一、作者及介绍
本书作者亨利·马丁·罗伯特,为美国陆军工程兵长官,他总结了英国议会、美国国会、市政委员会及民间社团经验写成《议事规则》一书,于1876年出版。
我近几年越来越迷恋于规矩,规则,order这些东西。正所谓是“无规矩,不成方圆”。规则是人为制定的一种约束人们行为的规范制度,最终的目的就是要让事件有据可循,维持应有的秩序,提高效率以及保护多数人的权益和自由。
二、本书的主要内容
主要分为几个方面:
1、会议作用和目的
会议是公司、集体、组织等交流意见、交换信息、作出决策的重要平台和途径。一次会议起码要有两人或以上的人数组成,且参与的人数越多,在会议中的公平和民主就显得尤为重要。民主并不是抽象的名词,应当是实实在在的行动,从某种程度上来说,民主就是一种规则。要做到民主,就要赋予每个与会成员同等的权利和要求(特殊情况除外),让每个成员都有机会自由完整地表达自己的意见,并得到充分的考虑,包括那些“少数人”以及未能参加会议的人员的意见。因此,民主的真义是审慎的“大多数”,通过充分和自由的辩论之后形成的一个大多数的意见或是决策。
2、提出有序会议的必要
会议有序的进行,是保证会议顺利开展的基本要求,这就需要规范会议的秩序问题。也有人会认为,会议的秩序只是流于表面的形式主义,但是由于会议本身的特殊性,往往需要在会议上通过辩论的形式讨论不同的问题,交换意见,有些观点有可能是截然相反的,而所持观点的双方在没有秩序约束的情况下,难免会出现为了说服对方或是拉拢其他成员而出现人身攻击、谩骂、嘲讽等情况;抑或是在商讨待决策问题的期间,发言人的言论出现和议题无关的内容,时间过长,影响会议进行或是引起其他成员的反感,需要得到制止。这些都是在会议中难以避免的情况,这就需要用秩序进行会议的规范。
3、会议主持人的作用
会议规范有序地进行就要由“会议主持人”掌控整个会议的流程。主持人的权利不能过大,避免出现将自己的意愿强加在其他成员身上,左右会议的最终决定。会议主持人的主要职责是监督会议的进行,使会议的讨论的内容始终围绕本次会议的核心展开,并对某些不合理的情况发生时加以及时制止,同时保证自己在这次会议中的中立立场和会议的客观公正,尤其是在出现分歧的情况下。
4、会议中的礼仪
可以有效率、有秩序地促进会议进行 其他的与会成员也应遵守会议的礼节,对职位和头衔在自己之上的人的称谓,采用“姓+行政头衔/职位”的方式,对其他同级的成员也尽量用礼貌用语。保证会议能在和谐融洽的气氛中进行。与会人员在发表自己的观点时,应先举手示意主持人,在得到允许后方可发言,且发言时应开门见山,先说明自己的观点后再详细阐述,做到简洁有条理性和针对性。在别人阐述时,就算有不同的意见,也应耐心听完对方发言,决不能中途打断。
5、动议+决议+加行动=有效会议
会议中成员的“动议”会对讨论的议题产生影响,所有的影响最终会形成一个会议的决议,而得到这个决议也是会议的初衷。因此每个成员的“动议”都要被充分地考虑。“动议”也被叫做“提议”,是一种正式的建议和主张。在会议之后,所有的成员都要围绕产生的决议,根据自己的实际情况合理地安排和计划自己的工作,因此个人也把“动议”理解成“需要行动的决议”,若会议没有形成决议亦或是得到了“决议”又不去行动,会议的最终结果也为零,也就是说这次会议是无效的。
简单总结的罗伯特会议通用规则十二条
第一条:会议主持人,专门负责宣布开会制度,分配发言权,提请表决,维持秩序,执行程序。
事前通知开会主旨,主持人在主持期不得发表意见,也不能总结别人的发言。
第二条:会议讨论的内容应当是一个明确的动议:“动议,动议,就是行动的建议!”动议必须是具体的,明确的,可操作的行动建议,遵从smart原则。
第三条:发言前要举手,谁先举手谁优先,但要得到主持人允许后才可以发言,发言要起立,别人发言的时候不能打断。
第四条:尽可能对着主持人说话,不同意见者之间避免直接面对的发言。
第五条:每人每次发言时间不超过二分钟,对同一动议发言每人不超过二次,或者大家可以现场规定。
第六条:讨论问题不能跑题,主持人应该打断跑题发言。
第七条:主持人打断违规发言的人,被打断的人应当中止发言。
第八条:主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会,以保持平衡。
第九条:发言人应该首先表明赞成或反对,然后说理由。
第十条:不得进行人身攻击,只能就事论事。
第十一条:只有主持人可以提请表决,只能等到发言次数都已用尽。
或者没有人再想再发言了,才能提请表决。如果主持人有表决权,应该最后表决。防止抱粗腿。
第十二条:主持人应该先请赞成方举手,再请反对方举手。但不要请弃权方举手。
后记:
秩序和规则是社会的一个重要组成因素,从各个名族来看,德国,日本是服从规则和秩序的典范。对于规则的尊重,也让他们获益良多,从工业的发展,社会的秩序,信任成本等各方面都可以看到尊重规则的效益。反观国人,则不喜欢按常理出牌,能够得便宜的就的便宜,能够闯一下红灯的就闯一下红灯。很多时候我们体现出对规则的藐视,这其中的部分原因也是因为规则本身不合理,但另一个方面我们所认为的不合理又大部分是从对我现在而言不合理。
在很多情况下,遵守规则的人反而成为了异类,成为了新奇。到底我们是应该坚守规则,还是顺势而为,随心所欲,我觉得大家心里都有一杆秤。
《Robert’s rules of order》这是一本讲规矩的书,我既然在写这本书的书评,那我的态度无疑是明确的。从时间上来说,这本书已经成书有100多年了,内容又经过翻译,其中的思想后者都有些变化,但是依然可以进行借鉴,用这其中的方法来树立我们自己的规则、规矩。
不管我们是在谈论公司的管理,还是说公益事业,还是政治事项,我们都可以在这本书中汲取营养。这本书的涉猎范围是如此之广,流程是如此清晰(如前所诉),每次我们应该注意什么,有什么原则需要遵循,按照什么顺序来进行,如何放弃协商事项,如何推进,如何进行会议日程和纪要的撰写,如何进行追溯,这本指南都提供了说明。