项目管理中的工作汇报和会议召开

汇报工作&召开会议

本文是对《网易一千零一夜》中两篇文章的内容进行的总结。因为我觉得它对我很有用。在实际工作中，我需要向领导汇报工作，也需要召开会议和同事们沟通待解决的问题，通过这次学习，我发现我以前做事的方式是多么的山寨！我希望跟一线互联网公司的大牛们认真学习一下，提升一下自己的专业度。所以这篇文章有两个主题：一是如何汇报工作，二是怎样召开会议。

一. 工作汇报

一说到工作汇报，大家往往会想起各类狂轰滥炸的邮件。这类汇报常见问题很多，比如觉得这段时间（月，周）感觉自己没做什么，没什么可写的，拿起笔不知道该写什么；比如写出来的内容干巴巴的，像记流水账；对于真正重要的信息，没有表达清楚，比如项目状态如何？风险是否可控？

重新审视一下工作汇报的目的，我们发现它的目的实际上有三个方面。首先，工作汇报的目的是知会相关干系人，明确告知有关个人，项目以及团队的状态，问题和风险；其次，通过工作汇报在问题初期主动寻求帮助，而不是藏着掖着，等“火烧眉毛”了再花好几倍的成本去解决；最后，工作汇报就是一种“自我审视”，因为时间管理就是目标管理，做不到“每日三省吾身”，那至少“一周一省”，这是难得的自我交流的机会。

那么进行工作汇报的方法有以下三种，分别适用于不同的情景：个人工作周报，团队工作周报和项目状态报告。

1. 个人工作周报

不要去做那种典型的，流水账式的周报，这种周报只是记录了过去做过了什么，这样的个人周报是没有什么附加值的。对项目经理而言一种比较推荐的周报内容是这样的：

内容	说明
本周工作完成程度	做了什么？完成的结果如何？
下周工作计划	需要做什么？时间点？完成的定义？
工作中遇到的问题及建议	对存在的问题进行思考（部门，项目，小组）
个人感言、建议、分享	团队管理和合作以及个人发展，让Leader知道你在想什么

• 本周工作完成程度：不仅需要描述做了什么，还要知道结果如何，例如：是否已经上线，客户投诉率是否已经下降等；
• 下周工作计划：除了描述要做的事项，还要对主要的任务的预期结果进行说明；
• 工作中遇到的问题及建议：部门、团队、项目中发现的一些问题及其对应的相关建议，例如持续集成的使用，代码评审的更好实践等；
• 个人感言：团队管理，合作，个人发展等方面的感想可以写出来和上司、同事进行分享，不要把与上司的沟通局限于每个季度一次的考评沟通会。

2. 团队工作周报

作为团队的Leader，需要将本工作团队的周报发给上级领导，相关部门。团队周报应该聚焦在结果和计划上，而不是个人微观层面上的事件总结。计划的时间跨度根据团队规模大小不同可以从1个月到3个月不等。

内容	说明
上周已达成的结果（跟计划相比如果有差距，则列出如何改进）	量化的结果指标，如销售额，用户数等数据
未来一段时间的规划图	通过图形化的方式言简意赅地列出任务的时间点和期望达到的结果
达成如上规划图的风险/需要的协助	资源风险、合作方风险及建议的应对方案

3. 项目状态报告

项目状态报告分为三类汇报：项目日报、项目周报和项目月报。

3.1 项目日报

项目日报是紧急情况下的某个问题/项目报告，如重点项目，线上问题，重大客户投诉问题等。其目的是为了在处理问题过程中让更多项目干系人了解情况，寻求他们的帮助。

内容	说明
邮件标题	【重要紧急】XX线上问题日报，YYYY-MM-DD
问题简单描述	时间，地点，发生了什么？
处理进展	概要描述尝试的方法及结果
下一步工作计划
需要的帮助
计划解决日期	根据目前进展预期的问题解决时间

3.2 项目周报

一个典型的项目周报分为项目概况和项目细节，如下图所示：

项目概况

项目细节

可以用“项目天气”来让阅读周报的人一眼看出目前项目的总体状况：

项目天气

3.3 项目集周报

项目集周报适用于同时管理多个项目的PM，下面这张表格是一个项目集周报的内容和形式的例子：

项目名称	项目状态/风险/问题	计划开始时间	计划完成时间	实际完成时间	任务小组
新品开发项目	第一个迭代有两个功能未通过测试验收，上线时间调整到5/20	2014/4/11	2014/5/20		D
CPS渠道	项目已立项，计划于5/30上线	2014/5/16	2014/5/30		A
主题活动开发推广	策划方案评审通过，本周进行视觉交互确认，计划5/21日上线进行推广，进度正常	2014/4/15	2014/5/21		B
客户端合作项目	目前第一款三星设备已经预装并于5/10上市，存储方案优化计划5/24日完成，进度正常	2014/2/1	2014/5/24		C

