根据某些报告或论文编写体例的要求，让文档的一级标题使用“黑体，小三”，二级标题使用“宋体，加粗，四号”之类。通过外观调整（排版）而模拟出“结构化”的效果，这，是浪费生命和脑力之举，是文字处理中最大的恶。
昨天收到了一个同事的译稿，是一本普通的以文字为主的小书。打开文件，发现他费心地“排版”了，并且竭尽全力保留或“还原”了原书PDF文件所呈现的格式。
他做了无用功，浪费了自己宝贵的时间。
普通Word用户，最常见的错误，就是把Word当作了“排版软件”，而没有将其看作“文字处理软件”。没错，Word有一定的排版功能，而且还能排得不错，但是，这跟它的文字处理功能比起来，是不值一提的。
2000年前，WPS没落，想奋起直追的时候，在发布第一款Windows平台的WPS时，发了一篇文章，指出Word的“不足”，说它排版功能不好，文字容易“跑版”。其实那是认识错误，跟80%的普通用户犯了同样的认识错误。任何一款好的文字处理软件，其首要任务，是确保在占用有限计算资源的情况下，能够使文字自如流动，数百页的文件，在中间剪切掉或插入一大段，后续的文字能自动“流动”——或者扩展，或者收缩。为了达到这一点，“版面”的稳定性，就是一个必须牺牲的东西。
普通人用Word，一般不过打几千个字。几千个字对于普通人脑来说，总是可以控制的，所以不会想到要让文档有层次，变得结构化。但是，涉及到长篇的报告、论文、书稿的撰写，如果不懂得结构化文档，只是一味地增加文字，文档就会变得不可控，Word也变得“不好用”起来。
其实，不是Word不好用，而是你不会用。
一个普遍的说法，说“80%的Word用户只知道其20%的功能”，这其实是客气的，或者说高估了用户的应用能力。我一般只需一堂课，就能让我的研究生，或是参加工作坊的老师，认识到自己只知道Word的10%的功能。
这两年有人开始推崇MarkDown的理念。只需一个纯文本编辑器，你就能编辑出有一二三级标题，有层次有结构的文档，非常的酷。在MarkDown语法中，用＃开始一个一级标题，用＃＃开始一个二级标题，如此类推。至于最终文稿的样式，全看你选择何种解释器，由它来给你生成最终的PDF文档，或者是转换为Word文档等可编辑格式。
但是，这一切，归根结底，还得是你知道文档是应该有结构的，知道如何给文档区分层次，并认识到结构这个东西很重要。
大多数人写文字，都是线性的，从开头的一个字、一个词，一直写到最后一个字或词。文学创作可以这样做，虽然也并非最好的办法。但是，技术写作，包括研究报告、研究论文、专业书籍的写作，线性的方法一定是最差的方法。最优的方法，是初中写作文的时候，老师就教育我们的，要列提纲，然后根据提纲写。但是模拟环境下，提纲是提纲，正式文章是正式文章，两者是物理上分离的两样东西。但是，在数字化世界中，使用Word或者WPS（对，当代的WPS进步了，终于老老实实要做文字处理软件了），或者MarkDown的理念写东西，提纲拟定好之后，提纲就是长文档的标题大纲，可以直接在里面填写添加正文的文字。由于有了提纲（各级标题），填写文字的时候可以根据自己的一时兴致、研究的成熟度、材料的多寡，选择先填写哪一部分，后填写哪一部分，无需进行线性的写作。如此一来，长文档的创作就化整为零，变成了可以分而治之的工作，一切变得可控起来。
这一切，还得是你知道文档是应该有结构的，知道如何给文档区分层次，并认识到结构这个东西很重要。
