷是不想被诸如“一周新闻”之类的邮件打扰）：

可玩性很高，组合各种规则，对邮件灵活处理，例如：设置规则发件人是“主管”，则自动回复“已收到”，已收到并放于“主管”文件夹；设置规则关键词“每周新闻”，直接删除，不弹出提醒等。