时间和行动管理之利器——Doit.im

现在大多数人的工作几乎都要与人协作，工作任务繁重几乎成了每个人的痛感。自己现在任务比以前多了很多，但自从有意识学习和应用GTD理念以来，工作效率得到了提升，不过肯定还有不少提升空间，有待改进。这里总结下自己小心得。
　　时间管理的核心目标是如何快速、高效地处理任务，因此对任务流程进行了细分，一般包括：收集、处理（组织+行动）、回溯（改进）三个部分。最开始自己落实最好的是收集，但后续流程处理不当，导致inbox里面往往会有几十项任务，从而会有极强的挫败感。现在这个门槛已经越过，能够较好的进行组织。
　　GTD理念形成后，前期大部分都用纸和笔落实，现在市场已经有了相对成熟的软件，尤其是手机端app，使得应用更加方便，在日常工作中用应用app能满足大部分GTD需求。在这些app中，Doit.im是个人觉得最好用的时间管理软件，正因为如此，试用后立即购买了pro版。对照GTD理念，个人认为Doit.im无疑是时间和行动管理的利器。

1 、任务收集

工作上遇到的任务通常是领导交代的，同事请求协助的、工作过程中思想的灵感、各种电话等。当新收到一个“任务”时应该能第一时间判断出是否需要记录到“收集箱”，以便能够快速切换回刚才正在专注的任务中。判断的标准就是2-3分钟是否能快速解决，如果能则立即解决，如果不能直接塞进收集箱。Doit.im添加收集特别方便，从手机屏幕快速划出后可直接输入任务，添加“日程”、“情景”、“项目”、“优先级”和“标签”，这是在顺便完成组织的功能。如果收集时如果能确定这些组织选项就添加上，如果不能宁可不设定，也不要费力想该如何组织。核心的目的只有一个快速收集以便快速返回上一个任务中断现场。这个阶段最重要的是别漏事，能快速办就办，办不了先记下来。
　　需要注意的是接到一个任务时最好有个“预处理”，尤其是对于明显不能随手完成的任务，预处理后明确了才放收集箱。这样的预处理通常包括两步：
　　一是确定任务优先级：紧急重要、不紧急但重要、紧急不重要和不紧急不重要，前三项可分别对应Doit.im中的高、中、低三个优先级（软件中不能定制优先级名字）。紧急重要的二话不说赶紧搞定；不紧急但重要的事情时刻保持关注，避免沦为“紧急重要”；紧急不重要的少少益善尽量避免，能甩给别人不要留给自己；不紧急不重要的事情靠自律，如果确实自己得完成，保持适当关注，避免成为紧急事件。
　　二是考虑SMART 5条是否具备，即：任务是否是specific的，不明确的任务肯定会出现过程反复，费力不讨好；任务是否是measurable的，不可度量无法评判的体现不了个人价值； 任务是否Attainable，实现不了搞不定的任务就不该干，接了任务得有魄力去干；任务是否Relevant，任务是否和自己的目标定位有相关性，相关性越高越能体现价值；Timeline，必须明确任务什么时间完成哪些里程碑节点事项。

2、任务组织和处理

往往需要专门的时刻对收集箱里的任务进行组织分类，这样的时刻可能是倒水、工间操甚至上厕所的间隙，可以是空闲下来的专门时间。在Doit.im中，收集箱里有明确节点计划的事项设定时间后它就挪到了“日程”里面，同时记得设置提前提醒。事项比较复杂的，比如完成xx汇报，完成这个任务需要对任务细化，包括查资料，找别人请教、做ppt，准备汇报场地、约人等。“完成xx汇报”就不宜放到todolist中，而应该挪到“项目”中，记住“项目”是需要规划、细化的事项集合。在todolist里面的都是明确的以动词开头目标明确的事项，比如去理发，去还信用卡等。如果细分todolist的话，可以分为“今日待办”、“明日待办”、“将来也许”，“等待”。在这个阶段，目的就是把“收集箱”清空，把原来收集箱里的事情放到合适的地方去，给他们明确时间，确定优先级和项目。
　　处理每个任务时尽量保持单线程，每次头脑中只考虑当下正在处理的事情，不要处理A惦念着B。处理完一个任务后及时给自己一个肯定和奖赏的信号，比如打个响指，感慨一下自己真棒等心理暗示，愉快地在Doit中对应事项上打个勾。
　　如果“今日待办”事情处理完了还有时间，则可以继续处理事情或者组织事情，比如：从“下一步行动”或者“明日待办”中选择一条开展工作，尤其可重点处理那些不紧急但重要的事项；或者，对“项目”进行梳理，细化成“下一步行动”、“日程”等。