了解了如何通过标题的级别来掌控文档，你的Word写作，就提升了一个境界。当然，很多人之所以一直没有能够上升到这个境界，这跟Word本地化过程中一个术语翻译得不够科学有关系：Heading。英文版中，Word的样式表里面，标题级别是Heading1， 2， 3……；中文版对应的是“标题1，2，3……”，看上去完全对应。但是实际上，翻译的语序错了，应该是“一级标题、二级标题、三级标题……”。（想一下，Grade 1， 不是“年级1”，而是“一年级”，Class 2，不是“班级2”，而是“二班”。）
由于中文的“标题1，2，3”命名不科学，导致一部分Word有点尝试欲望的用户以为，文章中的第一个标题，应该用“标题1”，第二个标题，应该用“标题2”……。实际一用发现很混乱，于是乎不了了之。
明白了Word的“标题”样式中文译名的“底细”之后，大家再使用，应该就没有障碍了。映射到写书时的需求，书中的每个“章”，就用“标题1”（一级标题”；每个节，就用“标题2”（二级标题），依此类推。
一旦你的书稿有了标题样式，生成个目录啥的，就是顺理成章，水到渠成的事了。当然，如何让你的目录和封面页跟正文分别采用不同的页码和页眉页脚内容，那是一件繁琐，同时也极有趣的事情。可以先百度一下技术贴，不过我估计大家看了技术贴，也仅限于会操作（极有可能随即忘掉）。而里面的内情如果了解了，知道了这些操作背后的逻辑，你对文字处理的理解，又会上升另一个层次。（留诸来日吧。）
至于Word给你的标题样式好不好看，中不中意，这真的很不重要。作为一个刚刚从线性写作中上升到认识了标题意义，可以尝试结构化写作的人来说，这篇文章读到这里，大家学到的东西，已经很多；所跨越的步伐，已经很大。不得不说的是，文档的外观，比起结构，实在是很不重要。最可怕的，是不懂结构，而仅仅通过改变外观，让文档变得“似乎”有结构。这种事大家都做过吧？就是根据某些报告或论文编写体例的要求，让文档的一级标题使用“黑体，小三”，二级标题使用“宋体，加粗，四号”之类。通过外观调整（排版）而模拟出“结构化”的效果，这，是浪费生命和脑力之举，是文字处理中最大的恶。
所以我再重复一边，知道文档是应该有结构的，知道如何给文档区分层次，并认识到结构这个东西很重要的。至于结构化了的文档的外观问题，如果你是撰稿人，可以完全不管，那是排版工人的事，你的任务是呈现出结构清晰、内容完整的手稿。如果你自己希望把文档印出来，可以等我的下一篇文章（我也不知道啥时候我有时间、有兴致写），陷入**追求文档外观美**的不归之路（美是没有止境的啊）。
而掌握了结构之后，如果需要团队协作，多人共同创作一个长文档（报告、书稿），如果能辅以“主控文档”“子文档”的管理技巧，加上自动编号技巧（拜托，不要动不动就想“干掉”Word提供的这个绝佳的帮手，稍微花点时间了解掌握它，你得到的，是人生以后岁月里，这文字处理上节省出来的大把大把的时间），加上“交叉引用”……，你的团队，在技术写作和协作方面，就牛X了。读到这里，大家是不是隐约感觉到，Word的功能，自己还真是所知甚少……别急，大家还有域（这是什么鬼）、宏（这又是什么鬼）、Visual Basic for Applications（我也不大懂，不过说出来是不是让大家觉得我很高端）要了解呢。
把Word视作结构化写作的工具，戒除掉对文档外在形式的病态的渴求，忘记所谓到“排版”，掌握了“标题1、2、3”的快捷键，你就把Word变成了最牛X的把结构化（MarkDown所标榜的优势）和WYSIWYG（所见即所得）相结合的内容创作工具，这可比网上炒得热热闹闹的一大宗MarkDown工具强多了。
关键，是忘掉外观，关注结构。就像我，写文章，连段首的空格都不空的（那是排版的事儿）。
祝你成为20%的那批了解Word的80%功能的用户。“