[效率提升]如何管理好你的电子文档库

日常工作中，所接触最多的便是电子文档，如各类报告、报表、图片及压缩包等。随着时间增长，各人所拥有电子文档的数目也日益增大，如何快速地从自己的文档库中定位目标文档，已成为了当代职场每个人都需面临的挑战，也成为现代人提升工作效率的关键。

那究竟如何才能管理好个人的文档库：

“你不需要记住每一个文件保存的位置，你只需要记住你保存文件的规则，以及使用一个好的工具。”

什么是文件保存的规则？概括起来其实就包含以下两个部分：

文件夹的结构+文件的名称

是的，这两个部分就够了。

一、文件夹的结构：

提升效率最直接的方法就是建立系统，系统本身可以多样化，但系统化的思维与操作才是避免茫然与失误的最有效途径。

针对文件夹结构的管理，个人主要采用以下的方法：

1.确定文件属性的纬度与层次：

专业类型 > 年度 >　属性分类 >　文档分类

如：

2.针对固定小系统，也应该采用固定统一的目录结构：

如：项目管理目录

如此就可以有序地浏览各个项目电子文档，因为每一个项目的电子文档库结构都是一样的。

二.文件的名称：

你需要制定你文件命名的规则，并严格执行它。采用规则的文件名，你就可以不用过于关心文档具体存放的位置，因为我们有一代神器Everything。

Everything是速度最快的文件名搜索软件。其速度之快令人震惊，百G硬盘几十万个文件，可以在几秒钟之内完成索引；文件名搜索瞬间呈现结果。它小巧免费，支持中文，支持正则表达式，可以通过HTTP或FTP分享搜索结果。

举个例子来说：

项目的合同通常是散落在各个项目文件夹中，想快速提取出2013年所有科技项目的合同，你只要需要这样做：

1、制定合同的命名规则“年份-项目类型-项目名称-合同文本/合同扫描件”；

2、在Everything中搜索“2013 科技项目 合同”关键词便可以罗列出你电脑中所有2013年科技项目的合同文档，而不用关心单个文档具体的存放位置。

三、总结

通过规范化的文件夹结构对文档进行有效的组织，通过Everything对规则化命名的电子文档进行快速检索定位，这样便可以有效地提升对于电子文档库的管理效率。