3.4 项目月报

适用于向高层领导，客户报告项目状态。高层次，概括性地介绍项目相关信息。一般来说受众是公司、部门的领导，因此报告需要覆盖他们感兴趣的领域。下图是一个典型的项目月报包含的内容，左边的总体状态包含费用预算消耗情况，项目质量，产品发布截止时间，项目移交进展，需求变更，风险状态和设备等主要内容。用绿色表示正常，用黄色表示有风险需要关注，用红色表示重点关注和决定，其中每个项目是一个超链接，可以提供更详细的具体页面

项目月报

二. 召开会议

说完汇报的问题我们再来看看开会。我感觉除了工作汇报以外大家最不喜欢的就是开会了，总是通过睡觉或者低头玩手机来表示“抗议”。项目管理绝对不是各种繁琐的会议，如果我们掌握了开会的正确方式，一定能够提高我们的效率。

1. 开会的意义

不是所有的事情，都适合通过即时通讯工具或者邮件进行交流的。人和人之间面对面的沟通往往是很有效的一种方式，这种沟通方式的带宽比较高，获得的信息更全面，因此我们要了解到，召开会议的意义在于解决问题，做出决策，建立起彼此之间的信任。

2. 开会的目的

只要搞清楚我们开会的目的，其他的事情就迎刃而解了。开会的目的有三个：

1. 达到什么目标？
2. 解决什么问题？
3. 需要得到哪些人帮助？

3. 开会要邀请的对象

应该邀请哪些真正有必要出席会议的人，即那些能够帮助你实现会议目标并能为会议的议题提供各种观点的人：

1. 有关键决策权的人
2. 有相关知识和信息的人
3. 一心一意要解决问题的人
4. 与所要解决的问题休戚相关并有重要作用的人
5. 有必要知道你所传达的信息并进一步开展工作的人
6. 需要执行决策的人

4. 如何制定会议议程表

参与会议筹备全过程的负责人要运用所获得的信息来制定议程表，优先考虑会议目的，其次是与会者。

1. 明确会议目的
2. 要实现的目标或产生的结果
3. 与会者名单
4. 开会的日期，时间和地点
5. 会议持续时间
6. 会议组织者
7. 每个与会者分别承担什么任务
8. 会议所要讨论的每个议题，它们的负责人，以及讨论的时间
9. 筹备阶段所需的背景资料

5. 如何主持会议

在会议一开始就进入主持状态，清晰地陈述会议目的，所有要讨论的问题，以及会议步骤。要按时开会，并严格按议程表主持会议，会议一开始就不要谈论与会议议程无关的话题了。

6. 按时结束

按时结束会议有助于保证会议的效率，同时也便于与会者安排接下来的工作，他们也会比较高兴，有以下技巧保证会议按时完成：

1. 让一个团队成员做计时员
2. 每隔一段时间提醒剩余时间和剩余议题
3. 时间不够的情况下某些议题优先或推迟讨论
4. 延长会议时间需要征得大家同意

7. 会议收尾

会议的结尾用来说明会议已经达到的真正目的。对会议进行总结，重申：

1. 所讨论的关键问题
2. 所做出的决策
3. 下一步计划如何实施
4. 每个任务分别由谁来执行

会议的记录员要把所有重要的内容都记录下来，如关键议题，所讨论的主要观点，所作出的决策，会后大家各自承担的责任，包括责任人以及他们需要用多长时间来完成各自任务。

8. 会后如何跟进

会后一定要形成会议纪要，会议纪要记录的是沟通和行动计划，包括三方面因素：即什么事，谁，什么时候完成：

1. 会上做出了哪些具体决策，产生了什么结果，以及会后应该完成什么样的任务？
2. 由谁来执行这些任务？
3. 什么时候完成这些任务？

最后将沟通和行动计划以纪要的形式发给所有与会者和相关人员，让没有出席的人看了这份材料后知道会上都发生了什么。