3、任务回溯

对完成的任务进行回溯就是总结任务完成情况，这是很容易忽视的一步。完成任务的方法有很多种，聪明人走最短路径花最短时间完成。如果不是天资聪颖，一回生二回熟总是可以做到的，第二回有多熟直接取决于是不是经常回溯任务。Doit.im中打开“已完成”，可以按项目、按时间等查看，或者进行标签过滤查看。

4、一些自己使用tips：

1 每日固定事项

• 早上翻看下Doit.im中的“今日代办”，找出优先级高的确保当日必须完成，优先级一般的尽量完成，确定优先级可参看20/80原则，20硬骨头那份必须主动去做不能逃避；
• 晚上回顾当天的事项：（1）查看“已完成”、“今日”完成的，重在看哪项没做好，走弯路、做了无用功；（2）查看“明日待办”，做到大致心里有数；（3）整理“下一步行动”，细化其中的项目、把项目中事项提出来放到“日程”、“明日待办”等。回顾工作顶多用15分钟即可完成，快的话可以不到5分钟。

2 接活与派活

在一个团队中工作，工作必然会不断接活或派活。接到一个活儿时，需要考虑SMART是否具备，如果显然是无法推脱掉的必须自己干的，则在最短时间内梳理SMART五条是否具备（Revelant可忽略了，此时已经没有了选择的权利），如果不具备的则及时向派活的人反应问题，比如任务太笼统（外部约束不明、开展步骤不明等）、完成标准不明（需求方不能随心所欲需书面明确验收标准）、实现难度大（需配足相关人力、外部资源等）、具体时间要求是什么（对于客户/需求方的惯用提前量要充分考虑）等。

3突发事件处理

突发事件包括：（1）外部任务：电话任务、领导临时交代任务、同事委托任务等；（2）工作过程中点子、想法等；

• 判断突发事件工作量紧急程度
  如果很紧急，比如单位领导打电话让去汇报工作、外面通知临时检查等，立即中断当前事情着手做新任务；
• 如果不紧急，则评估工作量大小，能否在2-3分钟完成
  如果能完成，则立即处理，如签字、回答同事问题等；
• 如果不能完成，则直接记录到“收集箱”。

4 unbroken time

早上8点到9点，外协单位还没上班，事情一般相对较少，这段时间开展难度大的、需要安静思考专注的工作，如写程序、写方案等；类似时间还包括中午13:30到2:30，晚上加班时间等。这些时间最适合搞定20/80法则中的20事项。

5 每月展望与回顾

每月月初都应该确定一些目标，哪个项目/长期任务进展到哪一步应该有个预期，不能只顾低头拉车不抬头看路，从而迷失方向，无法形成大局观。回顾有助于修正目标，确定是否在实现目标的轨道上，及时发现偏离与无用功，从而不影响最后的时间节点。

6 活用标签

Doit.im中的标签有很多妙用，用好了有助于开展任务梳理组织和回溯总结。比如某个项目多件事需要委托员工A来开展，则组织这些事情时打个标签“A”，当致电A或者当面A安排工作时立即搜索标签“A”看到系统搜索的结果。自己每天电话超过50个，显然集中打电话能节省时间，如果能用标签“call”表明电话任务，在call time开始前搜索“call”标签即可显示出电话清单了。只要用心想，标签能发挥大作用。

**应该认识到，Doit.im只是一个时间管理的工具，熟练使用并且坚持使用它只是迈出了行动管理、目标管理的第一步，不要因为有了第一步就沾沾自喜，重要的是通过这个“器”领悟和掌握行动管理的思想和方法，即所谓的“术”，再往后还有人生管理的“道”，加油吧，自己！ **